מרכז הידע HCP
עמוד זה מרכז את המידע שאתם רוצים לדעת על ה-HCP.
לא מצאתם את המידע שרציתם? בדקו בשאלות הנפוצות.
שיטת HCP, שיטת CPM ומה ההבדל בין HCP ל-CPM?
שיטת CPM, Critical Path Method
שיטה שפותחה בשנות החמישים של המאה ה- 20.
(לקריאה נוספת: https://en.wikipedia.org/wiki/Critical_path_method).
על פי שיטה זו, מתבצע חישוב התאריכים המוקדמים ביותר לביצוע כל פעילות על פי משכי הפעילויות והקשרים בינן, הנקרא חישוב קדמי. לאחר מכן מתבצע חישוב התאריכים המאוחרים ביותר לביצוע כל פעילות, על פי משכי הפעילויות והקשרים בינן, הנקרא חישוב אחורי. המרווח הכולל הינן ההפרש בין התאריך המוקדם ביותר להתחלה והתאריך המאוחר ביותר להתחלה. (ניתן כמובן, לחשב לפי התאריכים המאוחרים ביותר, התוצאה זהה). אותן הפעילויות בהן התאריכים המוקדמים ביותר לביצוע זהים לתאריכים המאוחרים ביותר לביצוע, ולכן המרווח הכולל שלהן הוא 0 – הן הפעילויות הקריטיות בשיטת CPM והן יוצרות את הנתיב הקריטי לפי CPM.
שיטה זו חשובה מאד מאחר והיא מוצאת מי הן אותן פעילויות הגורמות לפרויקט להסתיים בתאריך המאוחר ביותר.
יש לשים לב, כי לא בהכרח הנתיב הארוך ביותר בפרויקט הוא הנתיב הקריטי לפי CPM.
שיטת HCP – Hidden Critical Paths
שיטת הנתיבים הקריטיים הנסתרים, (פטנט רשום) פותחה ע"י טל לבנון בתחילת שנות ה- 2000. בשיטה, רשת פעילויות מנותחת לפי הנתיבים שלה (ולא לפי פעילויות). על-פי השיטה, ממופים כל הנתיבים הנמצאים ברשת הפעילויות.
לכל נתיב מוגדר משך הנתיב: משך הנתיב יהיה סך ימי העבודה הנדרשים באותו הנתיב.
הערה: בספירת ימי העבודה על נתיבים – יום עבודה נספר רק אם מוגדרת בו לפחות פעילות אחת לעבודה.
הנתיב הקריטי על-פי HCP הינו הנתיב הארוך ביותר ברשת. כל נתיב קצר יותר ממנו מקבל הגדרת מרווח משך הנתיב, DS – Duration Slack, או בשמו האחר "מרווח HCP". מרווח משך הנתיב הוא ההפרש בין אורך הנתיב הקריטי (הארוך ביותר) למשך הנתיב הזה. כך, לנתיבים הקריטיים לפי HCP, ה- DS=0, בעוד שלכל נתיב קריטי נסתר יהיה DS>0.
ישנם מצבים בהם הנתיב הקריטי לפי HCP זהה לנתיב הקריטי לפי CPM. אלו המצבים בהם אין שימוש בהשהיות, אילוצים או קשרי התחלה-להתחלה או קשרי סיום-לסיום. בכל מצב אחר, הנתיב הקריטי לפי HCP אינו בהכרח זהה לנתיב הקריטי לפי CPM.
כדי לנהל פרויקט בהצלחה, יש לדעת על שני הנתיבים הקריטיים – CPM ו- HCP ולתת לשניהם תשומת לב ניהולית זהה!
ההבדל בין HCP ל- CPM בלו"ז
הנתיב הקריטי לפי CPM מתחיל ב- 3/3/19 (שורה 3). למה הוא מתחיל במרץ ולא בינואר? אילוץ או השהיה. למשל, אי אפשר להתחיל לפני שמקבלים אישור מיוחד (כדוגמת היתר בניה), או, אי אפשר להתחיל לפני שמגיע מומחה לעבודה – המתפנה לעבודה זו רק במרץ, או כל אילוץ אחר – המציאות חזקה יותר מכל דמיון… מאותו הרגע שאילוץ זה משתחרר בתאריך 3/3/19, נדרשים 10 חודשי עבודה – והם אלו שמגדירים את סיום הפרויקט, מאחר והם מביאים לתאריך המאוחר ביותר בפרויקט. לכן, לפי CPM, לכל הפעילויות הנמצאות על הנתיב הזה אין אפשרות תזוזה בתאריכים והן עם מרווח כולל (Total Slack או Total Float) השווה לאפס TS=0. זהו הנתיב הקריטי לפי CPM בכל התוכנות הקיימות.
בשיטת HCP נעשה מיפוי הנתיבים בפרויקט. במיפוי מתגלה כי יש נתיב שונה מהנתיב הקריטי לפי CPM, המתחיל ב- 1/1/19 ונמשך 11 חודשי עבודה (שורה 4). מאחר והוא הארוך ביותר ברשת כולה, מרווח ה- HCP שלו יהיה 0. נשים לב, הנתיב הזה יסתיים מוקדם יותר מהסיום המאוחר ביותר בפרויקט ולכן לפי CPM יהיה לו מרווח כולל בן 1.15 חודשים.
עוד בשיטת HCP נמצא כי יש נתיב אחר, גם הוא שונה מהנתיב הקריטי לפי CPM וגם הוא ארוך יותר מהנתיב הקריטי לפי CPM – משכו של הנתיב 10.5 חודשים (שורה 5). נתיב זה אינו מתחיל בתאריך המוקדם ביותר בפרויקט, אלא כחודש לאחר תחילת הפרויקט ב- 29/1/19, והסיום שלו מוקדם יותר מתאריך סיום הפרויקט. לכן, המרווח הכולל שלו (לפי CPM) יהיה 0.65 חודשים והמרווח שלו לפי HCP יהיה 10 ימים (=0.5 חודש).
מרווח ה- HCP של הנתיב הקריטי לפי CPM (שורה 3) יהיה 20 ימים (=1 חודש), מאחר והוא קצר מהנתיב הארוך ביותר בחודש!
באיזה נתיב מהשלושה צריכים מנהלי הפרויקט להתמקד?
בשלושתם.
ניהול הפרויקט יהיה ניהול חלקי בלבד אם הוא יתמקד בנתיב אחד מהשלושה. מנהלי הפרויקט צריכים לדעת על שלוש הנתיבים ועל כל הפעילויות המרכיבות אותם ולנהל אותם באותה תשומת לב ניהולית!! בנקודה בה לא תהיה תשומת לב ניהולית – יהיו דחיות בפרויקט, אשר בתורן, יגרמו לדחיית הפרויקט כולו.
עצם הידיעה על שלושתם – זהו המפתח הראשון להצלחת הפרויקט.
אפליקציית ה-HCP
איך להפעיל את אפליקצית ה- HCP?
לנוחותכם, סרטון הדרכה לשימוש באפליקציה:
https://www.youtube.com/watch?v=6gUT_LfgSus&feature=youtu.be
הפעלת האפליקציה החינמית על קובץ הפרויקט שלך, מתבצעת ב- 3 שלבים:
שלב 1
- בתוכנת לוחות הזמנים, יש לשמור את קובץ לוחות הזמנים שלך בעזרת שמור בשם (Save As) לסוג: xml Format.
- יש לבחור את קובץ ה- XML שנשמר וללחוץ על Next.
-
לחץ כאן לסרטון הדרכה לשמירת קובץ Project ל- XML
שלב 2
יש לעדכן את הפרטים הבאים ולאחריהם ללחוץ על Next:
• שם הפרויקט *
• שם מנהל הפרויקט *
• שם החברה *
• בחירת שפת הדוח – אנגלית או עברית
• בחירת פורמט התאריך – שנה/חודש/יום או שנה/יום/חודש
• בחירת הלוגו שיוצג על הדוח *
* נתונים אלו ניתנים לעדכון ושינוי עם רכישת רישיון.
שלב 3א – הגדרת הפרמטרים:
תאריך תחילת בדיקת הלו"ז – תחילת הפרויקט / היום / תאריך אחר.
התאריך ממנו יחל הניתוח. כל מידע קודם לתאריך זה לא ילקח בחשבון.
הפעילות האחרונה לניתוח – כל הפעילויות או פעילות ספציפית.
ניתן לנתח את כל רשת הפרויקט, או רק את הרשת עד לפעילות מסוימת, למשל א"ד חוזית כל שהיא.התאריך בו עודכן לוח הזמניםDS – Duration Slack – מרווח הָמֶשך – מומלץ: 20%.
DS – Duration Slack – מרווח הָמֶשך: לפי פָּרֶטוֹ 80-20: 80% מהנתיבים הבעייתיים, יהיו במרווח 20% מהנתיב הארוך ביותר.
- אם במרווח זה נמצאים יותר מ- 50,000(!) נתיבים, אזי המרווח מצטמצם באופן אוטומטי. (50,000 – אלו הרבה נתיבים לניהול!).
- אם במרווח זה נמצאים פחות מ- 10 נתיבים – אזי המרווח גדל באופן אוטומטי.
המייל שלך
לקבלת מייל מהמערכת עם קישור לתוצאות.
שלב 3ב – בחירת סוג הניתוח:
לחיצה על Network Analysis
קבלת ניתוח איכות לוח הזמנים, הכולל את כל התקלות שנמצאו בלוח הזמנים. מומלץ ללוחות זמנים עם 500 פעילויות ומעלה, בפעם הראשונה.לחיצה על HCP Analysis
קבלת ניתוח איכות לוח הזמנים, הכולל את כל התקלות שנמצאו בלוח הזמנים וניתוח הנתיב הקריטי, הכולל את הנתיבים הקריטיים והקריטיים הנסתרים, אפשרויות לקיצור הפרויקט ועוד. (לפירוט ראה דוח HCP).
שלב 3ג (אופציונלי) – הגדרת לוח השנה:
Project Calendar Settings – הגדרות לוח השנה של הפרויקט
אם בלוח הזמנים, לוח השנה המוגדר שונה מהגדרות ברירת המחדל של התוכנה, הדבר בא לידי ביטוי באופן מובלט בדוח. במצב זה קיימות שתי אפשריות תיקון:
- תיקון בתוכנה עצמה – לא פשוט, אבל כדאי.
- תיקון בשלב 3 בהרצת הדוח, Project Calendar Settings – יש לשנות את הגדרות ברירת המחדל על-פי הגדרות לוח השנה שבקובץ:
- מספר ימים ללא עבודה בשבוע (למשל: אם יום שישי מוגדר כ- 4 שעות עבודה, יום חול כ- 10 שעות עבודה ובשבת אין עבודה, אזי יש לרשום 1.6 ימים (שבת=1, שישי=6/10 ללא עבודה) בסעיף זה).
- ימי עבודה בחודש
- שעות עבודה ביום – שעת תחילת העבודה, שעת תחילת הפסקת הצהריים, שעת סיום הפסקת הצהריים, שעת סיום העבודה ביום.
- אם לא מוגדרת הפסקת צהריים, אזי שעת ההתחלה צריכה להיות זהה לשעת הסיום.
שלב 4 – תוצאות:
בחר בלשונית המתאימה למידע נוסף:
קריאת הדוח
הורדת הדוח
הורדת קובץ HCP
מחיקת כל הקבצים
קריאת הדוח
View Report – לראות את הדוח. לחיצה על אפשרויות נוספות פותחת שתי אפשרויות:
- צפיה בדוח עם לשוניות למעלה – לנוחות קריאה ודפדוף במחשב.
- צפיה בדוח רציף – לנוחות הדפסה ע"י Ctrl+P.
הורדת הדוח
Download report – הורדת הדוח למחשב שלך. לחיצה על אפשרויות נוספות פותחת שתי אפשרויות:
- צפיה בדוח עם לשוניות למעלה – לנוחות קריאה ודפדוף במחשב.
- צפיה בדוח רציף – לנוחות הדפסה ע"י Ctrl+P.
הורדת קובץ HCP
Download HCP File – הורדת קובץ HCP למחשב שלך להטמעת תוצאות הנתיבים הקריטיים והנתיבים הקריטיים הנסתרים לפי HCP בקובץ ה- MS Project שלך.
לחץ כאן להדרכה על הוספת תוסף ה- HCP ל- Project.
מחיקת כל הקבצים
Delete all Files – מחיקת כל קבצי העבודה. קבצים נשמרים לשבוע ולאחר מכן נמחקים באופן אוטומטי. אנחנו לא מסתכלים על הקבצים אלא במקרה תקלה או שתבקשו מאיתנו. מחיקת הקבצים עכשיו תמנע כל אפשרות מכם להוריד את הקבצים בעתיד ותמנע מאיתנו לסייע לכם במידת הצורך.
הטמעה ב- Project
הגדרת icon של HCP ב- Project (פעם אחת בלבד)
כדי להטמיע את נתוני ה- HCP בפרויקט שלך, יש לעקוב אחר ההוראות ולהוסיף את צלמית ה- HCP ל- MS Project 2010 או גרסה מאוחרת יותר.
יש לעשות זאת פעם אחת בלבד!
לחץ כאן לסרטון הדרכה להוספת תוסף ה- HCP ל- Project.
- סגירת MS Project.
- אם התקנת גרסאות קודמות, יש להסיר אותן תחילה: ב- Win10, יש לנווט ב- 'Settings' אל 'System' ומשם ל- 'Programs and Features'. לחיצה על HCPDataToMSP ואז 'Uninstall'.
- הורדת ה- Addon כאן: 20190722 HCP Data to MS.
- ייצוא הקבצים מקובץ ה- .rar:
- הפעלת setup.exe
- לחיצה על 'התקן' או 'Install':
- לחיצה על 'סגור' או 'Close':
- פתיחת Microsoft Project. ה- icon החדש ממוקם בסרגל ה- 'Task':
להסרת צלמית ה- HCP
כדי להסיר את ה- HCP AddOn והצלמית מ- MS Project (גרסת 2010 ומאוחר יותר) יש לעקוב אחר ההוראות הבאות.
למה? מה קרה? אולי תרצה לשתף אותנו? נעריך זאת! info@hcp-consulting.com
- ב- MS Project – בחירת 'File' ואז בחירת 'Options':
- לחיצה על 'Add-Ins':
- ב- 'Manage:' בחירה ב- 'COM Add-ins' ולחיצה על 'Go…'
- יש לסמן רק את 'HCPDataToMSP' ולחיצה על 'Remove':
- בחזרה למסך הראשי ולחיצה בכל מקום – והצלמית תעלם!
- כדי להשלים את התהליך, ב- Win10, יש לנווט ב- 'Settings' אל 'System' ומשם ל- 'Programs and Features'. לחיצה על HCPDataToMSP ואז 'Uninstall'.
הטמעת תוצאות ה- HCP ב- Project
- בכל הרצת ניתוח נוצר קובץ *.hcp – יש להוריד קובץ זה אליך (Download HCP file בשלב התוצאות).
- פתיחת קובץ ה- mpp שלך ב- Microsoft Project.
- לחיצה על צלמית ה- HCP Data הממוקמת בסרגל ה- 'Task':
- איתור קובץ ה- 'hcp' שלך ולחיצה על 'Open'.
- בחירת השדות ל- HCP Task נמצא ב- Flag ו- HCP Slack הנמצא ב- Text. ניתן לשנות את שמות השדות. מומלץ לבחור באותו המספר לשני השדות לשם נוחות, למשל Flag20 ו- Text20.
לחיצה על 'OK'
- לאחר לחיצה על 'OK', נתוני הניתוח מעודכנים בשדות שנבחרו ובתצוגת הגאנט הגרפית יש תוספת גרפית לכל פעילות קריטית נסתרת – HCP (כוכביות סגולות קטנות)!
עתה נותר "רק" לנהל את הפרויקט! 🙂
דו"ח ה-HCP
כללי
הדוח מכיל 5 חלקים:
1. דף פתיחה
2. תוכן עניינים
3. תקציר מנהלים
4. ניתוח איכות לוח הזמנים
5. ניתוח הנתיב הקריטי
דוח ה-HCP מכיל מידע להבנת לוח הזמנים של הפרויקט שלך, ובנוי מ-3 חלקים עיקריים:
1. תקציר מנהלים: תקציר המידע הכולל מניתוח האיכות, ניתוח הנתיב הקריטי, ומכיל גרף להערכת הצלחת הפרויקט, המציג את הערכת הסבירות לסיום הפרויקט בזמן, בתכולת העבודה ובתקציב.
2. ניתוח איכות לוח הזמנים: בו מוצגות ומפורטות תקלות ובעיות בלו"ז.
3. ניתוח הנתיב הקריטי בשיטת HCP: כאן מפורטים הנתיבים הקריטיים והקריטיים הנסתרים, היסטוגרמת מיפוי הנתיבים והפעילויות המכריעות בנתיבים.
לכל נושא המועלה בדוח ה- HCP, עליך לשאול 'למה זה קרה?'. התשובה שתתקבל – בין אם על ידך או על-ידי מישהו אחר, או שתניח את דעתך ותסביר שהממצא הגיוני ותואם מציאות או שתתן תובנה לגבי הגאנט והפרויקט ובייחוד לגבי דברים שצריך לשנות או לטפל.
הכתוב תואם לגרסת HCP 4.5.1.1
דף פתיחה
הלוגו שלך (עם רכישת רשיון)
תמונת הקרחון של ה- HCP
שם מנהל הפרויקט
שם מבצע הדוח
תאריך יצירת הדוח
למה קרחון?
תכונת קרחון ידועה היא, שרק תשיעית מהקרחון נמצאת מעל פני המים בעוד ששמונה תשיעיות נמצאות מתחת לפני המים. ספינות השטות במים יכולות לראות רק את קצה הקרחון, ולפיכך, הן עלולות להתנגש בחלק הנסתר מתחת לפני המים. להתנגשות כזו, כידוע, יכולות להיות תוצאות הרסניות.
לוח זמנים של פרויקט (גאנט) שבו יש יותר מ- 80 פעילויות, הוא כמו קרחון. המון פעילויות, משכים, תאריכים וקשרים.
ומה רואים מנהלי הפרויקט בסבך הנתונים העצום הזה? רק את התשיעית שמעל לפני המים.
מה התשיעית הזו מכילה? היא מכילה את הנתיב הקריטי לפי CPM. התשיעית הזו יכולה להכיל גם קצת ניהול משאבים, למי שמפרט זאת בגאנט, וניהול סיכונים. אבל, הפרויקט השלם הוא הקרחון כולו ולא רק החלק שמעל לפני המים ולכן ברגע שאנחנו מתחילים בביצוע הפרויקט, השאלה היא לא האם נתנגש בחלק הקרחון שמתחת לפני המים, אלא מתי נתנגש בקרחון שמתחת לפני המים.
הרעיון ב- HCP, Hidden Critical Paths, כלומר, נתיבים קריטיים נסתרים, הוא להאיר למנהל הפרויקט את אותם החלקים החשוכים של הקרחון. אבל לא את כל שמונה התשיעיות האלו מתחת לפני הים, רק זרקורים על החלקים החשוכים שאנחנו צפויים להתנגש בהם.
בדף הפתיחה נרשמים כל הפרטים משלב 2 באפליקציה.
תוכן עניינים
תוכן העניינים של הדו"ח
מכיל את כותרות ראשי הפרקים.
1. תקציר מנהלים
1.1 תאריכי מפתח בפרויקט ועיקרי סטטיסטיקת הניתוח
תאריכי מפתח בגאנט ובניתוח
- תאריך ההתחלה המוקדם ביותר בלוח
- תאריך סיום הפרויקט המתוכנן
- טווח ניתוח התאריכים
- תאריך אפקטיבי לניתוח הפרויקט
טבלה המכילה את הנתונים המוגדרים.
יש לבחון את התאריכים הכתובים בה, ולוודא שהם 'מתאימים' לידע שלך על הפרויקט.
בכל חריגה – יש לשאול "מה הסיבה לחריגה?" התשובה תכיל בתוכה מידע חשוב לגבי הפרויקט.
מספר הפעילויות והקשרים
- מספר הפעילויות בגאנט
- מספר הקשרים בגאנט
- אם מספר הפעילויות = מספר הקשרים, הדבר מעיד כי לכל פעילות יש קשר אחד בלבד ולפיכך הפרויקט טורי.
- אם מספר הפעילויות > מספר הקשרים, הדבר מעיד כי יש פעילויות ללא קשרים – מצב שאינו תקין ויש לתקנו, אלא אם נמצא הסבר המניח את דעת מנהלי הפרויקט לתופעה זו.
- אם מספר הפעילויות < מספר הקשרים, זהו מצב טוב. היחס בין מספר הקשרים למספר הפעילויות יעיד על המורכבות של הרשת. ככל שהיחס גדול יותר, כך כמות הקשרים לכל פעילות גדולה יותר. יש לבדוק מצבי קיצון (היחס גדול מ- 2) ולוודא שאכן הקשרים נכונים ונדרשים.
1.2. הערכת מידת הצלחת הפרויקט
להלן דוגמאות למיפוי הערכת מידת הצלחת הפרויקט, שהתקבלו לפרויקטים שונים:
לכל פרויקט מתקבל מיפוי שונה, ולא ניתן לחזות את המיפוי מראש.
לכל פרויקט – המיפוי משתנה בנקודות זמן שונות.
ממיפוי הנתיבים ניתן להסיק מסקנות לגבי מספר תחומים בפרויקט ע"י שימוש ב- HCP Score (ראה פירוט) בשילוב עם פרמטרים נוספים. אפשר להסיק מסקנות לוגיות על תחומי העניין השונים בפרויקט – תכולה, לו"ז, תקציב – רק מתוצאות המיפוי, ללא נתוני עלויות או משאבים!
למשל, אם פרויקט "דחוס" מאד, ויש המון נתיבים קריטיים וקריטים נסתרים קרובים אליו – אזי כדי לעמוד בתכולה – נצטרך כנראה להשקיע יותר כספים – באנשים, בציוד ובהכפלת משמרות, כך הסבירות לעמידה בתקציב יורדת.
תגובת מנהלי פרויקטים רבים שראו את המיפוי היתה: 'זה מתאים לאינטואיציה שלי לגבי הפרויקט, אבל לא יכולתי להוכיח את זה!'
הערה חשובה: אם יש תקלות ברשת הפרויקט, המפה יכולה לקבל ערכים שונים מאד בהשוואה לערכיה לאחר תיקון התקלות.
יש תחילה לתקן את כל המצוין בתקציר סעיף 1.3 ובפרק 2 כדי לקבל תמונה אמינה לרמות הסבירות להצלחת הפרויקט!
HCP Score
ה- HCP Score פותח ע"י טל לבנון. מטרת הציון היא מענה על השאלה הבאה: מה הסבירות שנתיב שאינו קריטי (לפי HCP) יהפוך להיות קריטי?
יש לשים לב, כי הציון מחושב על פי מיפוי הנתיבים בטווח ה- DS שמופה.
1.3. תקציר בדיקה מקיפה של הגאנט
תקציר כלל הממצאים בבדיקת האיכות של לוח הזמנים.
את הפירוט של כל סעיף ניתן למצוא תחת לשונית "ניתוח איכות לוח הזמנים". בכל סעיף בתקציר יש הפניה לסעיף בלשונית ניתוח האיכות עם כל הפרטים.
1.4. דגשים מניתוח הנתיב הקריטי בשיטת HCP
תקציר כלל הממצאים בבדיקת הנתיב הקריטי לפי HCP בלוח הזמנים.
את הפירוט של כל סעיף ניתן למצוא תחת לשונית "ניתוח הנתיב הקריטי". בכל סעיף בתקציר יש הפניה לסעיף בלשונית ניתוח הנתיב הקריטי עם כל הפרטים.
2. דוח ניתוח איכות לוח הזמנים
2.1. סקירת איכות לוח הזמנים
כללי
אפליקציית ה- HCP מאתרת את כל התקלות בלוח הזמנים.
יש תקלות שניתן למצוא בעזרת פעילויות ידניות. למשל, האם יש פעילויות בלוחות הזמנים שאין להן פעילויות עוקבות?
אבל… יש דברים שאפשר לאתר רק כשמחפשים נתיבים, למשל, פעילות עוקבת המקדימה את הפעילות המקדימה לה!
היתרון הגדול באפליקציית ה- HCP: לא רק איתור 'האם קיימות תקלות', אלא גם מיפוי שלהן וקבלת רשימת פעילויות שיש לתקן. כך אפשר לטייב את לוח הזמנים ולהגיע לתוכנית עבודה שתואמת מציאות!
הסיבות לקיום התקלות יכולות להיות:
- טעויות אנוש, טבעי וברור שהן קורות, בייחוד בלוחות זמנים עם מאות פעילויות. אותן קל לתקן.
- הטעויות האחרות, לא קורות "סתם". לכל אחת יש סיבה – ועל כל אחת אתם צריכים לשאול – למה? למה כתבתם ככה? למה חשבתם ככה? התשובות המתקבלות ל"למה" הזה מרתקות וחושפות המון בעיות שמנסים להחביא בגאנט או מנסים להתעלם מהם בפרויקט. אולי הן יעלמו לבד? ספוילר – זה אף פעם לא יקרה…
- תאריכי מפתח בגאנט ובניתוח
- מספר הפעילויות והקשרים
פרטים אלו זהים לפרטים בסעיף 1.1 – כדי להקל על הקריאה (לחסוך דפדוף…)
תקציר כמות הנושאים הקשורים באיכות לוח הזמנים.
תקציר גרפי. לדוגמא:
המטרה היא:
2.2. פעילויות לא מקושרות לפעילויות עוקבות
פעילויות לא מקושרות לפעילויות עוקבות
כאשר יש פעילות שאין לה פעילות עוקבת, יכולות להיות לכך מספר משמעויות – נלך מהקל אל הכבד:
- זו פעילות סיום בפרויקט – אין אחריה עבודה נדרשת. אם יש רק אחת כזו – מצוין!
אם יש כמה פעילויות סיום – אז:
או שאלו פרויקטים נפרדים בתוך הפרויקט הכללי – וכדאי לנתח כל אחד בנפרד (באפליקציה, בשלב השלישי, אפשר לבחור פעילויות שונות בתור פעילויות סיום ובכך לקבל הרצות שונות).
או שאפשר לקשר את כולן לא"ד סיום הפרויקט. - יש פעילות אחרי הפעילות הזו! נקשר אותן, ושום דבר לא ישתנה בגאנט – נוסיף את הקשר ונמשיך הלאה.
- יש פעילות אחרי הפעילות הזו – נקשר אותן, והפרויקט מתאחר… צריך להוסיף את הקשר (המציאות לא תוותר לנו על הקישור הזה) וננסה לבדוק איך מצמצמים את לוח הזמנים.
- יש פעילות אחרי הפעילות הזו – אבל היא בכלל לא נמצאת בגאנט! צריך לכתוב את הפעילויות החסרות, ולקשר אותן בלוח הזמנים.
הערה: כאשר יש פעילויות שאין להן פעילות עוקבת מיפוי ה- HCP מתייחס אליהן כאל סיום נתיבים. אם יש הרבה כאלה – נוצר מצב כאילו יש הרבה נתיבים קצרים בגאנט – וזה מעוות את התמונה כולה.
2.3. קשרי התחלה-לסיום
קשרי התחלה לסיום
קשרים אלה מסמלים שהפעילות העוקבות נגמרת כאשר הפעילות המקדימה מתחילה. באופן כללי, לא מומלץ להשתמש בסוג זה של קשר, מכיוון שהוא עלול לגרום לקשיים בביצוע הפרויקט. קשר זה מסמל גמישות מחשבתית – לחשוב מהסוף להתחלה. גמישות מחשבתית – זה דבר מצוין! אבל… המציאות מתרחשת רק בכיוון אחד – מהעבר אל העתיד, ואין לנו אפשרות לנוע אחורה בזמן (למעט בספרים ובסרטים).
הגאנט צריך לתאר את המציאות – ולכן קשר זה לא צריך להיות בלוח הזמנים.
ישנו הסבר נוסף מדוע לא להשתמש בקשר זה: אם משתמשים בקשר התחלה-לסיום בלוח הזמנים, ומעדכנים את לוח הזמנים ולפתע מצליחים להקדים את הפעילויות המקדימות לקשר זה – בהחלט יכול להיות מצב שפעילות זו, הקשורה בקשר התחלה לסיום תהיה לפתע בתאריכי עבר – היינו צריכים כבר לבצע אותה בעבר… ואז תהיה לנו תקלה רצינית! השיטה למנוע את התקלה – פשוטה: לא להשתמש בקשר התחלה-לסיום.
אז למה, כל תוכנות לוחות הזמנים נותנות את האפשרות לקשר התחלה-לסיום? יש כנראה הרבה סיבות, הן לא קשורות ללוחות זמנים…
אזהרת ניתוח: אנו ממליצים שכל קשרי התחלה-לסיום יוחלפו בקשרי סיום-להתחלה, קשרי סיום-לסיום או קשרי התחלה-להתחלה, אלא אם כן, הלוגיקה של כל לוח הזמנים מושתתת על התחלה בסוף הפרויקט וסיום בהתחלתו.
2.4. פעילויות עם פעילויות עוקבות מקדימות
פעילויות עם פעילויות עוקבות מקדימות
פעילות עוקבת – כלומר, הפעילות שבאה מאוחר יותר.
עם זאת, נוצרים מצבים בלוח הזמנים בהם הפעילויות העוקבות – מקדימות לאלו שבאות לפניהן…
נשמע מסובך? נכון! יכול לקרות במציאות? לא!
איך זה קורה? זה קורה, למשל, כשמשתמשים בהשהיות שליליות כדי, למשל, לקצר את לוח הזמנים.
יש לשים לב, שמאד לא כדאי להשתמש בהשהיות שליליות, מאחר וגם הן (כמו קשרי התחלה-לסיום) מתארות סדר עבודה מהעתיד לעבר – דבר שאינו יכול להתקיים במציאות.
מה לעשות? לשנות את הקשר או לשנות את ההשהיה להשהיה חיובית ולא שלילית.
2.5. חוסר תאימות בין הגדרת משכי פעילויות ללוח הזמנים
חוסר תאימות בין הגדרת משכי פעילויות ללוח הזמנים
בלוח הזמנים הוגדר משך מסוים לפעילות.
בלוח הזמנים מוגדר לוח שנה.
בלוח הזמנים ישנן הגדרות בסיסיות כגון: שעת התחלה ביום, שעת סיום ביום, כמה שעות עבודה יש ביום, בשבוע, כמה ימי עבודה יש בחודש.
הרבה פעמים משתמשים משנים את הגדרות לוח השנה, אבל לא משנים את ההגדרות הבסיסיות. באופן זה אפשר ליצור את השעה ה 25 ביום, או להוסיף את החודש ה- 13 בשנה ואולי לפספס חודש עבודה בשנה…
אפליקציית ה- HCP בודקת את כל ההגדרות וממפה את הפערים בין משך הזמן המוגדר לפעילות (= משך מתוכנן), לבין המשך המחושב לפי ההגדרות הבסיסיות (שהן ההגדרות החזקות יותר בלוח הזמנים). ההפרש בין המשך המחושב למשך המתוכנן הינו ערך אי ההתאמה.
ערך אי התאמה חיובי מעיד שהמשך המחושב ארוך יותר מהמשך המוגדר לפעילות בגאנט. דבר זה יכול להגרם כתוצאה מהגדרת ימי חופשה או מפיצול פעילות.
יש לבדוק כל ערך אי התאמה שלילי, מאחר והוא מעיד שהמשך המחושב קטן מהמשך המוגדר לפעילות. מצב זה יכול להיות כתוצאה מ-
(א) שימוש במספר לוחות זמנים שונים.
(ב) שימוש בימים קלנדריים, כגון חודש-ק.
(ג) ימי סוף השבוע שהפכו לימי עבודה.
(ד) פער בהגדרות הפנימיות בתוכנת ניהול הזמנים.
במקרים בהם כל ערכי יחס אי ההתאמה זהים: דבר זה מעיד כי יש פער בהגדרות הפנימיות בתוכנת ניהול הזמנים, למשל, בין כמה שעות עבודה מוגדרות ביום וכמה שעות עבודה מגדירות יום עבודה.
אם יש פער בהגדרות הפנימיות בתוכנת ניהול הזמנים, אזי ניתן לתקן את הקובץ על-ידי שינוי ההגדרות בקובץ (מומלץ) או שינוי של אחת או יותר מההגדרות הבאות: בהרצת ניתוח HCP ב- Step 3 יש לפתוח את הסעיף "Project Calendar Settings" ולשנות את הערכים לפי המוגדר בלוח השנה של הקובץ: Non Work Days Per Week, Work Days Per Month, Begin Work Hour, Begin Lunch Hour, End Lunch Hour, End Work Hour.
2.6. נושאי דיווח ביצוע
נושאי דיווח ביצוע
כל פעילויות הפרויקט נבדקות ביחס לתאריך עדכון הפרויקט (הוגדר בשלב 3 בהרצת האפליקציה). הפעילויות שיצוינו בסעיף זה:
בהשוואה לתאריך עדכון לוח הזמנים היו אמורים להתחיל בביצוען – ולא דווח עליהן תחילת ביצוע,
או
בהשוואה לתאריך עדכון לוח הזמנים היו אמורים לסיים את ביצוען – ולא דווח עליהן סיום ביצוע.
2.7. נושאים הקשורים בערסלים עם קישורים
- ערסלים המקושרים לפעילויות מקדימות
- ערסלים המקושרים לפעילויות עוקבות
ערסל איננו פעילות. יש תוכנות שאף מרחיקות לכת ולא מאפשרות לייצר ערסל – אלא הערסלים נוצרים במיונים שונים.
קישור ערסל לפעילות עוקבת או לפעילות מקדימה אינו מומלץ מאחר והדבר גורם לאילוץ גורף על כל הפעילויות הנמצאות בערסל. למשל, קישור פעילות מקדימה לערסל גורר שכל הפעילויות בערסל חייבות להתחיל רק לאחר סיום הפעילות המקדימה לערסל. ייתכן שהדבר נכון, אך ברוב המקרים הדבר אינו נכון וגורם להפסדי זמן בלוח הזמנים. לפיכך, יש למחוק את הקשרים המצוינים בסעיפים אלו ולקשר לפעילויות בתוך הערסל – ולא לערסל.
3. דוח ניתוח הנתיב הקריטי בשיטת HCP
3.1. סקירת ניתוח הנתיב הקריטי בשיטת HCP
כללי
זה החלק המעניין ביותר באפליקציית ה- HCP!
- תאריכי מפתח בגאנט ובניתוח
- מספר הפעילויות והקשרים
פרטים אלו זהים לפרטים בסעיף 1.1 – כדי להקל על הקריאה (לחסוך דפדוף…)
נתיבי HCP קריטיים וקריטיים נסתרים אשר נמצאו בלוח הזמנים במרווח (DS) בן %X ממשך הפרויקט:
- הסך הכולל של נתיבי HCP שזוהו
- מספר הנתיבים היתרים שזוהו
- נתיבים ייחודיים שנותחו
קבלת נתונים מספריים: כמה נתיבים נמצאו במרווח X ממשך הפרויקט, כמה מתוכם יתרים וכמה מתוכם ייחודיים.
להסבר על נתיבים יתרים ראה סעיף 3.9.
המספרים המתקבלים נותנים מידע על סיבוכיות הפרויקט – עשרות נתיבים, סיבוכיות קטנה, מאות סיבוכיות בינונית, אלפים ועשרות אלפים – סיבוכיות גדולה.
ככל ש- X גדול יותר (עד 100%) זהו מיפוי מלא יותר.
ככל ש- X קטן יותר – הדבר מעיד על מיפוי קטן יותר וסיבוכיות גדולה יותר!
- היסטוגרמת נתיבי HCP קריטיים וקריטיים נסתרים
במיפוי הנתיבים מתקבלת היסטוגרמה: מה המרווח של כל נתיב ביחס לנתיב הארוך ביותר (בימים), וכמה נתיבים כאלו יש?
בפרויקטים טובים – שהסיכוי לסיים אותם בזמן שתוכנן, ההיסטוגרמה נראית כמו עקומת גאוס (שנקראת גם עקומת פעמון, או עקומת התפלגות נורמלית), או התחלה של עקומה כזו.
פרויקטים בהם יש הרבה תקלות ובעיות, ההיסטוגרמה של לוח הזמנים תראה כמו א-ק-ג. ומה שטוב לבני אדם (דופק חי) – רע מאד לפרויקטים ("דופק" פרויקטים… 😉 )!
ומה אומרת ההיסטוגרמה הזו?
יש בפרויקט הזה (פרויקט אמיתי בבניה ותשתיות) הרבה נתיבים קריטיים וקריטים נסתרים, וככל שהמרווח גדל – כך מתמעטים הנתיבים. בעצם, יש כאן את סוף הגאוס – כאילו מישהו ניסה לדחוס הרבה פעילויות לזמן קצר… למי משתי מנהלות הפרויקטים "אריזת המזוודה" הדבר דומה?
תשובה: ל"דוחסת" המזוודה עם הרקע הצהוב… 🙂
3.2. פעילויות הנתיבים הקריטיים בשיטת HCP
פעילויות הנתיבים הקריטיים בשיטת HCP
בסעיף זה מוצגות כל הפעילויות המרכיבות את הנתיבים הקריטיים לפי HCP (כלומר, הארוכים ביותר ברשת). לכל פעילות מצוינים פרטיה, הערסל בו היא נמצאת, באיזה נתיב (המוקדם ביותר) היא נמצאת, והאם היא קריטית גם לפי CPM.
המשמעות היא, שנדרשת תשומת לב ניהולית דחופה לנתיבים אלו המורכבים מאותן הפעילויות. ללא תשומת לב זו, השלמת הפרויקט על פי לוח הזמנים נמצאת בסיכון.
הרשימה ממוינת לפי תאריך התחלה.
3.3. הזדמנויות להקדמת תאריך הסיום של לוח הזמנים
הזדמנויות להקדמת תאריך הסיום של לוח הזמנים
ה- HCP מאתר הזדמנויות לקיצור לוח הזמנים. אלו יכולות להיות מ- 4 סוגים אפשריים:
- קשר – קיים מרווח זמן בין סיום פעילות זו להתחלה של הפעילות העוקבת שלה.
המלצה: יש לחפש אפשרות לביטול ההשהיה בין פעילויות אלה ו/או לביטול האילוץ על תאריך ההתחלה של הפעילות העוקבת או של גורם אחר, המאחר את התחלת הפעילות העוקבת. - סיום – קיים מרווח זמן בין סיום פעילות זו, האחרונה בנתיב ה-HCP הארוך ביותר, וסיום הפרויקט. המלצה: יש לחפש אפשרות לביטול אילוצים על הנתיב הקריטי בשיטת CPM ובכך להקדים את תאריך הסיום של הפרויקט.
- התחלה – קיים מרווח זמן בין התחלת לוח הזמנים הכולל וההתחלה של פעילות זו, הראשונה בנתיב ה-HCP הארוך ביותר.
המלצה: יש לחפש אפשרות לביטול אילוצים על ההתחלה של פעילות זו. - היום – קיים מרווח זמן בין היום וההתחלה של פעילות זו, והיא הפעילות הראשונה בנתיב ה-HCP הארוך ביותר.
המלצה: יש לבדוק האם ניתן לבטל את האילוצים המוגדרים על התחלת פעילות זו.
רק הפעילויות המוקדמות והמאוחרות ביותר בתוך הערסל מקושרות לפעילויות חיצוניות
כאשר רק הפעילויות המוקדמות ביותר והפעילויות המאוחרות ביותר בתוך הערסל מקושרות לפעילויות "חיצוניות" לערסל (פעילויות אשר לא נכללות בתוך הערסל), כדאי לבדוק את הקשרים של הערסל.
יתכן שאי אפשר לעשות כלום.
אבל, יתכן שעם חשיבה יצירתית, אפשר לשנות את סדרי העבודה ולשנות את הקשרים. פעולה כזו יכולה להביא לקיצור המשך של לוח הזמנים ו/או לשיפור היציבות של לוח הזמנים ובמיוחד באותם הערסלים המכילים פעילויות המרכיבות את הנתיב הקריטי בשיטת HCP (כפי שמצוין בטבלה). ניתן לממש את הפוטנציאל על-ידי העברת הקשרים מהפעילויות ה"חיצוניות" לפעילויות אחרות בערסל.
3.4. נושאי סיכון (1): פעילויות מקבילות בנתיב הקריטי בשיטת HCP
פעילויות מקבילות בנתיב הקריטי בשיטת HCP
בכל מצב המתואר בסעיף זה, רמת הסיכון בפרויקט לאי סיום כמתוכנן – עולה.
הסבר: אם ההסתברות לאי סיום פעילות בזמן היא 50%, אזי כאשר יש שתי פעילויות מקבילות, ההסתברות לאי סיום כמתוכנן, באותו הזמן, עולה ל- 75% (= 0.5*0.5 – 1). אם ההסתברות לאי סיום פעילות בזמן היא 90%, אזי כשיש שתי פעילויות מקבילות, ההסתברות לאי סיום בזמן עולה ל- 99% (= 0.1*0.1 – 1).
לפיכך, יש לבחון את הפעילויות בטבלה זו היטב, ולתת להן תשומת ניהולית רבה!
3.5. נושאי סיכון (2): פעילויות הנתיבים הקריטיים הנסתרים
פעילויות הנתיבים הקריטיים הנסתרים
בסעיף זה נמצאת רשימת הפעילויות המרכיבות את הנתיבים הקריטיים הנסתרים – כולל הפרטים של כל פעילות.
הפעילויות כתובות בסדר פוחת של חשיבות, כלומר, אלה שרשומות ראשונות בטבלה דורשות את תשומת הלב הניהולית הרבה ביותר, כדי להבטיח את השלמת הפרויקט בהצלחה. לכל פעילות נקבע ערך "מרווח המשך", הזהה לערך מרווח הנתיב, בנתיב הראשון בו היא מופיעה.
מרווח המשך של נתיב ה-HCP הוא ההפרש בין המשך של נתיב ה-HCP הארוך ביותר (הנתיב הקריטי של ה-HCP) ונתיב ה-HCP הספציפי אשר בו הפעילות מופיעה.
במילים אחרות, הפעילויות הקריטיות ביותר לניהול הן הפעילויות אשר מופיעות בתוך נתיבי ה-HCP עם מרווח המשך הקטן ביותר.
אנו ממליצים בחום, שהפעילויות הקריטיות הנסתרות, אשר מופיעות בטבלה (וכמו-כן אלו שמופיעות בסעיף 3.2 לעיל) ייושמו בתור הבסיס למיקוד תשומת הלב הניהולית באופנים הבאים:
- וודאו כי אתם מעריכים במדויק את דרישות המשאבים והתזמון על מנת להבטיח שפעילויות אלה לא יעוכבו בגלל מחסור של משאבים קריטיים.
- וודאו שהכללתם את הפעילויות האלה בתוך הערכת ניהול הסיכונים בפרויקט זה.
ה- HCP עושה מיפוי בטווח הנקבע לפי כמות הנתיבים. מנהלי הפרויקט יחליטו על הסף, הרלוונטי עבורם, ואת אותן הפעילויות עד סף זה, יש לנהל בתשומת לב רבה – כמעט זהה לזו של פעילויות הנתיבים הקריטיים!
3.6. נושאי סיכון (3): פעילויות קשות-למעקב
פעילויות קשות-למעקב
בטבלה זו מוצגות כל הפעילויות שזוהו כפעילויות קשות למעקב ובקרה. לפעילויות אלה יש משך ארוך מסף מסוים.
סף זה נקבע על בסיס הניתוח הכולל של לוח זמנים הזה.
אנו ממליצים לחלק פעילויות אלו למספר פעילויות משנה בעלות משך קצר יותר, על מנת לשפר את יכולת השליטה בניהול פעילויות אלה.
3.7. נושאי דיווח ביצוע בנתיבים
נושאי דיווח ביצוע בנתיבים
בטבלה זו מוצגות כל הפעילויות אשר מרכיבות נתיבים אשר כלל לא החלו בביצועם – זהו סיכון גדול בפרויקט.
3.8. נתיבי HCP ייחודיים
נתיבי HCP ייחודיים
הטבלה מציגה את נתיבי ה-HCP הייחודיים אשר זוהו בניתוח ה- HCP והפעילויות אשר נכללות בכל נתיב.
הערות:
- הטבלה מכילה רק את 30 נתיבי ה-HCP המזוהים הראשונים. הרשימה המלאה של כל נתיבי ה-HCP זמינה על פי בקשה בתור נספח לדו"ח זה, ללא תשלום (למשתמש ברשיון).
- בטור הפעילויות, פסיק (,) בין מספר הפעילויות מייצג קשר סיום להתחלה, בזמן שסימן הקווים המקבילים (||) מייצג קשר סיום-לסיום או קשר התחלה-להתחלה.
- מרווח משך הנתיב הוא ההפרש בין המשך של נתיב ה-HCP הארוך ביותר (נתיב ה-HCP הקריטי) ונתיב ה-HCP הנ"ל.
3.9. נתיבי HCP יתרים
נתיבי HCP יתרים
נתיב HCP יתר הוא נתיב (לדוגמא, נתיב X) שכל הפעילויות שלו מרכיבות נתיב אחר אשר מכיל מספר רב יותר של פעילויות (לדוגמא, נתיב Y), כמודגם בדוגמא הבאה:
Path X: A → B → E → F
Path Y: A → B → C → D → E → F
Path X הוא נתיב יתר.
במיפוי ה- HCP מאותרים קשרים יתרים. מחיקתם תקטין את סיבוכיות רשת הפרויקט. במידה והקשרים מורכבים מקשרי הה או סס או עם השהיות יש לוודא כי מחיקתם לא תשנה את זמני הפעילויות. בסעיף זה מוצגת טבלת הקשרים היתרים.
בנוסף, מוצגת טבלת נתיבי ה-HCP היתרים אשר זוהו בניתוח ה- HCP והפעילויות המרכיבות כל נתיב.
הערות:
- הטבלה מכילה רק את 30 נתיבי ה-HCP המזוהים הראשונים. הרשימה המלאה של כל נתיבי ה-HCP זמינה על פי בקשה בתור נספח לדו"ח זה, ללא תשלום (למשתמש ברשיון).
- בטור הפעילויות, פסיק (,) בין מספר הפעילויות מייצג קשר סיום להתחלה, בזמן שסימן הקווים המקבילים (||) מייצג קשר סיום-לסיום או קשר התחלה-להתחלה.
- מרווח משך הנתיב הוא ההפרש בין המשך של נתיב ה-HCP הארוך ביותר (נתיב ה-HCP הקריטי) ונתיב ה-HCP הנ"ל.
3.10. קבצי לוח זמנים מתקדמים
קבצי לוח זמנים מתקדמים
יש באפשרותך להטמיע בלוח הזמנים שלך את התוספות הבאות (להדרכה לחץ כאן):
- טור פעילויות HCP אשר מסמן אם הפעילות נכללת בתוך נתיב HCP כלשהו.
- טור HCP DS אשר מסמן את מרווח המשך של נתיב ה-HCP בו הפעילות מופיעה.
- סימון גרפי של כל הפעילויות אשר מופיעות בתוך נתיבי ה-HCP.
הצהרה
הצהרה
דוח זה כפוף ל – End User License Agreement
טל לבנון – HCP בע"מ ; טלפון: 972-8-9265475 ; דוא"ל: info@hcp.co.il ; אתר: www.hcp.co.il