Search
Close this search box.

בית >

יום השישי – עובדים או לא עובדים – זו השאלה…

הכירו את הכותבת:

טל לבנון, מייסדת ושותפה ב”טל לבנון – HCP בע"מ”, יועצת לו"ז מומחית לפרויקטים ומפתחת שיטת הנתיבים הקריטים הנסתרים (HCP) לניתוח ושיפור לו"ז לפרויקטים.

טל לבנון

ניהול לוחות זמנים: יום שישי - הוא יום עבודה שלם, חלק מיום עבודה או לא יום עבודה בכלל?

תלוי את מי שואלים… 🙂
כמעט תמיד התשובה תהיה: אצלנו? בטח עובדים יום שישי!
אבל… כשאנחנו באים לכתוב את לוח הזמנים, צריך לבחון היטב את הפרטים.

בהגדרות ברירת המחדל של כל תוכנות לוחות הזמנים (בארץ…) – יום שישי אינו מוגדר כיום עבודה.

יום השישי – עובדים או לא עובדים – זו השאלה…טל לבנון | אפליקציית ה-HCP

לוח זמנים: יום שישי = יום עבודה מלא

אם עובדים ביום שישי יום עבודה מלא, בדיוק כמו בימי החול, אזי צריך לשנות את יום שישי ליום עבודה מלא, עם אותן שעות עבודה כפי שמוגדר בימי החול. יש לשנות את הפרטים ב"אפשרויות" – שעות העבודה בשבוע גדלות וגם ימי העבודה בחודש. אם הוספתם 8 שעות עבודה (8-12, 13-17, כפי שמוגדר בברירת המחדל בימי החול), אז יש עכשיו 48 שעות בשבוע, ו- 25 ימי עבודה בחודש. איך עושים את זה? פרטים כאן: תעלומת הזמן האבוד.

תמיד רצית לדעת – איך לבנות לו”ז מציאותי ואפקטיבי?
איך לאתר סיכונים? איך למנוע כשלים מראש?
איך לעמוד ביעדים? וגם…

איך לסיים פרויקטים בזמן?

אם ענית 'כן' – אז יש לנו פתרון בשבילך!

לוח זמנים: יום שישי = חלק מיום עבודה

אבל… ברוב המקרים (בייחוד בענף הבניה והתשתיות) לא עובדים יום מלא. מה לגבי ההספק באותו יום? במקרה הטוב – כמו חצי יום עבודה.
מה עושים בלוח הזמנים?
פה מתחילים "המשחקים". יש המגדירים את יום שישי כיום עבודה עם 5 שעות עבודה (8-13), יש 6 שעות עבודה (8-14) ועוד ועוד – כיד הדמיון הטובה על מי שמכין את לוח הזמנים.

אבל…
כאן אנחנו צריכים להסתכל מה עושה תוכנת לוחות הזמנים – ולא משנה איזו (ההדגמה היא על Project).


נניח שהגדרנו בלוח השנה הכללי, שבימי שישי יש 5 שעות עבודה 8:00-13:00.
אם הגדרנו פעילות א' שהמשך שלה 6 ימי עבודה, והיא מתחילה ביום ראשון, אזי התוכנה "אומרת" לעצמה:
תוכנה 💻: "המ… 6 ימי עבודה, 8 שעות עבודה ביום, כלומר, אני צריכה למקם 48 שעות עבודה עבור הפעילות הזו."
שימו 💙, בתכל'ס, התוכנה עובדת בדקות, אבל, לשם ההסבר נשאר ברזולוציית שעות. 
💻: "OK, אז נציב את הפעילות הזו מיום ראשון בשעה 8:00. עד יום חמישי בשעה 17:00 יש 40 שעות. ועכשיו נותרו להצבה עוד 8. ביום שישי יש לנו 5 שעות, כך שאת ה- 3 האחרונות נשים ביום ראשון משעה 8:00 עד 11:00. פשוט! פתרתי את הבעיה."

גאנט המכיל פעילות אחת - פעילות א'. פעילות זו מתחילה ביום ראשון, בשעה 8 בבוקר ונמשכת 6 ימים עד יום ראשון בשעה 11:00 בבוקר.

פעילות א', 6 ימי עבודה, מיום ראשון בתאריך 3/11/19 בשעה 8:00 ועד יום ראשון, 10/11/19, בשעה 11:00

מצוין. מצוין? 🤨

הפעילות הבאה, פעילות ב' תוצב מיום ראשון בשעה 11:00, ונניח שגם היא נמשכת 6 ימים. התוכנה תציב אותה מיום ראשון ב- 11:00, 48 שעות, עד יום ראשון לאחר מכן ב- 15:00.

לפעילות א' נוספה פעילות ב', 6 ימי עבודה, מיום ראשון בתאריך 10/11/19 בשעה 11:00 ועד יום ראשון, 17/11/19, בשעה 15:00

פעילות ב', 6 ימי עבודה, מיום ראשון בתאריך 10/11/19 בשעה 11:00 ועד יום ראשון, 17/11/19, בשעה 15:00

מצוין. מצוין? 😣
 

הפעילות הבאה תתחיל ביום ראשון ב- 15:00. רגע, רגע… ראיתם פעילות שמתחילה בשעה 15:00?

מעטים ביננו באמת יתחילו פעילות ב- 15:00 כשאו-טו-טו היום נגמר.
רובינו – יאמרו לעצמם – נו, נתחיל מחר, מה כבר ההבדל בין היום ב- 15:00 למחר על הבוקר? (על הבוקר, נבוא רעננים, חדשים ונעבוד יותר במרץ…)  😉

באופן זה נוצר איחור מובנה בלוח הזמנים! אם כל שבוע נדחה את הפעילות רק בכמה שעות – על פני פרויקט של כמה שבועות/חודשים/שנים – זה יוצר איחור של ימים/שבועות.

מה קורה במפרט נת"י (נתיבי ישראל) ?

במפרט נת"י (נתיבי ישראל) קבעו כי כל יום חול יהיה 9 שעות עבודה וימי שישי יהיו 5 שעות עבודה. מה הבעיה כאן?

במצב הזה יש שתי בעיות –

הבעיה הראשונה: תוארה למעלה. פעילויות מסתיימות ופעילויות מתחילות בשעות לא אמיתיות בכלל. אבל יותר מכך – ראו את פעילות ג' – היא צריכה להיות יום אחד, אבל נפרשת על פני 3 ימים – יום חמישי, יום שישי ויום ראשון. למי זה הגיוני? 😕

דוגמה עם 3 פעילויות. פעילות ג' מתחילה ביום חמישי בשעה 16:00 ונמשכת עד יום ראשון ב- 11:00, והמשך שלה מוגדר 1 יום עבודה.

הבעיה מחמירה כאשר בכלל לא מציגים את השעות, אלא רק תאריכים. איזו מסקנה אפשר להסיק מפה? מתי מסיימים את ב' ומתחילים את ג'? אולי בשעה 9:00? אולי בשעה 12:30? אולי בשעה 16:00? מי יודע? 🤷‍♀️

אותה דוגמה כמו הקודמת עם 3 פעילויות, אבל אין תצוגת שעות. פעילות ג' מתחילה ביום חמישי ונמשכת עד יום ראשון, והמשך שלה מוגדר 1 יום עבודה.

הבעיה השניה היא כשאנחנו מחליטים (החלטה הגיונית 👍), שכל פעילות תתחיל בתחילת יום, כלומר ב- 08:00, ותסתיים בסוף יום, כלומר ב- 17:00.

אין אפשרות לעשות זאת.

למשל, אנחנו רוצים לתזמן שפעילות תתחיל ביום חמישי בתחילת היום ותסתיים ביום ראשון בסוף היום, והפעילות הבאה תתחיל ביום שני. הגיוני, נכון? לא. לא לפי המפרט של נת"י. למה?

כי MS עובדת במספרים עשרוניים בחישוב המשך, בעיגול ל- 2 ספרות לאחר הנקודה. נבין את המשמעות בדוגמה:

דוגמה עם 5 פעילויות. פעילות ה' משכה 2.55 ימים ופעילות ז' משכה 2.56 ימים - והן יוצרות בעיה!

פעילות ד' מתחילה ביום חמישי – אבל אם אנחנו כותבים שהיא נמשכת 2 ימים – היא ממשיכה עד ראשון ב- 11:00. הרעיון הזה לא עובד.

ננסה לתקן – פעילות ה' תתחיל ביום חמישי והמשך שלה יהיה 2.55 ימים.
למה? כי שעות העבודה שאנחנו רוצים הן – 9 שעות ביום חמישי, 5 שעות ביום שישי, 9 שעות ביום ראשון.
מבחינה עשרונית: 9/9+5/9+9/9 = 2.5555555555 ימים. MS מציגה ומחשבת 2.55 ימים.
התוצאה: הפעילות מתחילה ביום חמישי בשעה 08:00 ומסתיימת ביום ראשון בשעה 16:57 (מסומן בצהוב). זה נורא?… בסה"כ 3 דקות, נכון? 😮

אם ננסה להגדיר שמשך היום הוא 2.56 – כמו בפעילות ז' – מה יקרה? במצב הזה פעילות ז' תסתיים ביום שני בשעה 08:02 (מסומן בכתום), זה נורא?… בסה"כ 2 דקות, נכון? 🙄

ובכן, זה נורא. למה?

נזכיר את המטרה האמיתית של לוח הזמנים – המטרה היא לא תביעות, לא תעסוקה ליועצי הלו"ז, המטרה היא: לסנכרן בין כולם – מה עושים, מתי עושים ולהציג את המציאות.

במציאות, אנחנו לא עובדים (בוודאי לא בענף הבנייה והתשתיות) בדקות. גם כמעט ולא בשעות. אנחנו עובדים בימים.
התוצאה: אנחנו מציגים את הגאנט בימים:

דוגמה עם 5 פעילויות. פעילות ה' משכה 2.55 ימים ופעילות ז' משכה 2.56 ימים והתצוגה בלוח הזמנים היא ללא שעות ודקות - אלא תאריכים בלבד.

מה קורה אז?

מי שמבצע את פעילות ה' (נקרא לו משה ה') ומי שמבצע את פעילות ו' (נקרא לו משה ו') יסתכלו על הלו"ז ושניהם יסיקו מסקנות.
משה ה' יגיד – יש לי עד סוף יום ראשון לסיים את הפעילות שלי.
משה ו' יגיד – אני מתחיל את הפעילות בראשון על הבוקר.

באתר – ביום ראשון, כבר יהיו צרחות וצעקות:
"למה לא סיימת?"
"מה זאת אומרת? יש לי עד סוף היום!"
"מה פתאם?! אני צריך להתחיל הבוקר! אתה גורם לי לאיחור!! אתה עוד תשלם על זה!!" 😖

השיח בין משה ז' למשה ח' – לא יהיה שונה בכלל, ביום למחרת. 😤😖

ומה יקרה בפרויקט? הוא עתיד להידחות. לא בדקה או שתיים. בהרבה ימים. כי כשמתחילים ככה – לא מגיעים למקום טוב.
משה ו' שגילה שהאנשים שלו לא יכולים להתחיל לעבוד ביום ראשון – יעביר אותם לאתר אחר, ויחזור בעוד שבוע.
משה ח' יחליט שיש פה אנשים לא רציניים וילך למקום אחר בכלל.
מה יעשה משה ת'? (כן, יש עוד פעילויות בפרויקט – שבכולן תהיה את הבעיה הזו, ליתר דיוק – היא כנראה תקרה כמעט בכל הפעילויות בפרויקט). הוא ישאל את עצמו אם זה קורה בכל מקום, שכולם כל כך צועקים, צורחים, מקללים ורבים זה עם זה. הוא יגלה שלא. יש מקומות שמתנהלים אחרת ועושים את הדברים אחרת והרבה יותר טוב.

והכל בגלל מה? שטות קטנה, הגדרה לכאורה שולית ומטופשת בלוח הזמנים – ימי חול 9 שעות, יום שישי 5 שעות.

קוריוז קטן – יועצי הלו"ז שואלים אותי – למה משכי הערסלים בגאנט כל כך מוזרים עם 2 ספרות אחרי הנקודה? התשובה: הגדרת ימי חול 9 שעות ויום שישי 5 שעות.

המשך של פעילות הערסל הוא 23.78 ימים, כשהפעילויות בערסל המשך שלהן 1 חודש ו- 1 חודש קלנדרי.

לסיים פרויקטים בזמן – זה רק חלום או שאפשר להגשים במציאות?

שיחה בת 30 דקות, ללא עלות, עם טל לבנון.

קליק, פרטים ונחזור אליך. מבטיחים.

ניהול לוחות זמנים: נסכם - איפה הבעיה?

הבעיה מתחילה בפרויקטים בהם רוצים להגדיר גם את יום שישי כיום עבודה מלא או יום עם עבודה חלקית ולעשות זאת גם לערבי חג (מי באמת עובד באתר בנייה בערב יום כיפור?).

מה הסיבה? יש פרויקטים בהם רוצים לנסות להראות בלוח הזמנים ש"נספיק לבצע את הפרויקט", ויש פרויקטים שכפופים למפרט כמו מפרט נת"י, למשל.

אם קיבלתם לוח זמנים שבו יום שישי מוגדר כיום עבודה – חלקי או מלא – מומלץ: הדליקו נורת אזהרה. ⚠
אם יש בלוח הזמנים פעילויות שמתחילות בכל מיני שעות בשעות היום… הסיבה פעמים רבות תהיה נעוצה ביום שישי שהוא חלק מיום עבודה מלא… מומלץ: הדליקו נורת אזהרה. ⚠
משמעות נורת האזהרה תהיה: הסיכוי לסיים את הפרויקט בזמן המתוכנן כפי שרשום בלוח הזמנים אינו גדול כלל… 🛑

ניהול לוחות זמנים: מה הפתרון?

ישנם שני פתרונות פשוטים מאד:

  1. להשאיר את ימי שישי וערבי חג כימים ללא עבודה.
    אם בשטח עובדים כמה שעות באותם הימים – אזי לוח הזמנים מייצג מצב בו כל את מה שלא הספקנו לעשות בימי החול – ננסה לסגור ביום שישי. סוג של "weekly buffer", מרווח שבועי, קטן. (בדגש על קטן, מאד קטן).
    כשאנחנו חושבים על משכי פעילויות, שבוע הוא 5 ימי עבודה. 10 ימי עבודה = שבועיים. שבוע וחצי – יהיה 7 ימים או 8 ימים, תלוי בנו.
    באופן זה יהיה פשוט לבנות את לוח הזמנים כך שכל פעילות תתחיל בתחילת יום עבודה ותסתיים בסיום יום עבודה. היישום של לוח הזמנים הזה בשטח – הוא קל, וככל שאנשים יצליחו לעמוד ביעדים שלו – כך כל התנהלות הפרויקט תהפוך להיות חיובית. 
  2. אם ממש ממש אתם חייבים להגדיר את יום שישי וערבי החג כימי עבודה – תעשו אותם בדיוק חצי יום מיום חול. יום שישי יהיה 4 שעות אם ימי החול יהיו 8. הוא יהיה 4.5 שעות אם ימי החול יהיו 9. בתצורה הזו, MS תראה בו חצי יום עבודה ותוכל לתזמן פעילויות בהתאם.
    אם תרצו פעילות שתתחיל ביום חמישי ותסתיים ביום ראשון – המשך שלה יהיה 2.5 ימים והתזמון יהיה מדויק. הפעילות הבאה תחל ביום שני. 
    בשום פנים ואופן לא להגדיר את יום שישי כ- 5/8 מיום חול או 6/8 מיום חול ובטח ובטח שלא 5/9 מיום חול.

המטרה האמיתית בכתיבת לוחות זמנים:

הגדרת לוח זמנים אמיתי, כך שאפשר יהיה לסיים פרויקטים בזמן. 

כתיבת תגובה

דילוג לתוכן