איך בוחרים אפליקציה או תוכנה לניהול פרויקטים?
אפליקציה לניהול פרויקטים

איך בוחרים אפליקציה או תוכנה לניהול פרויקטים?

מחפשים אפליקציה לניהול פרויקטים, תוכנות לניהול פרויקטים או כלי לניהול פרויקטים? אם יש לכם פרויקט עם מעט משימות – כנראה תבחרו ב- Excel . אבל, אם יש לכם הרבה משימות – אתם כנראה תבחרו ב- Project, Primavera או ASTA…

מהם הכלים לניהול פרויקטים שאתם צריכים כדי לנהל את הפרויקט שלכם בצורה מיטבית?

אז - איך נבחר אפליקציה או תוכנה לניהול פרויקטים שתשרת אותנו על הצד הטוב ביותר?

הפרויקטים של היום הופכים להיות מורכבים יותר ויותר, גדולים יותר ויותר וכולנו מחפשים תוכנה לניהול פרויקטים שתקל עלינו את החיים.

לפרויקט יש לפחות 3 תחומי תוכן מרכזיים בהם יש לטפל ואותם יש לנהל: תכולה, תקציב וזמן. (תחומים אחרים יכולים להיות – איכות, תקשורת, ותחומים מקצועיים אחרים הרלוונטיים לפרויקט).

בנושא הזמן – נדרש לכתוב תוכנית עבודה ולוח זמנים לפרויקט. ראו מאמר בנושא:  בניית תוכנית עבודה לפרויקט 

כדי לכתוב לוח זמנים – אנחנו מחפשים תוכנה לניהול פרויקטים שתעזור לנו. כדי להחליט על הכלי המתאים נשאל את עצמנו שתי שאלות מרכזיות:

1. כמה משימות יש לבצע? אם יש לנו לבצע כמה עשרות משימות נחפש כלי שונה מפרויקט עם מאות או אלפי משימות (נושאים לביצוע);
2. מה התלות בין הנושאים לביצוע?
– אם היא חלשה עד לא קיימת, כלומר, לא ממש עקרוני אם נעשה קודם את פעילות א' ואח"כ את ב' או הפוך, ויש לנו כמה עשרות משימות נחפש כלי שיעזור לנו עם "רשימות תיוג" – כלומר, רשימות של נושאים לביצוע בלי חשיבות לסדר ביצוע הנושאים ;
– אם התלות בין הנושאים חזקה מאד, כלומר, יש חשיבות גדולה לסדר הביצוע של הפעילויות ובמלים אחרות לא נוכל לבצע את פעילות ב' לפני שנסיים את פעילות א' – אזי נחפש תוכנות העוסקות בלוגיקה של הפרויקט.

כלי לניהול פרויקטים - תוכנות לניהול פרויקטים: ככה עושים את זה יעיל

אם יש לכם פרויקט שיש תלות חזקה בין המשימות שלו, אבל יש לכם מעט משימות – ואתם מחפשים תוכנה לניהול פרויקטים או כלים לניהול פרויקטים כנראה תבחרו ב- Excel כדי לצייר את המשימות ואת הסדר שלהן. אבל, אם יש לכם הרבה משימות – אתם כנראה תבחרו ב- Project, Primavera או ASTA. אם הפרויקט שלכם מורכב מהרבה משימות המתבצעות בטור (אחת אחרי השניה) ובייחוד אם הפרויקט מתבצע פיזית לאורך קו, למשל, כביש או פסי רכבת, יכול להיות שתבחרו ב- Tilos לניהול הפרויקט.

בכל מקרה, בלי קשר לכלי לניהול פרויקטים או ניהול פרויקטים תוכנה שתבחרו … תרצו לדעת מה הנתיב הקריטי שלכם. כדאי לדעת מה הנתיב הקריטי לפי CPM (Critical Path Method) ומה הנתיב הקריטי לפי HCP (Hidden Critical Path) ומה הנתיבים הקריטים הנסתרים. (מומלץ לקרוא את המאמר על ההבדל בין שתי השיטות – נתיב קריטי). ידיעת כל הנתיבים הללו והפעילויות המרכיבות אותם היא המפתח לניהול טוב של הפרויקט!

ה- CPM מוטמע ב- Project (שהוא מאוד מומלץ כ – כלי לניהול פרויקטים) ואיתו תדעו מי הנתיב שמביא את הפרויקט לתאריך המאוחר ביותר. כדי להטמיע גם את ה- HCP ב- Project יש להוריד אותו כאן:

יצרת גאנט – רגע לפני שהוא ישלח למישהו אחר, שווה לבדוק אותו
(בייחוד אם הצד השני יבדוק אותו גם ב- HCP-Go)

תוכנות לניהול פרויקטים - כלים לניהול פרויקטים - HCP-Go

HCP-Go  – נותן שלושה ערכים מוספים ראשונים מעבר לתשובה – מי הוא הנתיב הארוך ביותר ברשת ומי הם הנתיבים הקריטים הנסתרים:
1. תקציר מנהלים – מה מידת הצלחת הפרויקט? מיפוי כל הנתיבים ברשת, בעזרת פיתוח מתימטי נותן מפת הערכת סבירות לסיום הפרויקט בזמן המתוכנן, בביצוע התכולה המוגדרת בפעילויות ובעמידה בתקציב. ברגע שמנהלי הפרויקט רואים את מפת הסבירויות – הם יכולים להסיק מסקנות מיידיות לניהול הפרויקט. למשל:
פרויקט א' נראה כך:

HCP אפליקציה לניהול פרויקטים, כל מה שרצית לדעת - טל לבנון

פרויקט ב' נראה כך:

HCP אפליקציה לניהול פרויקטים, כל מה שרצית לדעת - טל לבנון

פרויקט ג' נראה כך:

HCP אפליקציה לניהול פרויקטים, כל מה שרצית לדעת - טל לבנון

ברור שפרויקט א' נמצא במצב הקשה ביותר, פרויקט ג' במצב הטוב ביותר ובפרויקט ב' – אפילו שכנראה אפשר לעמוד בלוח הזמנים, נצטרך לשלם על כך בתקציב.

בניתוח של HCP-Go – תוכנה לניהול פרויקט, לכל פרויקט – מתקבלת מפה משלו (שיכולה להשתנות מחודש לחודש בהתאם לדיווח ההתקדמות) ואי אפשר לחזות איזו מפה תתקבל. הכל תלוי בגאנט – בלוח הזמנים – שנכתב לביצוע הפרויקט.

2. דוח ניתוח איכות לוח הזמנים – תקציר כמות הנושאים הקשורים באיכות לוח הזמנים: כדי שלוח הזמנים יהיה לוח זמנים טוב, הוא צריך להיות ללא תקלות לוגיות. הסיבות לתקלות לוגיות יכולות להיות 'טעות סופר', אך על-פי רב, הסיבות נעוצות בבעיות בפרויקט. איתור התקלות הלוגיות מאפשר "לשים את האצבע" על המקומות הקשים ביותר בפרויקט באופן מיידי, ולעשות את מה שמנהלי פרויקט טובים עושים – מאתרים בעיות ומשחררים חסמים ובמלים אחרות: "פותחים פקקים".

פרויקט ד' למשל, יקבל תקציר כזה:

HCP אפליקציה לניהול פרויקטים, כל מה שרצית לדעת - טל לבנון

בעוד פרויקט ה' יקבל את התקציר הנכסף:

HCP אפליקציה לניהול פרויקטים, כל מה שרצית לדעת - טל לבנון

3. שיקוף מבנה הפרויקט: מיפוי הנתיבים הקריטים והקריטים הנסתרים מאפשר לדעת כמה נתיבים כאלו יש לכל מרווח. כששמים את הנתונים הללו בהיסטוגרמה, מתקבלת תמונה שקל מאד לפענח אותה.
• פרויקט טוב, כלומר פרויקט שהוא לא פשוט לביצוע אבל הוא אפשרי לביצוע, הוא פרויקט שההיסטוגרמה שלו נראית כמו עקומת התפלגות נורמלית (שנקראת גם עקומת גאוס / עקומת פעמון), או התחלה של עקומה כזו. למשל, פרויקט ו':

HCP אפליקציה לניהול פרויקטים, כל מה שרצית לדעת - טל לבנון

• פרויקט שנראה כמו א.ק.ג. של בני אדם, הוא פרויקט עם הרבה תקלות ובעיות. דופק – החיוני לבני האדם, "דופק" פרויקטים… למשל, פרויקט ז', כך נראית היסטוגרמת הנתיבים שלו:

HCP אפליקציה לניהול פרויקטים, כל מה שרצית לדעת - טל לבנון

• ומה אומרת היסטוגרמת נתיבים כמו בפרויקט ח'?

HCP אפליקציה לניהול פרויקטים, כל מה שרצית לדעת - טל לבנון

לאיזה פרויקט היא מתאימה יותר – לפרויקט בו "יושבים על המזוודה" כדי לסגור אותה? 

HCP אפליקציה לניהול פרויקטים, כל מה שרצית לדעת - טל לבנון

או לפרויקט בו מסדרים הכל בלי לחץ?

HCP אפליקציה לניהול פרויקטים, כל מה שרצית לדעת - טל לבנון

התשובה היא – הפרויקט עם "דחיסת הדברים למזוודה" זאת עם הרקע בצבע טורקיז…❗

קיבלת גאנט? HCP-Go מגן על הפרויקט שלך. הורד ל-Project. רוצה לדבר עם טל לבנון על כך?

תוכנה לניהול פרויקטים ואפליקציה לניהול פרויקטים שמקצרת לוחות זמנים

ויש עוד תובנות נוספות מה- HCP, כגון – אפשרויות לקיצור לוח הזמנים של הפרויקט, איתור נושאי סיכון בפרויקט – כמו פעילויות מקבילות על הנתיב הקריטי של ה- HCP, פעילויות הנתיבים הקריטים והנסתרים – המהוות בסיסי לניהול סיכונים בפרויקט, פעילויות קשות למעקב ועוד.

איזה כלים לניהול פרויקטים אני צריך? מהן ה – תוכנות לניהול פרויקטים המומלצות? האם אני צריך להיות מומחה לוחות זמנים כדי להבין את הכלי ולעבוד אתו? ממש לא. כמובן, שאם אתה מומחה – זה רק יתרון, אבל גם אם לא, הכלי פשוט להטמעה ולשימוש ב- Project, הדוח נכתב בעברית (או באנגלית) וכל ממצא בדוח מוסבר. הטמעת תוצאות הנתיבים הקריטים והקריטיים נסתרים ב- Project נעשית בלחיצת כפתור ומשם קל לראות אותם. ואם רוכשים רשיון – הדוח המלא מתקבל עם הלוגו שלכם, תחת השם שלכם – כלי ה- HCP אצלכם, לשימושכם המלא ו… בהצלחה בפרויקט!

אהבת את המאמר?

אנחנו מזמינים אותך לקרוא את המאמר הבא:
Share on facebook
Share on linkedin
Share on whatsapp

יש אנשים שאכפת לך מהם? זה הזמן לשתף! 
רוצה לשאול משהו או להגיב? בכיף! פה, בתגובות
רוצה לומר רק לי משהו? יש לציין זאת בתחילת התגובה והתגובה לא תפורסם

כתיבת תגובה

דילוג לתוכן