הנושאים במאמר:
- איזו השפעה יש למלחמה על פרויקטים בבנייה ותשתיות?
- האם צריך להסביר את מה שקורה בלוחות הזמנים?
- איך משקפים את כל תהליך ההאטה בלוח הזמנים של הפרויקט?
- אפשרות ראשונה – פעילות עצירה.
- איפה נציב את הפעילות בלוח הזמנים?
- איך נגדיר את הפעילות?
- אפשרות שניה – הארכת פעילות והערת הסבר.
- האם כדאי לשנות את לוח השנה?
- האם כדאי להוסיף אילוצים?
- האם אפשר או בכלל מותר להוסיף שורות ללוח הזמנים?
07/10/2023. תאריך שאף ישראלי לא ישכח. מלחמת "חרבות ברזל" פורצת. כל מהלך החיים השתנה לכולנו. אבל, שכול, כאב, חטופים. הצבא מגייס את כוחותיו, אנשי המדינה מתגייסים לפעולות שונות וההשפעה של כל הדברים באה לידי ביטוי בכל תחומי החיים.
איזו השפעה יש למלחמה על פרויקטים בבנייה ותשתיות?
למלחמה יש השפעה רבה על כל הפרויקטים בבנייה ותשתיות:
בפרויקטים רבים אין תנועה – אין אנשים המגיעים בבוקר לעבוד בפרויקט. אנשים גויסו, עובדים זרים עזבו את הארץ ולעובדים רבים אחרים אין עתה אישור להכנס לארץ. הפרויקטים האלו נמצאים בהדממה.
בפרויקטים בהם יש עובדים, מתברר שציוד רב גויס למלחמה כגון כלי רכב או משאיות, וכמעט ואין אפשרות לקדם את העבודה כפי שתוכננה.
בפרויקטים בהם יש עובדים ויש ציוד, המפעלים המייצרים את המשאבים הנדרשים, כדוגמת בטון או ברזל – אם הם ממוקמים בדרום – הם לא מצליחים לעבוד בזמן ירי הטילים על ישראל, וכשהם מצליחים העבודות הנמצאות בסדר העדיפות הן עבודות לטובת המאמץ המלחמתי. אם נדרש רכש מחו"ל – זמני האספקה מתארכים עקב עיכובים במשלוחים. כך שגם בפרויקטים אלו כל הפעילויות מושפעות, מואטות או נעצרות וממתינים לאספקה שתגיע.
מנוע ענף הבנייה והתשתיות, שהוא חיוני לכלכלת המדינה, נבלם בעצירת חירום עם פריצת המלחמה, ומאז, שבוע רודף שבוע, והמנוע פועל בעצימות נמוכה בלבד.
האם צריך להסביר את מה שקורה בלוחות הזמנים?
במילה אחת, התשובה היא: כן. 😊
למה?
ללוח זמנים יש מספר מטרות.
• המטרה הראשונה היא לשקף את מה שקורה בפרויקט, עכשיו, לכל מי שקורא את לוח הזמנים, ולאפשר לנתח את המצב ולהסיק מסקנות – מה כדאי לעשות, מה צריך לעשות.
• המטרה השניה של לוח הזמנים היא לתעד את מהלכי הפרויקט, לעתיד, במידה והדברים יתגלגלו לידי תביעה ואז ניתן יהיה להוכיח מה קרה ומה היו ההשלכות של כל מה שהתרחש.
לכן, תיעוד כל מה שהתרחש בפרויקט הינו חיוני – גם לעכשיו וגם לעתיד.
אופן התיעוד הינו בעל חשיבות רבה – גם לקורא וגם לניתוח לוח הזמנים ב- CPM וב- HCP.
איך משקפים את כל תהליך ההאטה בלוח הזמנים של הפרויקט?
ישנם הרבה מאד כלים והרבה מאד אפשרויות לתיעוד העיכובים אשר גורמת המלחמה בפרויקטים השונים. לכל פרויקט יש לבחור את הדרך המתאימה ביותר לתיאור מה שקורה בפרויקט, או לשלב בלוח הזמנים של הפרויקט מספר דרכים.
בנוסף, יש כלל מנחה שנדרש תמיד, ועל אחת כמה וכמה נדרש עכשיו, והוא: פשטות. 😎
יש להסביר את מה שקורה בפרויקט בצורה הפשוטה ביותר והברורה ביותר, כך שכל מי שיודע לקרוא לוחות זמנים יבין בקלות מה קרה ולמה.
נדגים את האפשרויות השונות על מקטע ביצוע הפרויקט מה- 24/09/2023 ועד 15/10/2023.
👈 נניח שאנו מגיעים לעדכן את הפרויקט בתאריך 15/10/2023.
אפשרות ראשונה – פעילות עצירה
בעקבות מלחמת 'חרבות ברזל', הושבת האתר מתאריך 08/10/2023 ועד תאריך 12/10/2023 (5 ימי עבודה). המשמעות היא, מבחינתנו, שכל פעילויות הביצוע נעצרו.
מצב כזה כדאי להציג כפעילות, ששמה יוגדר "השבתת אתר בזמן מלחמת 'חרבות ברזל' ".
איפה נציב את הפעילות בלוח הזמנים?
הפעילות משפיעה על שני הערסלים: ערסל 1, ערסל 2.
בהנחה שההשפעה שלה זהה על שני הערסלים, כלומר בשניהם היא גרמה לאותה עצירת עבודה בת 5 ימים בפרויקט, נעדיף לכתוב פעילות אחת בפרויקט כולו שתייצג את עצירת העבודה.
פעילות יחידה נדרש למקם באותה הרמה כמו הערסלים – ברמה העליונה ביותר. ניתן לבחור – האם נשים אותה לפני ערסל 1, בין הערסלים או לאחר ערסל 2. להלן שיקולים שונים אפשריים לבחירה:
• לפני הערסלים –
היתרון המרכזי: זהו הדבר הראשון שמי שקורא את הגאנט יראה. מאחר שזו פעילות מאד חשובה, ניתן לשים אותה לפני הערסלים.
החסרון המרכזי: פתרון זה משנה את מספור ה- WBS האוטומטי (אלא אם מגדירים מספור ידני) ומשנה את מספרי השורות של הערסלים. יש לשים לב כי יש שדה הנקרא 'מזהה ייחודי' שמומלץ להשתמש בו במצב של בחינת פעילויות בהשוואה בין קבצים, ולכן שינוי מספרי השורות אינן רלוונטי.
• בין הערסלים –
היתרון המרכזי: מאחר שהפעילות לא משפיעה על תחילת ביצוע הערסלים אלא יותר לקראת סופם, בעצם מיקום הפעילות בין הערסלים, הפעילות קרובה יותר (מבחינת שורות בגאנט) לפעילויות עליהן היא משפיעה.
החסרון המרכזי: בגאנט גדול, הפעילות לא תהיה 'זמינה מול העיניים' לקורא לוח הזמנים. בנוסף, אם יש לנו מספר ערסלים המושפעים מעצירת העבודה – לקורא לא תהיה חוקיות בקריאת הגאנט (פעילות המלחמה היא לפני ערסל הביצוע או אחריו?), דבר שהופך את הקריאה לפחות נוחה.
• אחרי הערסלים –
היתרון המרכזי: יש חוקיות בקריאת הלו"ז, ה- WBS לא משתנים, מספרי השורות אינם משתנים.
החסרון המרכזי: זו שורה מאד חשובה ומשמעותית בגאנט, ובפתרון הזה – זו השורה האחרונה שמי שקורא את הגאנט יראה. ביננו, כמה אנשים שמקבלים גאנט בן מאות או אלפי שורות מגיעים לשורה האחרונה בלי הפניה והנחיה מדויקת? 🤔
💡 לדעתי, הפתרון הנכון הוא הפתרון לפיו כתיבת השורה תהיה לפני הערסלים.
איך נגדיר את הפעילות?
בהוספת הפעילות ללוח הזמנים נבצע את הדברים הבאים:
1. הגדרת שם הפעילות: השבתת אתר בזמן מלחמת 'חרבות ברזל'.
2. בשדה "הערות" ב'מידע אודות פעילות' נכתוב את התאריך שבו אנחנו כותבים את ההערה, ונוסיף הסבר. למשל: 15/10/2023 – בתאריך 07/10/2023 פרצה מלחמת "חרבות ברזל" וכתוצאה מכך הושבת האתר בהוראת המזמין במשך 5 ימי עבודה בין תאריכים 08/10/2023-12/10/2023.
3. הפעילויות המקדימות לפעילות יהיו כל הפעילויות שהספקנו לבצע ונעצרו.
א. אם הפעילות המקדימה הסתיימה והפעילות העוקבת לא החלה – נקשר את הפעילויות בהתאמה, למשל, בדוגמה שלנו – פעילות B תקדים להשבתה, וההשבתה תקדים לפעילות C.
ב. אם הפעילות המקדימה החלה אך לא הסתיימה, רצוי לחלק אותה לשתי פעילויות, לציין את שמותיהן בהתאמה, ולתת הסבר מתאים בשדה 'הערות'. למשל, בדוגמה שלנו, פעילות ד תפוצל לשתי פעילויות:
i. תחילת ד לפני ההשבתה.
ii. המשך ד לאחר סיום ההשבתה.
ג. פעילת 'תחילת ד לפני ההשבתה' תקדים לפעילות ההשבתה, שתקדים לפעילות 'המשך ד לאחר סיום ההשבתה'.
💡 יש לשים לב – זהו תאור פשוט. במציאות, לאחר ההשבתה יתכן ופעילות ד לא תמשך 4 ימים מסיבות שונות. למשל – לקבלן ידרשו ימי התארגנות מחדש ו/או הקבלן ידרש לתקן את הפעילויות שהחלו ב'תחילת ד' בגלל ההמתנה שנכפתה על הפרויקט (ויש סיבות רבות ומגוונות אחרות). המציאות מורכבת ויש לתאר אותה לפרטים, כפי שהיא מתרחשת.
אפשרות שניה – הארכת פעילות והערת הסבר
ישנן פעילויות שהחלו לפני פרוץ המלחמה, אבל הן לא נעצרות, אלא הן מואטות. הן מושפעות מהמלחמה וממשיכות את הביצוע שלהן אך לאט יותר, בעצימות נמוכה. למשל:
• אספקת חומרים מחו"ל – האספקה לא נעצרה, אבל השילוח לארץ איטי יותר.
• מספר הפועלים שמגיע לעבודה הינו חצי מהמתוכנן – אזי העבודה לא נעצרת, אבל היא מתבצעת לאט יותר.
במצב הזה – אין עצירה מוחלטת של העבודה ולכן לא נשתמש בפתרון הקודם, אלא נשנה את משך הפעילות ונוסיף הסבר מתאים ב'הערות'. למשל, בדוגמה שלנו, פעילות "הזמנת חומרים לפעילות D" שהיתה אמורה להסתיים ב- 12/10/2023, מתעכבת, ועתה החומרים יסופקו מהמפעל רק ב- 22/10/2023.
האם כדאי לשנות את לוח השנה?
במילה אחת: לא.
אם נשנה את לוח השנה ונוסיף 5 ימים ללא עבודה בין תאריכים 12-17/10/2023, תאריכי סיום הפעילויות יהיו זהים לאלו שיצרנו בלו"ז שלנו. אבל (וזהו אבל גדול) כל מי שיקרא את לוח הזמנים של הפרויקט לא יראה שהוספו ימי אי עבודה ללוח השנה ולא יוכל למצוא בקלות (אלא עם השקעת עבודה) את כל הפעילויות שהושפעו כתוצאה מהשינוי בלוח השנה.
כך שאם מישהו ישאל – "רגע, אז לְמה גרמה לנו המלחמה?" – התשובה לשאלה הזו תהיה מאד קשה.
מעבר לכך – שינוי בלוח השנה הינו שינוי מהותי בלו"ז. אם זהו לו"ז עדכון שאחד מהצדדים בחוזה נדרש להגיש לצד השני – אין לעשות שינוי בלוח השנה אלא בהסכמת שני הצדדים בלבד.
האם כדאי להוסיף אילוצים?
אם אתם משתמשים בחישובי CPM לניתוח לוח הזמנים – התשובה היא 'לא'. CPM רגיש מאד להגדרות אילוצים והחישובים שלו משתנים מקצה לקצה עם הוספת אילוצים. נתיבים קריטיים לפי CPM יכולים להעלם כליל בעוד נתיבים אחרים יהפכו להיות קריטיים בגלל אילוץ אחד "קטן" בפרויקט.
אם אתם משתמשים בניתוח HCP-Go ללוח הזמנים להבנת הפרויקט שלכם – HCP אדיש לכל האילוצים ואתם יכולים להוסיף אותם כיד המלך. עם זאת, יש לשים לב, כי גם אם הוספתם אילוץ – אתם עדיין חייבים לבנות את לוח הזמנים כך שיש לכם לכל פעילות (כולל זו עם האילוץ) מקדימות ועוקבות – כדי שרצף העבודות בפרויקט יבוא לידי ביטוי בלו"ז שלכם בדיוק כמו שהתרחש במציאות.
האם אפשר או בכלל מותר להוסיף שורות ללוח הזמנים?
בוודאי!
כשאנחנו בונים לוח זמנים בסיסי – אנחנו רוצים ומקווים שכך הפרויקט יתקדם, יתנהל ויתבצע. אבל, המציאות חזקה יותר מאיתנו, ודברים תמיד קורים, דברים משתנים, שיטות עבודה משתנות, אנחנו חושבים על הדברים ומוצאים דרכים אחרות לבצע את מה שרצינו וכמו שאמרו גדולים לפני – כל תוכנית היא בסיס לשינויים.
ו… לוח הזמנים המעודכן צריך לתאר את המציאות. כל הזמן.
לכן – תמיד נדרש להוסיף ללוח הזמנים פעילויות חדשות, לשנות סדרי עבודה או לחלק פעילויות לחלקים שונים. הכל לפי מה שמתרחש במציאות.
לפיכך, אפשר ומותר להוסיף שורות ללוח הזמנים, ולכל שורה אותה מוסיפים או משנים יש לכתוב הערה בשדה המיועד לכך (לא שדה טקסט רגיל) ובה לתאר: מתי אנחנו כותבים את ההערה, מהן העובדות והנתונים שאנחנו רוצים לפרט לגבי אותה הפעילות ומה הם השינויים שביצענו בלוח הזמנים כתוצאה מכך.
לסיים פרויקטים בזמן – זה רק חלום או שאפשר להגשים במציאות?
שיחה בת 30 דקות, ללא עלות, עם טל לבנון.
קליק, פרטים ונחזור אליך. מבטיחים.
