בתוכנת MS Project בסרגל "פעילויות" באזור "לוח זמנים" יש כפתור שנקרא "בטל".
כשאנחנו מבצעים פרויקט, הרבה פעמים פעילויות שלא חשבנו עליהן – נוספות לתכולת הפרויקט, ופעילויות שתכננו לבצע – מתבטלות.
האם מבטלים את הפעילויות שבוטלו בעזרת הכפתור "בטל"?
התשובה המהירה והקצרה היא: לא. ליתר דיוק: ממש לא.
כדי להבין למה, נבחן מה באמת עושה הכפתור.
MS Project: מה עושה כפתור ה"בטל"?
ההסבר הטוב ביותר הינו בדוגמא. להלן מיני פרויקט בן 5 פעילויות. הפרויקט מתחיל ב- 15 לאוגוסט ומסתיים לאחר 6 ימי עבודה:
אם נרצה לבטל את פעילות ג', נסמן את פעילות זו ונלחץ על כפתור ה"בטל".
תמיד רצית לדעת – איך לשלוט בכל הפרטים הקטנים בפרויקט?
איך לדעת אם קיבלתי גאנט טוב?
איך להבין את כל מה שחבוי בגאנט? וגם…
איך אפשר לדעת אם הפרויקט יכול להסתיים בזמן?
אם ענית 'כן' – אז יש לנו פתרון בשבילך!
כפתור זה לכאורה, ביטל את הפעילות.
למה אני אומרת 'לכאורה'? הרי ג' מסומנת כמחוקה, התצורה הגראפית שלה השתנתה והפכה לריבוע המסומן בקו חלש והוא ריק, הקשר העוקב שינה גוון ומשך הפרויקט כולו התקצר מ- 6 ימי עבודה ל- 5 ימי עבודה. אז למה 'לכאורה'?
הסיבה היא: ה- MS Project "מוחקת" את משך הפעילות, אבל מותירה את הקשרים הלוגיים ללא שינוי. במלים אחרות: הכפתור לא מוחק את כל המידע הקשור בפעילות עצמה, אלא משאיר אותו בפעילות ובפעילויות המקושרות לה.
כשפעילות מסומנת כמבוטלת, לכאורה גם הקשרים מתבטלים. אבל, הפעילויות שקושרו לאותה הפעילות – הן כמקדימות והן כעוקבות – אצלן הקשרים נותרים ללא שינוי – ואת זה אי אפשר לראות, בוודאי לא בלוח זמנים עם עשרות, מאות ואלפי פעילויות.
במיני-הפרויקט שלנו:
- לפעילות 'א' אין באמת עוקבת – כי פעילות ג' בוטלה. אבל בפרויקט, לפעילות א' לכאורה יש פעילות עוקבת, פעילות #3. אי אפשר לדעת שהפעילות העוקבת בעצם בוטלה.
- לפעילות 'ה' אין באמת מקדימה – אבל אי אפשר לדעת גם את זאת, כי לפי הכיתוב פעילות #3 מקדימה לה.
MS Project: האם זה הפירוש היחידי האפשרי לביטול פעילות?
הפתרון של MS Project, למחוק את משך הפעילות ולהותיר את הקשרים – זהו פירוש מסוים של רעיון "ביטול פעילות".
יש אפשרות לפירוש אחר, על-פיו ביטול פעילות משמעותו מחיקת הפעילות לחלוטין. במצב הזה – לפעילות א' לא תהיה פעילות עוקבת (מצב לא תקין) ולפעילות ה' לא תהיה פעילות מקדימה, דבר שיגרום לפעילות ה' להתחיל ביום הראשון של הפרויקט:
שאלה בנושא לוחות זמנים? התלבטות בנושאי גאנט?
שיחה בת 30 דקות, ללא עלות, עם טל לבנון.
קליק, פרטים ונחזור אליך. מבטיחים.
אין אפשרות להחליט באופן מוחלט אילו מהפירושים הוא הנכון. יהיו פרויקטים להם האפשרות של MS Project תתאים, ויהיו פרויקטים להם אפשרות המחיקה תתאים, ויהיו גם כאלה, שתדרש מחיקה, אך המקדימה לפעילות ה' לא תהיה פעילות א' כי אם פעילות ב' ואולי בכלל תכתב פעילות ו' חדשה, שתקדים ל-ה'.
MS Project: מה קורה כאשר הקשרים אינם רק סיום-להתחלה אלא קשרים מורכבים יותר?
כאשר לפעילויות יש קשרי הה (התחלה להתחלה) או סס (סיום לסיום) עם השהיות – התוצאות יכולות להיות מאד מורכבות ולא הגיוניות.
נתחיל שוב בדוגמת מיני הפרויקט שלנו, עם שינוי קל – פעילות ג' מקושרת לפעילות ה' בקשר סיום לסיום + 2 ימים:
עתה, נבטל את פעילות ג' בעזרת כפתור ה"בטל":
האם באמת התכוונו שפעילות 'ה' תסתיים עם 'א' או שהיא צריכה להסתיים שלושה ימים לאחר 'א'? ואולי היא (לוגית) בכלל לא קשורה ב- 'א' אלא רק ב- 'ב', ברגע שמבטלים את תכולת העבודה? והאם היא באמת יכולה להתחיל לפני ש'א' ו- 'ב' מסתיימות?
MS Project: מה היתה כוונת המקור ב- Project לכפתור הזה?
בהגדרות Project לאפשרות ה"בטל" מתואר כי אפשרות זו נוצרה כדי לבדוק הוספת תכולות והורדת תכולות מפרויקט וההשפעה של פעילות זו (הוספה או הורדה) על הפרויקט עצמו. שמו במקור הוא 'Active' – דבר המעיד בצורה טובה יותר על המטרה של הלחצן.
למסמכי המקור של Project, ניתן ללחוץ כאן.
השימוש הנפוץ של האפשרות הזו, הוא בבחינה של הוספת והורדת תכולה לפני ביצוע או בתביעות – כשרוצים לבדוק את ההשפעה של עיכוב זה או אחר על לוח הזמנים, למשל, בשיטת TIA – Time Impact Analysis).
ההמלצה שלי: איך לבטל פעילות בלוח הזמנים?
כדי לענות על השאלה הזו באופן מלא – יש להפריד בין המקרים השונים (יתכן שיש מקרים נוספים – מוזמנים לכתוב לי בהערות ואתייחס):
1. הפרויקט שלך, בשבילך – ואין צורך לדווח לאף אחד מה קרה ולמה.
2. פרויקט שיש לו לוח זמנים בסיסי ונדרש לדווח לגורם אחר על כל שינוי בפרויקט וגם לנתח מה גרם לשינויים בפרויקט.
3. בחינת חלופות לביצוע בפרויקט.
4. ניתוח לוח זמנים לתביעה.
מקרה #1 – הפרויקט שלך, בשבילך – ואין צורך לדווח לאף אחד מה קרה ולמה
במצב זה, אני ממליצה למחוק את הפעילות. אם אין צורך לשמור היסטוריה – בשביל מה להחזיק שורות של פעילויות שאינן רלוונטיות? לאחר המחיקה, כדי לוודא שלא נוצרו תקלות, או לחילופין, כדי למצוא את התקלות מבעוד מועד ולטפל בהן – מומלץ להריץ HCP-Go על לוח הזמנים. בנוסף, תוכלו לוודא שהנתיבים שאתם חושבים שהם קריטיים וקריטיים נסתרים – הם אותם הנתיבים שגם הגאנט "חושב" שהם הקריטיים והקריטיים הנסתרים.
מקרה #2 – פרויקט שיש לו לוח זמנים בסיסי ונדרש לדווח לגורם אחר על כל שינוי בפרויקט וגם לנתח מה גרם לשינויים בפרויקט
במצב הזה, בוודאות אסור למחוק את הפעילויות המבוטלות. יש שתי סיבות לכך:
א. לכשידרש לחקור ולהשוות מה קרה ולמה – צריך שהפעילויות שבוטלו יהיו רשומות – כדי להוכיח שהן היו ובוטלו, על כל המשתמע מכך בפרויקט.
ב. קוריוז קטן – בפרויקטים גדולים, מנסיוני, יש לפעילויות מבוטלות נטייה לחזור לחיים ולחזור לפרויקט. זוהי סיבה מצוינת – למה לא למחוק פעילויות.
לכן, אם מחד אנחנו לא מוחקים פעילות, אך אנחנו רוצים שהיא לא תשפיע על הפרויקט יש לבצע את השלבים הבאים:
1. לאפס את משך הפעילות.
2. לוודא שכל הפעילויות המקדימות והעוקבות הן בקשר סה (סיום-התחלה) בלבד ואין שימוש בהשהיות.
או (בהתאם למתרחש בפרויקט)
למחוק את הקשרים ולוודא שנשארים כל הקשרים הנדרשים לפעילויות המקדימות והעוקבות.
3. לכתוב בשדה הערות את התאריך בו אתם מבצעים את השינוי, ולתאר את השינוי שעשיתם בלוח הזמנים ואת הסיבה לשינוי.
מקרה #3 – בחינת חלופות לביצוע בפרויקט
זאת היתה מטרת הלחצן. יש לשים לב לביצוע קישורים נכונים של כל חלופה למקדימות ולעוקבות שלה. למשל, מיני הפרויקט הבא, עם שתי חלופות לביצוע:
נשתמש בכפתור ה"בטל" כדי לבטל את חלופה 2 ולראות מה יקרה עם חלופה 1:
נשתמש בכפתור ה"בטל" כדי להחזיר את חלופה 2 לביצוע ולבטל את חלופה 1:
מקרה #4 – ניתוח לוח זמנים לתביעה
קיימים מצבים בהם רוצים להוכיח עיכובים שנגרמו ע"י אחד מהצדדים. בסיטואציה הזו, ניתן לקחת את לוח הזמנים הבסיסי ולהציב עליו את כל העיכובים שאותו גורם יצר, ובעזרת כפתור ה"בטל" לבדוק את ההשפעה של כל עיכוב ועיכוב לחוד, על לוח הזמנים, וההשפעה של כולם ביחד.
יש לשים לב, כי כפי שתואר לעיל, לנושא הקשרים יש השפעה גדולה מאד על התהליך ועל התוצאות שלו – ולכן יש לבצע זאת בזהירות רבה, תוך הקפדה רבה על כל הפרטים ובקרה הדוקה.
