HCP – ביקורת בונה או ביקורת קשה (הורסת)?

HCP – ביקורת בונה או ביקורת קשה (הורסת)?

ביקורת בונה או ביקורת קשה (הורסת)

החלק השני של דוח ה- HCP, הנקרא "דוח ניתוח איכות לוח הזמנים", מכיל נושאים שיש לתקן בלוח הזמנים – או לכל הפחות לבדוק, ולתת הסבר ממש טוב – למה זה כתוב כך.

אפשר לראות את רשימת הנושאים הזו כרשימת "ביקורת קשה" – המסבירה מדוע יש בעיה עם לוח הזמנים.

זה נכון רק אם –

  • לוח הזמנים נבנה עם "מלכודות" לצד השני – ואז "תפיסת" המלכודות הללו, "נתפסת" כביקורת קשה.

או

  • לוח הזמנים נבנה בחוסר מקצועיות, תוך התיימרות לעבודה מקצועית.

ובקיצור – לוח הזמנים נבנה בחוסר תום לב.

במצבים האלו, כל "תקלה" בלוח הזמנים היא באמת ביקורת קשה – כי מי שעשה את התקלה "נתפס" בקלקלתו.

אבל, אם לוח הזמנים נבנה בתום לב, מתוך כוונה לבנות לוח זמנים אמיתי, לביצוע, כדי שהפרויקט יגיע אל קו הסיום שלו בהצלחה (כלומר, תוך עמידה לפחות בלוח הזמנים), אזי כל תקלה המאותרת בגאנט – מסייעת לפתור בעיות צפויות ובכך עוזרת לפרויקט להגיע אל יעד המבטחים! במצב הזה, הביקורת הינה ביקורת בונה. 😊

כשמחפשים את התקלות בלוח הזמנים, ניתן לחפש חלק מהתקלות בעזרת פעילויות ידניות. למשל, האם לכל הפעילויות בלוח הזמנים יש פעילויות עוקבות?
לעומת זאת, יש בעיות שאפשר לאתר רק בחיפוש נתיבים, למשל: פעילות עוקבת – אשר צריכה להיות מאוחרת יותר – שמקדימה את הפעילות המקדימה לה!

היתרון הגדול ב- HCP Go הוא שכל התקלות מאותרות לפי נושאים, וכל נושא מפורט וכולל את רשימת הפעילויות שיש לתקן. כך אפשר לטייב את לוח הזמנים ולהגיע לתוכנית עבודה שתואמת מציאות!

בהנחה כי לוח הזמנים נבנה בתום לב, ללא "פחים" או "מלכודות" לאף צד המשתתף בביצוע הפרויקט, ישנן שתי סיבות מרכזיות לקיום התקלות:

  • טעויות אנוש – בלוח זמנים עם מאות או אלפי פעילויות, זה אך טבעי ומובן מאליו שקורות טעויות. אף אחד לא מושלם (בוודאי שלא אני), ולו"ז שנכתב אינו יכול להיות מושלם. הדבר הטוב הוא – שאת הטעויות האלו קל לתקן.
  • טעויות אחרות, לא קורות "סתם". לכל אחת יש סיבה. על כל טעות כזו נדרש לשאול – למה?
    • למה כתבתם ככה?
    • למה חשבתם ככה?

התשובות המתקבלות משאלות ה"למה" האלו מרתקות וחושפות המון בעיות: לעיתים ניסו להחביא את הבעיות בגאנט ולעיתים ניסו פשוט להתעלם מהן בפרויקט.

אולי הן יעלמו לבד עם הזמן?

קבלו ספוילר:  זה אף פעם לא יקרה… בעיה שלא מטפלים בה בהתחלה, כשהיא קטנה, רק גדלה ובסוף מתפוצצת לנו בפנים…

אילו נושאים נבדקים ב- HCP Go בפרק "איכות לוח הזמנים"?

סעיף 2.2. פעילויות לא מקושרות לפעילויות עוקבות

כאשר לפעילות אין פעילות עוקבת, יכולות להיות לכך מספר משמעויות. נבחן אותן מהמקרה הקל אל הכבד:

  1. זו פעילות הסיום בפרויקט – אין אחריה עבודה נדרשת. אם יש רק אחת כזו – מצוין!
    אם יש מספר פעילויות סיום – אז:
    או שאלו מספר פרויקטים נפרדים בתוך הפרויקט הכללי – וחשוב לנתח כל אחד בנפרד (ב- HCP Go, בשלב השלישי, ניתן לבחור פעילויות שונות בתור פעילויות סיום ובכך לבצע הרצות שונות).
    או שאפשר לקשר את כולן לא"ד סיום הפרויקט.
  2. קיימת פעילות אחרי הפעילות הזו! נקשר אותן, ושום דבר נורא לא ישתנה בגאנט – נוסיף את הקשר ונמשיך הלאה.
  3. קיימת פעילות אחרי הפעילות הזו – נקשר אותן, והפרויקט מתאחר עתה צריך להוסיף את הקשר (המציאות לא תוותר לנו על הקישור הזה) וננסה לבדוק איך מחזירים את לוח הזמנים לתאריך היעד
  4. קיימת פעילות אחרי הפעילות הזו – אבל אי אפשר למצוא אותה בגאנט! יש לכתוב את הפעילויות החסרות, ולקשר אותן בלוח הזמנים

הערה: לפעילויות ללא פעילויות עוקבות, ה- HCP Go מתייחס כאל סיום נתיבים. אם יש הרבה כאלה – נוצר מצב בו יש הרבה נתיבים קצרים בגאנט – ודבר זה מעוות את תמונה כולה.

 הערה נוספת: אבני דרך חשוב מאד לקשר לפעילויות ביצוע ולא לאבני דרך אחרות. להסבר מפורט ראו:

אבני דרך בלוחות זמנים

סעיף 2.3. קשרי התחלה-לסיום

קשרי התחלה-לסיום (הס) מסמלים שהפעילות העוקבת נגמרת כאשר הפעילות המקדימה מתחילה. באופן כללי, לא מומלץ להשתמש בסוג זה של קשר, מכיוון שהוא עלול לגרום לקשיים בביצוע הפרויקט.

קשר זה מסמל גמישות מחשבתית: לחשוב מהסוף להתחלה. גמישות מחשבתית היא דבר מצוין! אבל… המציאות נעה בכיוון אחד – מהעבר אל ההווה ומשם אל העתיד, ואין לנו (בינתיים) אפשרות לנוע אחורה בזמן (למעט בסרטים ובספרים).

הגאנט צריך לתאר את המציאות – ולכן קשר זה לא צריך להיות בלוח הזמנים.

קיים הסבר נוסף מדוע לא להשתמש בקשר זה: אם משתמשים בקשר התחלה-לסיום בלוח הזמנים, ומעדכנים את לוח הזמנים ולפתע מצליחים להקדים את הפעילויות המקדימות לקשר זה – בהחלט יכול להיות מצב שפעילות זו, הקשורה בקשר התחלה לסיום תהיה לפתע בתאריכי עבר – כבר היינו צריכים כבר לבצע אותה בעבר… ואז תהיה לנו תקלה רצינית! השיטה למנוע את התקלה – פשוטה: לא להשתמש בקשר התחלה-לסיום.

אז למה, כל תוכנות לוחות הזמנים נותנות את האפשרות לקשר התחלה-לסיום? יש כנראה הרבה סיבות, הן לא קשורות ללוחות זמנים…

אזהרת ניתוח: אנו ממליצים שכל קשרי התחלה-לסיום יוחלפו בקשרי סיום-להתחלה, קשרי סיום-לסיום או קשרי התחלה-להתחלה, אלא אם כן, הלוגיקה של כל לוח הזמנים מושתתת על התחלה בסוף הפרויקט וסיום בהתחלתו.

להסברים נוספים על >> קשרים בלוחות הזמנים .

סעיף 2.4. פעילויות עם פעילויות עוקבות מקדימות

פעילות עוקבת היא הפעילות שבאה לאחר פעילות.  

עם זאת, בלוחות זמנים נוצרים מצבים בהם הפעילות העוקבת מקדימה לפעילות המקדימה לה…

נשמע מסובך? בהחלט! האם מצב זה יכול להתרחש במציאות? לא!

אז איך זה קורה? זה קורה, למשל, כשבוחרים להשתמש בהשהיות שליליות כדי לקצר את לוח הזמנים.

יש לשים לב, שמאד לא כדאי (בלשון עדינה) להשתמש בהשהיות שליליות, מאחר וגם הן (כמו קשרי הס, התחלה-לסיום) מתארות סדר עבודה מהעתיד לעבר – וזה, כידוע, לא יכול להתקיים במציאות.

איך לפתור את הבעיה? לשנות את הקשר או לשנות את ההשהיה להשהיה חיובית ולא שלילית.

סעיף 2.5. חוסר תאימות בין הגדרת משכי פעילויות ללוח הזמנים

בלוח הזמנים הוגדר משך מסוים לפעילות.
בלוח הזמנים מוגדר לוח שנה.
בלוח הזמנים ישנן הגדרות בסיסיות כגון: שעת התחלת העבודה ביום, שעת סיום העבודה ביום, כמה שעות עבודה יש ביום, בשבוע, כמה ימי עבודה יש בחודש.

פעמים רבות משתמשים משנים את הגדרות לוח השנה, אבל לא משנים את ההגדרות הבסיסיות. באופן זה אפשר ליצור את השעה ה 25 ביום, או להוסיף את החודש ה- 13 בשנה ואולי לפספס חודש עבודה בשנה…

לפרטים נוספים לחצו כאן >> תעלומת הזמן האבוד" – או – איך יוצרים את השעה ה- 25 ביממה / את החודש ה- 13 בשנה

אפליקציית HCP Go בודקת את כל ההגדרות וממפה את הפערים בין משך הזמן המוגדר לפעילות (= משך מתוכנן), לבין המשך המחושב לפי ההגדרות הבסיסיות (שהן ההגדרות החזקות יותר בלוח הזמנים). ההפרש בין המשך המחושב למשך המתוכנן הינו ערך אי ההתאמה.

ערך אי התאמה חיובי מעיד שהמשך המחושב ארוך יותר מהמשך המוגדר לפעילות בגאנט. דבר זה יכול להגרם כתוצאה מהגדרת ימי חופשה או מפיצול פעילות.

יש לבדוק כל ערך אי התאמה שלילי, מאחר והוא מעיד שהמשך המחושב קטן מהמשך המוגדר לפעילות. מצב זה יכול להיות כתוצאה מ-
(א) שימוש במספר לוחות זמנים שונים.
(ב) שימוש בימים קלנדריים, כגון חודש-ק.
(ג) ימי סוף השבוע שהפכו לימי עבודה.
(ד) פער בהגדרות הפנימיות בתוכנת ניהול הזמנים.

במקרים בהם כל ערכי יחס אי ההתאמה זהים: דבר זה מעיד כי יש פער בהגדרות הפנימיות בתוכנת ניהול הזמנים, למשל, בין כמה שעות עבודה מוגדרות ביום וכמה שעות עבודה מגדירות יום עבודה.

אם יש פער בהגדרות הפנימיות בתוכנת ניהול הזמנים, אזי ניתן לתקן את הקובץ על-ידי שינוי ההגדרות בקובץ (מומלץ) או שינוי של אחת או יותר מההגדרות הבאות:

בהרצת ניתוח HCP Go ב- Step 3 יש לפתוח את הסעיף "Project Calendar Settings" ולשנות את הערכים לפי המוגדר בלוח השנה של הקובץ: Non Work Days Per Week, Work Days Per Month, Begin Work Hour, Begin Lunch Hour, End Lunch Hour, End Work Hour.

סעיף 2.6. נושאי דיווח ביצוע

כל פעילויות הפרויקט נבדקות ביחס לתאריך עדכון הפרויקט. תאריך זה מוגדר ב- HCP Go בשלב 3. הפעילויות שיצוינו בסעיף זה הן:

(א) בהשוואה לתאריך עדכון הפרויקט, מבצעי הפרויקט היו אמורים להתחיל בביצוען – אבל לא דווח עליהן תחילת ביצוע ;
או
(ב) בהשוואה לתאריך עדכון הפרויקט, מבצעי הפרויקט היו אמורים לסיים את ביצוען – אבל לא דווח עליהן סיום ביצוע.

מה לעשות? לתקן את אחוזי הביצוע לפעילויות אלו בהתאם להתקדמות הביצוע במציאות!

סעיף 2.7. נושאים הקשורים בערסלים עם קישורים

ישנם מספר נושאים בסעיף זה:

  • ערסלים המקושרים לפעילויות מקדימות
  • ערסלים המקושרים לפעילויות עוקבות

ערסל הוא לא פעילות. יש תוכנות שאף מרחיקות לכת ולא מאפשרות לייצר ערסל. הערסלים נוצרים במיונים שונים.

קישור ערסל לפעילות עוקבת או לפעילות מקדימה אינו מומלץ מאחר והדבר גורם לאילוץ גורף על כל הפעילויות הנמצאות בערסל. למשל, קישור פעילות מקדימה לערסל גורר שכל הפעילויות בערסל חייבות להתחיל רק לאחר סיום הפעילות המקדימה לערסל. ייתכן שהדבר נכון, אך ברוב המקרים הדבר אינו נכון וגורם להפסדי זמן בלוח הזמנים. לפיכך, יש למחוק את הקשרים המצוינים בסעיפים אלו ולקשר לפעילויות בתוך הערסל – ולא לערסל.

אם תיקנתם את הכל, אז לוח הזמנים תקין ותקבלו:

HCP אפליקציה לניהול פרויקטים, כל מה שרצית לדעת - טל לבנון

HCP Go :
ניתוח מקיף ללו"ז הפרויקט שלך

תוסף MS Project לניתוח לוחות זמנים באופן עצמאי

חודש ניסיון מתנה בהורדה

transperent
HCP-Go
תוסף MS Project לניתוח לוחות זמנים באופן עצמאי
הפעל את האפליקציה על קובץ לוחות הזמנים שלך!

חודש ניסיון מתנה בהורדה

אהבת את מה שקראת?
יש אנשים שאכפת לך מהם? זה הזמן לשתף! 

Share on facebook
Share on linkedin
Share on whatsapp

רוצה לשאול משהו או להגיב?
בכיף! פה, בתגובות.
רוצה לומר רק לי משהו? יש לציין זאת בתחילת התגובה והתגובה לא תפורסם.

כתיבת תגובה

דילוג לתוכן