You are currently viewing מהו סיכון לפרויקט הנדסי? – ניהול סיכונים

מהו סיכון לפרויקט הנדסי? – ניהול סיכונים

פוסט זה נכתב ע"י יהודה ספיר – מומחה בנושא ניהול סיכונים, PMP, RMP, מוסמך ISO31000, מוסמך ניהול סיכונים פיננסיים, yehuda@keshetsolutions.com.

במסגרת הבמה שטל לבנון, קולגה מקצועית, העמידה לרשותי, מצאתי לנכון להציג ולגרות את המחשבה של אלה העוסקים בניהול סיכונים בסוגיית היסוד: מהו סיכון לפרויקט הנדסי?
לכאורה, זו שאלה פשוטה: סיכון הוא השפעת אי הוודאות על יעדי הפרויקט (הגדרת התקן הבינלאומי ISO31000).

ניהול סיכונים - כשל קלאסי

הספר The Failure of Risk Management שפורסם במהדורה שנייה ב 2020 (Douglas W. Hubbard) עוסק במגוון סוגיות של כשל ניהול הסיכונים הקלאסי: הטבלאות, המטריצות, סקרי הסיכונים – מדוע כל אלה באמת לא מסייעים להצלחת הפרויקטים ואף גורמים נזק, והוא מציע חלופות להבנת טבעו של הסיכון, כמו למשל "הפסד פוטנציאלי, אסון, או ארועים לא רצויים הנמדדים בסבירות המיוחסת לארועים וטווח השפעה שלהם" או בפשטות "האפשרות שמשהו רע יקרה".

ניהול סיכונים – ניהול אי וודאות

ננסה להבין לעומק את נושא אי הוודאות. גם כאן, מגוון אפשרויות הרשת והמילונים מגוון למדי, (גם למושג באנגלית Uncertainty יש פרשנות נרחבת), אך בסבירות גבוהה ניתן לשייך את אי הוודאות למצב של "חוסר מידע ו/או ידע שאינם מאפשרים לחזות את העתיד".

ניהול סיכונים – חוסר מידע או חוסר ידע – מה ההבדל?

חוסר מידע מובחן מחוסר ידע. חוסר מידע הוא חוסר בנתונים, בעובדות, במספרים, במידות, ואילו חוסר ידע הוא העדר (או חוסר) יכולת מקצועית, האישית, הקבוצתית לנתח את הנתונים והעובדות, לבנות תחזיות ולנתח אותן, לבחון תרחישים שונים, ואולי אף אי יכולת שנובעת מהטיה של העובדות (כלומר יש מידע אבל הוא מוטה, הוא לא סימטרי, לא מאוזן, ועל כך בפוסט נפרד). 

ניהול סיכונים – מה ההבדל בין נושא – Issue לבין סיכון - Risk?

רבות דובר בקרב אנשי המקצוע העוסקים במלאכה, מה ההבדל בין נושא (סוגיה ניהולית, אי בהירות, נושא פרוייקטלי) לבין סיכון שמהותו הוא אי וודאות, למעשה ההבדל בין Issue ל Risk.
הדיגארמה הבאה מנסה לתאר את ההבדל בין Risk ל Issue:

מהו סיכון לפרויקט הנדסי? – ניהול סיכונים. מאמר אורח מאת: יהודה ספיר

ה- Issue הוא מצב מזוהה יחסית ברמה גבוהה, עם כמות מידע גבוהה, וסבירות גבוהה לכך שאנחנו בעלי מקצוע לטיפול בסוגיה, וכן – זה יכול להסתבך, כמו כל פעולה אחרת ידועה. יתכן והמים יהיו קרים או עמוקים ביחס למה שידענו ומדדנו, אך עדיין זה בגדר הסביר, ניתן לטיפול יחסית מהר במסגרת פרקטיקות ניהוליות מקובלות, ואין צורך להתמודד עם אי וודאות גדולה שאיננה ניתנת לחיזוי.

ה- Risk הוא מצב עתידי שלא ניתן לחזות אותו, או שקשה מאוד לחזות אותו בהעדר מידע או ידע מספקים. הוא מעבר להר, מעבר לאופק רחוק מאיתנו, לא נראה, נסתר מהעין, לעיתים לא מוחשי, ובעיקר – לא חלק טריוויאלי של הפרויקט, לא מלאכת היום יום השגרתית שעלולה להשתבש.
מלאכה שעלולה להשתבש היא Issue, שמטופל דרך שגרות ניהוליות, תכניות עבודה, לוחות זמנים, Method Statements.
הנה כמה דוגמאות לסיכונים (אי וודאות משמעותית) אל מול נושאים, אי וודאות סבירה:

התמשכות תהליכי קבלת היתר הבנייה בוועדה המקומית עלולים להשפיע על לוחות הזמנים של הפרויקט. האמנם? סביר שלא.
ראשית, יש רגולציה וזמני תקן לתגובת הוועדה. שנית – כמות הגשת היתרי הבנייה היא עצומה, וכך גם הנתונים האמיתיים (האיחורים והסטיות) לגבי תגובת הוועדה ומתן היתר הבנייה. קיימת כמות נתונים עצומה הן על סמך נסיון בעל המקצוע, סטטיסטיקות, מחקרים, ואף בירור מול הוועדה עצמה. נתונים אלו יולידו כמות מידע גדולה, שתאפשר לחזות מראש ובדיוק גבוה (יחסית), את המועד לקבלת היתר בנייה, אחרי השלמת התנאים להיתר, גם בהינתן שצפויים איחורים וסטיות מזמני התקן – אבל אלה ידועים ומוכרים וניתנים לחיזוי. לכן אין טעם לרשום בלוחות הזמנים את זמני התקן + קצת אלא להתייחס מראש לפיגור צפוי על סמך הידע. יש כאן וודאות די גבוהה שיהיה איחור וניתן לאמוד את זמן האיחור, ולנסות להתמודד איתו בפרקטיקות ניהוליות מוכרות (הגשת בקשה מלאה, לחץ על הוועדה, מענה מהיר לבקשות הוועדה, שימוש במומחים, היכרות מוקדמת עם הוועדה, נסיון רב בהגשת בקשות להיתר).

• איחור עבודות חברת תשתיות באתר עלול לגרור התמשכות לוחות הזמנים. האם כך? כנראה שלא. כמות העבודות שחברות אלו ביצעו בשנים האחרונות באתרי בנייה (הסטת תשתיות, מיגון, העתקה, הטמנה) מאפשרת לכל בעל נסיון להעריך באופן די ברור את משך הזמן שידרש ע"י החברות לבצע את העבודות, כולל האיחורים והסטיות הצפויות. כמובן שזה לא מונע את הצורך לכתת רגליים מול אותן חברות, אבל זו פרקטיקה מקובלת, לא אי וודאות ולא סיכון. זו מציאות. הסבירות שהחברות האלו יישרו קו עם תכניות המזמין (יהיה אשר יהיה) ויעמדו בדיוק רב בלוחות זמנים אלה – סבירות כל כך נמוכה וקלושה עד כדי כך שהסיכוי לאי עמידה בלו"ז – גבוה עד וודאי, ומעביר את האיחור לקטגוריות הנושאים ולא הסיכונים.

• העדר ידע של בעלי המקצוע בארץ בתחום XYZ עלול לגרום להתמשכות התכנון ההנדסי. האם כך הדבר? לא ממש. העדר הידע הוא נתון ידוע, ואין כל הגיון לסווג אותו כסיכון. זו סוגיה ניהולית ברת פתרון, ורישומה במסגרת סקר הסיכונים לא יפתור את הבעיה, והיא אכן בעיה. אם יש העדר ידע יש לקנות את הידע הזה – במומחים, במחקרים, באיסוף נתונים. הבעיה ידועה, הפתרונות ידועים, והסבירות לכך שמישהו יקח על עצמו אחריות לצאת לדרך בהעדר ידע כזה גובלת בד"כ ברשלנות מקצועית, לא סיכון.

• העדר רגולציה בתחום XYZ והסבירות הנמוכה שרגולציה כזו תהיה קיימת במועד ההפעלה (לאור התמשכות תהליכי חקיקה או אסדרה בהנתן חוסר מידע וידע בתחום בארץ בעת הנוכחית), עלול לגרור עיכוב משמעותי בקבלת רשיון הפעלה. כן, זה סיכון, זו אי וודאות במיטבה, ואף יותר מכך – היא נמצאת אצל צד שלישי שהיכולת שלנו להשפיע עליו היא מוגבלת עד בלתי אפשרית. אנחנו לא יודעים מתי תהיה רגולציה כזו, ואם תהיה כיצד היא תשפיע על פרויקט שיצא לדרך ונשען על רגולציה עתידית כזו (למשל – הוראות הגורמים המוסמכים לסייבר בארץ, רשות הסייבר. דרישות משתנות לאור ריבוי מקרי הפריצה למערכות מידע, התחכום של הפורצים מחד והנסיון הנצבר מאידך).

• הטכנולוגיה האמורה להיות מיושמת בפרויקט נוסתה רק בשני מקומות בעולם, וגם שם הנסיון המצטבר אינו עולה על שנה-שנתיים. תנאי מזג האוויר והסביבה בשני המקומות שונים ביחס לאתר ההפעלה בארץ, וקיימת אי וודאות גבוהה הן ביחס לתפוקות המתקן, והן ביחס לעלויות התחזוקה והתפעול. כן, צבר גדול של אי וודאויות, הוא בהחלט סיכון שמשפיע על יעדי הפרויקט. אפשר להניח הנחות עבודה (לא פשוט), אפשר לעשות מתקן פיילוט בתנאים הסביבה ולתת לו לרוץ 2-3 סבבים ולהפיק לקחים, אפשר להעביר את האחריות לספק הטכנולוגיה (במידה מוגבלת, סביר שהוא יסתייג מהרבה נושאים, עצם כתיבת החוזה וחתימתו לא באמת מעבירה או מחלקת אחריות באופן מאוזן).

קיבלת גאנט עם מאות פעילויות ונדרשת תשובה מהירה – מה קורה בו ואם יש בעיות, איפה הן?

ניהול סיכונים – חשיבות האבחנה בין Issue ל- Risk

למה האבחנה בין Issue ל- Risk חשובה? כי ניהול הסיכונים נועד לשרת את מנהל הפרויקט, את צוות ניהול הפרויקט, ובעיקר את קבלת ההחלטות המשמעותיות בחיי פרויקט, החלטות שמתקבלות בתנאי אי וודאות. ניהול הסיכונים לא נועד להיות "תזכורן" של מנהל הפרויקט למשימות שגרה פתוחות, ידועות ומוכרות (שכך או כך היו מטופלות, גם אם הן מכילות אי וודאות מסויימת). ניהול הסיכונים איננו כלי למעקב ביצוע ובקרה – תכליתו העיקרית היא לשרת את הפרויקט בכל הנוגע לאי וודאויות, היכולת לזהות אותן, לדון בהן, ולקבל על בסיס הניתוח שלהם החלטות מושכלות בתנאי אי וודאות.

מנהלי פרויקטים ומקבלי החלטות יאמצו אל ליבם את ניהול הסיכונים רק אם יהפוך להיות כלי שמסייע להם ישירות בניהול הפרויקט וקבלת החלטות בתנאי אי וודאות.
ניהול Issues הופך להיות עוד מטלה שואבת זמן, כפולה, וסופה שניהול הסיכונים ננטש תוך ייאוש ותסכול על אובדן זמן יקר. הזמן היקר הזה יכול היה להחסך ע"י עיסוק תמידי בזיהוי העתיד המורכב, הנסתר מהעין, הלא ידוע, כדי שביום שנגיע אליו, נגיע אליו מוכנים, בקבלת החלטות מושכלת.

עם HCP-Go מנהלי פרויקטים מסיימים את הפרויקט בהצלחה. רוצה לדבר עם טל לבנון על כך?

ניהול סיכונים – למה חשוב לנהל אי וודאות?

אי הוודאות איננה תקלה, אסון או חטא – היא איתנו תמיד, מלווה אותנו תמיד, חלק מחיינו. אך לא כל נושא קטן בפרקטיקת היום-יום הוא אי וודאות. אנחנו לא מנהלים סיכונים בתהליך מובנה על נסיעה בכביש מוכר בארץ בתנאים מוכרים. אין סיבה והיגיון להשחית זמן יקר על כך. יש סיבה והגיון לנהל אי וודאויות בכביש מפותל בחו"ל, שאינו מוכר לנו, שלא נסענו בו אף פעם, ויש סבירות ש:
• ניתקל במזג אוויר קיצוני (רוח, גשם, שלג) בנסיעה בכביש זה, גם בקיץ של אירופה.
• נפגוש בחיות שחוצות את הכביש, שאנחנו לא מכירים בארץ…
• נגיע לחסימות כביש שלא ידענו עליהן (כי אנחנו לא קוראים הולנדית ולא מתעדכנים בחדשות).
כל אלו הם גורמים לאי וודאות שתשפיע עלינו בזמן ההגעה לטיסה בחזרה לארץ, למלון או למפגש המתוכנן.

בסופו של יום, היעוד המרכזי של ניהול הסיכונים הוא התמודדות עם אי וודאות משמעותית בתהליכי קבלת החלטות. לא כזו שצפויה, ידועה, מוכרת, חזרתית וברת טיפול, אלא זו שאינה מוכרת לנו, שתפתיע איתנו במקום שלא ציפינו, שיש קושי בהשגת מידע לגביה והערכות מראש.
הסטת ניהול הסיכונים לאזור הנוחות של ניהול נושאים (עם אי וודאות מסויימת) גורמת במרבית המקרים להשחתת זמן ניהולי יקר, חוסר יעילות, חזרה על דברים שממילא נדונים בפורומים אחרים. תכלית ניהול הסיכונים הוא לתמוך ולסייע למנהלים בכירים בבואם לקבל החלטות בתנאי אי וודאות.

ומה בפוסטים הבאים? על ההטייה והשפעתה על ניהול הסיכונים וניהול הפרויקט בכלל ועל דרכים מגוונות לנהל סיכונים באופן שיתמוך במנהל הפרויקט ותהליכי קבלת ההחלטות .

אהבת את המאמר?

אנחנו מזמינים אותך לקרוא את המאמר הבא:
Share on facebook
Share on linkedin
Share on whatsapp

יש אנשים שאכפת לך מהם? זה הזמן לשתף! 
רוצה לשאול משהו או להגיב? בכיף! פה, בתגובות
רוצה לומר רק לי משהו? יש לציין זאת בתחילת התגובה והתגובה לא תפורסם

כתיבת תגובה