לוח זמנים – בניית תוכנית עבודה בפרויקט

לוח זמנים – בניית תוכנית עבודה בפרויקט

יש לנו פרויקט! כדי להצליח לסיים את הפרויקט עם כל התכולה הנדרשת, בתקציב שהוגדר ובזמן שהוקצב, צריך לעשות המון דברים נכון.

אחד מהדברים ההכרחיים להצלחת פרויקט ותכנון לוח זמנים לפרויקט הוא: בנית תכנית עבודה.

לוח זמנים - בניית תוכנית עבודה בפרויקט, טל לבנון | אפליקציית ה-HCP

מה זה: בניית תכנית עבודה לפרויקט?

שני הדברים הבסיסיים שצריכים להיות באותה התכנית צריכים לענות על השאלות הבאות:
• מה הפעילויות שאנחנו צריכים לעשות, כדי לבצע את כל תכולת העבודה הנדרשת בפרויקט?
• מה מסגרת הזמן שניתן לכל פעילות?

יש פרטים נוספים שאנחנו יכולים להוסיף לתכנית העבודה ותכנון לוח זמנים לפרויקט כמו:
• כמה עולה כל פעילות? – כך נוכל לדעת מה קורה עם התקציב.
• מי מבצע (או מי אחראי על) כל פעילות?

תוכנית עבודה – זה לוח זמנים לפרויקט?

בניית תכנית עבודה לפרויקט היא כתיבת לוח זמנים לפרויקט, עם הבדל אחד – משמעותי: כשכותבים לוח זמנים לפרויקט צריך להגדיר גם את הלוגיקה של דרך ביצוע הפרויקט, או במלים אחרות – את סדר העבודה. כדי לעשות זאת, לכל פעילות אנחנו צריכים לשאול את השאלות הבאות:
• מי הפעילויות המקדימות לפעילות הזו? כלומר, אילו פעילויות צריכות להסתיים כדי שנוכל להתחיל את הפעילות הזו?
• מי הפעילויות העוקבות לפעילות הזו? כלומר, אילו פעילויות יכולות להתחיל לאחר שאנחנו נסיים את הפעילות הזו?

מסובך? 🤔
קצת, אבל לא נורא.

באיזו תוכנה כותבים תכנית עבודה או לוח זמנים?

אמרה ידועה היא שתוכנת לוחות הזמנים הנפוצה ביותר בעולם היא ה- Excel. 😊 ב- Excel אכן אפשר לכתוב בצורה ידידותית ויעילה את רשימת הפעילויות ומסגרת הזמן לכל פעילות וגם להוסיף את עלות כל פעילות והאחריות לביצוע כל פעילות – כלומר, אפשר לכתוב תוכנית עבודה. היום, ישנן המון תוכנות לתוכניות עבודה עם אפשרויות נוספות, כגון סימון פעילויות שיש לבצע, ופעילויות שבוצעו, הוספת פרטים לכל פעילות, הערות, תגובות ועוד.
אבל בכל התוכנות האלו אין אפשרות אוטומטית, ממוחשבת לתאר את הקשרים בין הפעילויות. איזו פעילות אפשר לבצע אחרי אילו פעילויות. הדבר הזה כבר צורך המון עבודה ידנית של כותב המסמך: במשחקי צבעים, גרפיקה, בחישוב עצמי של תאריכים ותלויות – והסיכוי לטָעות הוא גדול.
לצורך זה בדיוק נוצרו תוכנות לוחות זמנים. יש בהן גם את כל נושא תוכנית העבודה וגם את הלוגיקה בין הפעילויות. התוכנות הנפוצות ביותר היום הן MS Project ו- Primavera.
ללוח זמנים הנכתב בתוכנת לוחות זמנים, יש תצורה מסוימת. תצורה זו נקראת גאנט Gantt

למה הכוונה כשאומרים: 'זו תכנית עבודה טובה' או 'זה לוח זמנים טוב'?

התשובה הפשוטה ביותר והישירה ביותר תהיה: תכנית עבודה או לוח זמנים שמתארים את המציאות. בלי משחקים. ככה כתבנו – ואת זה אנחנו רוצים ומתכוונים לבצע. ישנם הרבה לוחות זמנים – יפים, צבעוניים, להצגה להנהלה, למשל… אבל, אם אנחנו לא באמת מתכוונים לפעול לפי מה שכתוב בהם – אלו לא לוחות זמנים טובים.

תכנון לוח זמנים לפרויקט - איך כותבים לוח זמנים שיהיה טוב?

את השאלה הזו אפשר וצריך לחדד לשתי שאלות שונות:

(1) מי צריך להשתתף בתהליך כתיבת הלו"ז, כדי לכתוב לוח זמנים טוב?

התשובה העקרונית היא: כל מי שמשתתף בפרויקט צריך להיות מעורב בבניית לוח הזמנים.

יש לכך שתי סיבות חשובות:
א – לוח זמנים (ולעניין זה תוכנית עבודה) הוא התחייבות לביצוע משימה מסוימת בזמן מסוים. כלומר, זוהי התחייבות של דרגי הביצוע לפרויקט. אם מישהו אינו לוקח חלק – הוא גם לא מתחייב…
ב – ככל שהפרויקט גדול יותר, כך תוכנית העבודה ולוח הזמנים הופכים להיות גדולים יותר ומורכבים יותר. מי שלא מעורב בבניית לוח זמנים מורכב – 'מאבד ידיים ורגליים' בלוח הזמנים ובמלים אחרות – מאבד את הקשר בין לוח הזמנים למציאות. באותו הרגע לוח הזמנים הופך להיות 'לוח זמנים לא טוב'. לכן, בבנית לוח זמנים טוב, מנהלי הפרויקט חייבים להיות מעורבים בכל תהליך בניית לוח הזמנים!

רגע, ומה עם יועץ לוחות זמנים?

היועצים לא צריכים להיות מעורבים כדי לכתוב לוח זמנים טוב?
יועצי לוחות הזמנים מביאים אל השולחן את הידע הטכני בשימוש בתוכנה והידע המקצועי הנדרש לבניית תוכנית עבודה או לוח זמנים. אם הפרויקט אינו גדול – אתם כנראה תבנו את תוכנית העבודה ו/או לוח הזמנים שלכם לבד. אם התחושה היא ש'זה גדול עליכם' – זה כנראה הזמן למצוא יועץ לוחות זמנים.

הנה כמה דוגמאות לפרויקטים שונים והמשתתפים בכל פרויקט בבניית תוכנית עבודה או לוח זמנים:

• בפרויקט 'קידום אתר' המשתתפים הם – בעלי האתר והמשרד המקצועי לקידום האתר. לקידום האתר, הם יבנו, ביחד, תוכנית עבודה – מה עושים בכל חודש ובאילו נושאים מתמקדים בכל חודש. אין קשר בין הפעילויות המתבצעות בחודשים השונים ולכן, הם לא ממש נדרשים ללוח זמנים עם תלויות בין הפעילויות, ותוכנת Excel תענה על כל הצרכים.
• בפרויקט 'בניית תוכנה' ישתתפו: מְנָהלת הפרויקט, ראשי הצוותים ויתכן גם שחלק או כל ראשי הצוותים יביאו לפגישה את הצוות שאמור לכתוב את שורות הקוד.
• בפרויקט מגדל בן 40 קומות מעל פני הקרקע ועוד 6 קומות מתחת לפני הקרקע, משתתפים בכל ישיבות בניית לוח הזמנים מנהל הפרויקט מטעם המזמין (היזם של הפרויקט) ומנהל הפרויקט מטעם הקבלן הראשי.
o לפגישות בנושא התוכניות יבוא מנהל הפרויקט עם מנהל התכנון.
o לישיבות לוח הזמנים בנושא האלומיניום והזיגוג יצטרף מנכ"ל החברה המבצעת את האלומיניום והזיגוג ומנהל הפרויקט מטעמו.
o לפגישות לוח הזמנים בנושא המערכות יגיע מנהל המערכות ואיתו מנהל האינסטלציה, מנהל מיזוג האוויר ומנהל החשמל.
o באופן דומה יתקיימו פגישות גם עם קבלן עבודות הגמר, קבלן המעליות, קבלן לעבודות מיוחדות, קבלן עבודות נגרות ועוד.

(2) תכנון לוח זמנים לפרויקט – מה הכללים לבניית לוח זמנים טוב?

יש כללים בסיסיים, הגיוניים, שכשאומרים אותם, התגובה היא "טוב, נו… זה ברור":
• תגידו רק דברים אמיתיים. הערכות זמן אמיתיות, קשרים אמיתיים. ברור, לא?
• תרימו דגל ותגידו בכל מקרה שאתם מגלים שמשהו לא הגיוני ולא מסתדר לכם בלוח הזמנים.

יש כללים טכניים, מקצועיים בלוח הזמנים. בין הכי בסיסיים נמצא את אלו:
• לכל פעילות מלבד פעילות הסיום חייבת להיות לפחות פעילות ממשיכה אחת.
• לרשת פעילויות יש רק פעילות סיום אחת בלבד.
• רצוי שלרשת הפעילויות תהיה פעילות התחלה אחת.
• קשר מייצג קדימות מבחינת ביצוע.
• אסור לולאות!!!
• יש להגדיר את הימים שהם ימים ללא עבודה, כגון: ימי שישי ושבתות, חגים – כל החגים שחוגגים האנשים שמשתתפים בפרויקט שלכם וימים מיוחדים (אם יש). כמובן, שאין להקצות עבודה בימים אלו.
• ויש עוד…

שאלה: איך אני יכול לדעת את כל הכללים הטכניים לתכנון לוח זמנים לפרויקט? האם אין משהו שבודק את "הדברים הטכניים" בשבילי?
תשובה: יש היום את HCP Go – התוסף ל- Project של HCP: בלחיצת כפתור תוכלו לנתח את קובץ לוחות הזמנים שלכם – ותקבלו דוח חינמי עם התוצאות!

אבני דרך, מרווח ביטחון, שיקוף מבנה הפרויקט: מה שמנהל פרויקט צריך לזכור

ו…יש דברים נוספים, מאד עקרוניים:
• הגדרת אבני דרך – אבני דרך הנן נקודות בוחן בפרויקט, שלפיהן אפשר לבחון את התקדמות ביצוע הפרויקט. משך אבן הדרך מוגדר: 0 ימים. על-פי רב, מגדירים כאבני דרך נקודות סיום ביצוע תכולה משמעותית ו/או עקרונית בפרויקט. למשל, בבניין – סיום ביצוע השלד יהיה אבן דרך.
• הגדרת מרווח בטחון – כלל האצבע בנושא זה הינו: יש להגדיר מרווח בטחון לאבן דרך שהוא 20% ממשך הביצוע הנדרש כדי לבצע את התכולה הנדרשת לאבן הדרך. במלים אחרות – אם לביצוע פרויקט נדרשים 10 חודשי עבודה, אזי יש להגדיר עוד 2 חודשי מרווח בטחון (= 10 * 20%) ולתכנן את הפרויקט כך שיסתיים ב- 12 חודשים הכוללים 2 חודשי מרווח.
• הגדרת קנס/פרס – כולנו מונעים לפי מוטיבציה שלילית או חיובית לעשות משהו בזמן מסוים. לפרס, שהינו מוטיבציה חיובית, יש השפעה חזקה על כולנו והוא יוצר דינמיקה קבוצתית טובה ובונה. הקנס, אשר בתחילה מהווה גורם פחד או איום, הופך פעמים רבות לנקודת סכסוך, ריב ויוצר דינמיקה מאד שלילית בפרויקט. לדעתי, הפסד פרס, פְעמים רבות יחשב קנס יותר גדול מאשר הקנס עצמו.
• שיקוף מבנה הפרויקט – למנהלי פרויקטים יש את ההבנה שלהם על הפרויקט שלהם. ללוח הזמנים – לגאנט – יש את ה"הבנה" שלו לפרויקט. השאלה המעניינת היא – האם שתי "ההבנות" הללו זהות? אם כן – מצוין! אם לא – צריך לשנות משהו… או את תפיסת מנהל הפרויקט, או את הגאנט. את מנהל הפרויקט אפשר לשאול לדעתו, אך איך אפשר לדעת מה יש בגאנט? בדיוק לזה, יש את אפליקציית ה- HCP. בהרצת HCP Analysis ניתן לקבל תוך מספר רגעים היסטוגרמת הנתיבים בפרויקט – וממנה אפשר להבין המון דברים על מבנה הגאנט  – לחץ לקישור להסבר על אפליקציית ה-HCP.

למידע נוסף על נתיבים קריטים בפרויקט לחץ על הקישור להסבר – נתיב קריטי Ms Project

אהבת את מה שקראת?
יש אנשים שאכפת לך מהם? זה הזמן לשתף! 

Share on facebook
Share on linkedin
Share on whatsapp

רוצה לשאול משהו או להגיב?
בכיף! פה, בתגובות.
רוצה לומר רק לי משהו? יש לציין זאת בתחילת התגובה והתגובה לא תפורסם.

לפוסט הזה יש 2 תגובות

  1. מניסיון אישי עם טל לבנון בניהול פרויקט כביש בגין דרום בעלות של 1.25 מילארד שח
    6 שנים
    8 קבלנים
    והרבה הצלחה של עמידה בלו"ז

    לוח הזמנים יכול להיות כלי יעיל אם מתקיימת ישיבת עדכון לוז אחת לחודש עם צוות הניהול והקבלן .
    אם מבקשים מהקבלן לעדכן את הלוז הוא עלול לנכניס למזמין "הפתעות" שעתידות לשמש אותו ביום סגריר
    טל גם שומרת על המזמין וגם מזקקת לו את המידע הרלוונטי עבורו ולא גורמת לו לטבע באלפי שורות גנט.
    בקיצור – מומלץ בחום

    1. יאיר – תודה רבה על המחמאות והמלים הטובות!
      היה כיף לעבוד איתך – איש מקצוע מצוין, רציני, חדור מטרה ומנהל מגה-פרויקט מעולה!
      ו… עם ה- HCP, היה לי קל לזקק את המידע הרלוונטי… 😀

כתיבת תגובה