שיטה אחרת לניהול לוחות הזמנים בפרויקטים: ביחד ולא לחוד

שיטה אחרת לניהול לוחות הזמנים בפרויקטים: ביחד ולא לחוד

תחילה, נגדיר את "מגרש המשחקים":

המקום:
פרויקטים בבניה ותשתיות.
המשתתפים:
מזמין הפרויקט – הגורם היוזם את הפרויקט, ומממן אותו.
מנהל הפרויקט – הגורם האחראי על ניהול הפרויקט על כל האספקטים שלו – תכולה, תוכניות, שינויים בתכולה, לוחות זמנים, תקציב, תשלומים, בקרת איכות, ממשקים עם חברות תשתיות כגון חברת חשמל או חברות תקשורת ועוד נושאי אחריות שונים.
קבלן – הגורם המבצע את הפרויקט, על פי כל התוכניות וכל ההגדרות שהוגדרו ע"י מנהל הפרויקט והיזם במסמכי המכרז ובחוזה.

איך מתבצע ניהול לוחות זמנים בהרבה פרויקטים היום?

המזמין בוחר יועץ לוחות זמנים מטעמו. יועץ זה מלווה את המזמין בכל שלב ייזום הפרויקט, בניית לוח זמנים שלדי והגדרת אבני הדרך למכרז. במאמר: ניהול לוחות זמנים בפרויקטים: חמשת השלבים בחיי לוח זמנים בפרויקט מדובר בשלבים 1, 2.

עם זכיית הקבלן בפרויקט, הוא מביא יועץ לוחות זמנים מטעמו (על פי רוב, זו דרישה בחוזה). הקבלן עם היועץ שלו, נדרשים לכתוב לוח זמנים מפורט ולהגישו למנהל הפרויקט וליועץ הלו"ז של המזמין. במאמר: ניהול לוחות זמנים בפרויקטים: חמשת השלבים בחיי לוח זמנים בפרויקט מדובר בשלב 3.
בפרויקטים גדולים, לוח הזמנים יבנה עם מאות ואף אלפי פעילויות.

בנקודה הזו, בה הקבלן מגיש את לוח הזמנים המפורט, יועץ הלו"ז של המזמין ומנהל הפרויקט בודקים אותו ומחזירים הערות לתיקון. הקבלן מקבל את רשימת ההערות, מתקן חלק, מגיב על חלק אחר, שולל חלק נוסף ושולח לוח זמנים שני למנהל הפרויקט. יועץ הלו"ז ומנהל הפרויקט בודקים את לוח הזמנים החדש ומחזירים הערות. התהליך הזה חוזר על עצמו שוב ושוב ושוב – במשך חודשים רבים, וכפי שרבים חווים אותו – עם הרבה מאד רגשות, צעקות ומריבות. המטרה – סגירת לוח זמנים בסיסי, אבל המטרה הזו, על פי רב, לא מושגת. את הסיטואציה הזו אפשר לדמות למשחק פינג פונג לא ידידותי עם הנחתות כואבות או לזירת התגוששות, עם או בלי כפפות.

בשיטה הזו ראיתי פרויקטים שהצליחו לסגור לוח זמנים בסיסי לאחר 6 חודשים או 8 חודשים ואף יש לא מעט פרויקטים שלא הצליחו להסכים על לוח זמנים בסיסי כלל.

אם הוסכם לוח זמנים בסיסי, ניתן לבצע עדכונים במאמר: ניהול לוחות זמנים בפרויקטים: חמשת השלבים בחיי לוח זמנים בפרויקט מדובר בשלב 4.. עדכונים אלו הם עדכונים במעמד צד אחד. עדכונים כאלו – קל מאד לבצע, שכן הקבלן מספר ליועץ הלו"ז שלו רק את מה שהוא רוצה שיהיה בלו"ז, וזה מצידו, כותב זאת – ומגיש למנהל הפרויקט ויועץ הלו"ז של המזמין. האם מנהל הפרויקט ויועץ הלו"ז יסכימו לדברים אותם חושב הקבלן? וודאי שלא! אז האם הם יסכימו לקבל את העדכון שביצע הקבלן? (למה אני שואלת שאלות רטוריות?!)

ובסוף… כשהפרויקט נגמר, כנראה באיחור (כמו רוב הפרויקטים), מה קורה אז? במאמר: ניהול לוחות זמנים בפרויקטים: חמשת השלבים בחיי לוח זמנים בפרויקט מדובר בשלב 5 – תביעה, ותביעה נגדית, וכל צד מביא מומחה לוחות זמנים מטעמו ובית המשפט ממנה בורר מומחה לוחות זמנים – ו"השמחה" רבה.

שיטה אחרת לניהול לוחות הזמנים בפרויקטים: ביחד ולא לחוד - אפליקציית HCP

ניהול לוחות זמנים: יש דרך אחרת

כן. יש. עבודה ביחד.

בבסיס הרעיון: לפרויקט יש את יועץ לוחות הזמנים של הפרויקט וכל הפגישות נעשות בהשתתפות מנהל הפרויקט, הקבלן והיועץ ביחד.

המטרה: לוח זמנים מהווה כל הזמן תוכנית עבודה אמיתית ומציאותית, המתארת את הפרויקט הנדון באופן מדויק כך ששני הצדדים – מנהל הפרויקט והקבלן – מסכימים לה מבחינת התוכן, והיועץ מסכים מבחינת תקינות הלו"ז.

הכלי: לוח הזמנים אינו מסמך לספר בו סיפורים, רצונות, מחשבות או פרשנויות. לוח הזמנים הוא מסמך בו נכתבות עובדות. בלוח הזמנים כותבים "השמש זרחה בשעה 5:45". לא כותבים אם זה משמח או מעציב, מעצבן או מספק.

ניהול לוחות זמנים: איך עושים את זה?

אפשרות 1: שינוי מכיוון המזמין.

הכל מתחיל במסמכי המכרז. המזמין מגדיר את שיטת העבודה הזו במסמכי המכרז, בנספח לוחות הזמנים.
הדרישה הראשונה מהקבלן היא לבנות את לוח הזמנים המפורט, מהסיבה הפשוטה – כשבונים לוח זמנים, באמת חושבים על הפרויקט.
מהרגע הראשון שהקבלן מביא את לוח הזמנים המפורט – מתקיימות ישיבות משותפות בלבד – מנהל הפרויקט, הקבלן ויועץ הלו"ז – בהן קוראים כל שורה בלו"ז, מאשרים אותה או מעלים את הבעיה הקשורה בשורה הזו, דנים בבעיה, כנראה גם מתווכחים עד הגעה לפתרון, כותבים את הפתרון בלוח הזמנים כפעילויות עם משך, פעילויות מקדימות, פעילויות עוקבות, משאבים וכל נתון אחר נדרש, ו…עוברים לשורה הבאה.
באופן הזה, נדרשות לפעמים כמה פגישות, כל אחת בת 3, 4, 5 או 6 שעות, והתוצאה? לוח זמנים בסיסי, מוסכם על שני הצדדים.
על לוח הזמנים מריצים את האפליקציה HCP Go ובוחנים ביחד את התוצאות: מי הנתיבים הקריטים? מי הנתיבים הקריטים הנסתרים? האם זה נראה הגיוני לכולם? אם כן – מצוין. אם לא – למה לא?

באותו האופן, אחת לחודש (או אחת לתקופה אחרת, כפי שהוגדר במסמכי המכרז), נפגשים מנהל הפרויקט, הקבלן ויועץ הלו"ז לפגישה בת כמה שעות (ואם זה לא מספיק – לפגישה נוספת), ושוב, נעשה מעבר על כל השורות המכילות את הפעילויות שהיה צריך לבצע – ומעדכנים ביחד את מה שקרה באותו חודש בפרויקט. העדכון – לפי העובדות. בתאריך X קרה Y. אח"כ בוצע Z. פעילויות ותאריכים. בסיום העדכון מריצים את האפליקציה HCP Go ושוב בוחנים ביחד את התוצאות. אם נדרש – מבצעים שינויים עליהם מחליטים ביחד (לכל שינוי יש השלכות מבחינת ביצועית ומבחינה כספית).

אפשרות 2: שינוי מכיוון הקבלן.

הקבלן, אשר לו נסיון עם השיטה, מגיע אל המזמין ומנהל הפרויקט – ומציע להם לעבוד ביחד על לוח הזמנים עם יועץ אחד. במידה ויש הסכמה – התהליך זהה למתואר באפשרות 1.

ניהול לוחות זמנים ביחד: מה היתרונות של השיטה?

• היתרון הגדול בשיטה הוא: אמינות. כשלוח הזמנים מעודכן במעמד שני הצדדים – מנהל הפרויקט והקבלן, על כל נתון שניהם צריכים להסכים. כל אחד שומר על האינטרסים שלו ומהווה 'איזונים ובלמים' לצד השני – אם מישהו מנסה "לעשות תרגיל" בלוח הזמנים.
• יתרון גדול נוסף הוא: בניית אמון בין הצדדים. כשפרויקט מתחיל, שני הצדדים – מנהל הפרויקט והקבלן, אינם בוטחים זה בזה ושניהם בתחושה חזקה כי הצד השני "מנסה לסדר" אותם. כשיושבים על לוח הזמנים ביחד, מגלים בעיות צפויות בפרויקט ביחד ומוצאים להן פתרון ביחד – נבנה אמון בין הצדדים וגם, הפלא ופלא – העבודה מתקדמת!
• לוח הזמנים מתאר את המציאות באופן שמקובל על שני הצדדים.
• כולם יודעים, באותו הזמן, איפה הבעיות נמצאות בפרויקט – באילו פעילויות ומה צריך לעשות כדי לפתור אותן.

HCP Go :
ניתוח מקיף ללו"ז הפרויקט שלך

תוסף MS Project לניתוח לוחות זמנים באופן עצמאי

חודש ניסיון מתנה בהורדה

transperent
HCP-Go
תוסף MS Project לניתוח לוחות זמנים באופן עצמאי
הפעל את האפליקציה על קובץ לוחות הזמנים שלך!

חודש ניסיון מתנה בהורדה

ניהול לוחות זמנים ביחד: מה החסרונות של השיטה?

• חסרון ברור: זמן. בשיטה הזו נדרש הרבה זמן ונדרשת השקעה רבה בלוח הזמנים גם מצד מנהל הפרויקט וגם מצד הקבלן. הסיבה: (כמעט) על כל שורה – מתווכחים. כל צד רוצה להציג את הצד שלו ולקבוע את הנתונים בלוח הזמנים באור שמאיר אותו בצורה הטובה ביותר וכל צד שומר על האינטרסים שלו. דבר זה מגיע לפתרון רק אחרי שמדברים על הנושאים ומלבנים אותם.
• לוחות זמנים בכלל והשיטה הזו בפרט, דורשים ריכוז, סבלנות ולאורך זמן. מומלץ שתהיה הרבה שתיה, חמה וקרה זמינה למשתתפים, ורצוי גם נשנושים (בריאים… 😊) והרבה.
• בגרות: אחד המנהלים אמר לי – "השיטה הזו דורשת בגרות הן מהמזמין והן מהקבלן". שימוש בשיטה הזו הוא רק לאנשים שבאים לעבוד, להעלות בעיות ולפתור אותן. לא לאלו שנהנים לריב כל היום.
• בשיטה הזו אי אפשר לשקר ולרמות. מאחר וכולם יושבים ביחד, ולכל צד יש אנשים מביני עניין, שקרים מתגלים במהירות. אי אפשר לדווח שמשהו קרה – כשהוא לא. אי אפשר לומר שתוכנית הועברה – כשהיא לא. אי אפשר להגדיר שפעילות הסתיימה – כשהיא לא. כל צד יודע בדיוק לומר (ליתר דיוק, אצלנו זה לצעוק או לצרוח) כשהצד השני משקר.
• קל מאד לדעת מי מגיע לשולחן בידיים לא נקיות. זה כל כך פשוט, מאחר וזה אותו הגורם שכשמשהו לא מסתדר – קם ומפוצץ את הפגישה. אם נשאלת שאלה על פעילות – ומישהו מתחיל לצעוק ועוזב – זהו סימן ברור שיש לו בעיה לתת תשובה, כי ברור לו שהוא הגורם לבעיה בלוח הזמנים. מבחינתו – הנקודה הזו היא חסרון. מהצד השני – הנקודה הזו מהווה יתרון עצום.

ניהול לוחות זמנים ביחד: מה קורה עם תביעות?

זו אחת הנקודות המעניינות ביותר, אבל כדי לענות על כך נקדים ונשאל: מתי אנשים מגישים תביעה? התשובה: כשהם מרגישים שיש להם Case, שיש בסיס מוצק לטענות שלהם.
מה קורה כשבונים לוח זמנים ביחד ומעדכנים אותו ביחד?
כל צד יודע את כל הבעיות שנובעות מהצד השני בפרויקט, אבל יותר מכך, כל צד יודע גם מה הבעיות בפרויקט שנובעות מפעילויות (או אי פעילויות) שלו. כך, מחלוקות מגיעות לפתרון מהר יותר. כאשר אנחנו מכירים את נקודות החולשה שלנו, כמו את נקודות החוזק – אנחנו לא ממהרים לרוץ לבית המשפט. מדהים באיזו מהירות הדברים נסגרים בשיחה הוגנת בין שני הצדדים.

ניהול לוחות זמנים ביחד: שאלות נוספות

• שאלה: האם הקבלן יכול להביא את יועץ הלו"ז שלו לפגישות?
תשובה: בוודאי! בדרך כלל, אחרי פגישה או שתיים מתברר שאין צורך ביועץ נוסף, אבל אם רוצים – למה לא?
• שאלה: מי משלם את שכר היועץ?
תשובה: כשהמזמין מגדיר את השיטה, בדרך כלל המזמין משלם את שכר היועץ. אם הקבלן מביא את היועץ ומציע את השיטה, פעמים רבות מתחלקים הקבלן והמזמין בתשלום שכר היועץ.
• שאלה: זה עבד בפרויקט כלשהו?
תשובה: בהחלט. זה עבד (ועובד) בעשרות פרויקטים. הקרדיט להצלחת הפרויקטים האלו מגיע לכל האנשים שעסקו במלאכה בפרויקטים הללו, ועבדו בשיטה הזו – המזמין, מנהל הפרויקט והקבלן.

    • פרויקט כביש בגין דרום בירושלים, מגה-פרויקט שהורכב משבעה פרויקטים עם שלוש (3) חברות ניהול פרויקטים וחמישה (5)קבלנים. הפרויקט זכה ב- POY (Project Of the Year) 2015 מטעם PMI, ובאותה השנה גם בפרס פרויקט מצטיין בתחום התשתיות מטעם איגוד המהנדסים.
      • מזמין הפרויקט: מוריה חברה לפיתוח ירושלים בע"מ.
      • קטע 1 גולומב-מאסף – ניהול: אהוד תייר ניהול והנדסה בע"מ, ביצוע: שפיר – י.ד. בראזני בע"מ.
      • קטע 1 מאסף-רכבת – ניהול: אהוד תייר ניהול והנדסה בע"מ, ביצוע: מרדכי בנימין – זלמן בראשי ואחיו בע"מ.
      • קטע 1 מערכות מנהרת גולומב – ניהול: אהוד תייר ניהול והנדסה בע"מ, ביצוע: כהן את בן-דוד בע"מ.
      • קטע 2 – ניהול: פרויקט שלם בע"מ, ביצוע: שפיר הנדסה.
      • קטע 3ב – ניהול: דוד אקרשטיין בע"מ, ביצוע: גלנור בינוי ופיתוח בע"מ.
      • קטע 3א – ניהול: דוד אקרשטיין בע"מ, ביצוע: י.ד. בראזני בע"מ.
      • קטע 3 מערכות מנהרת בית צפאפא: ניהול: דוד אקרשטיין בע"מ, ביצוע: כהן את בן-דוד בע"מ.

 

  • פרויקטי הזזת תשתיות לרכבת הקלה בירושלים – בקטעי הקו האדום:
    • מזמין הפרויקטים: מוריה חברה לפיתוח ירושלים בע"מ.
    • הדסה – ניהול: דוד אקרשטיין בע"מ, ביצוע: י.ד. בראזני בע"מ.
    • אורה-הדסה – ניהול: אהוד תייר ניהול והנדסה בע"מ.
    • צומת אורה – ניהול: אהוד תייר ניהול והנדסה בע"מ, ביצוע: ברעד חברה לעבודות עפר פיתוח וכבישים בע"מ.
    • רחוב הנרייטה סאלד – ניהול: דן בן-עמרם הנדסה וניהול, ביצוע: אחים ברדריאן בע"מ.
    • רחוב הנטקה – ניהול: עדי שריסט ניהול הנדסי בע"מ, ביצוע: אחים ברדריאן בע"מ.
    • נווה יעקב – ניהול: מרום תובל בע"מ, ביצוע: גלנור בינוי ופיתוח בע"מ.
  • מגדל One Tower ברמת גן (בבניה) – ניהול: זהר רז ניהול תכנון פרויקטים, ביצוע: לוינשטיין נתיב הנדסה ובנין בע"מ.
  • מגדל Infinityברעננה (בבניה) – ניהול: אפשטיין ניהול פרויקטים, ביצוע: אל-הר הנדסה ובנין בע"מ.
  • בית שלווה בירושלים– ניהול:אהוד תייר ניהול והנדסה בע"מ, ביצוע: י.ב. יובל בינוי והנדסה בע"מ.

 

ועוד…

 

נשמע לכם מעניין? רוצים לשמוע עוד? מוזמנים ליצור איתנו קשר (https://www.hcp.co.il/contact/) או לכתוב פה בתגובות

אהבת את מה שקראת?
יש אנשים שאכפת לך מהם? זה הזמן לשתף! 

Share on facebook
Share on linkedin
Share on whatsapp

רוצה לשאול משהו או להגיב?
בכיף! פה, בתגובות.
רוצה לומר רק לי משהו? יש לציין זאת בתחילת התגובה והתגובה לא תפורסם.

לפוסט הזה יש 27 תגובות

  1. ת ע נ ו ג
    מקצועי . נעים ואנושי
    הכי כיף בעולם לעבוד איתך

    1. נתנאל, תודה רבה רבה!! הכיף הדדי!! 😊

  2. ללא ספק,
    עבודה מהנה, מיקצועית ברמות הכי גבוהות.
    פגישות לו"ז ענייניות, מועילות ואפילו כיפיות.
    למידה אין סופית ממך טל!
    רק מחכה כבר לשיתוף הפעולה הבא,

    1. שרון, גם אני מחכה לשיתוף הפעולה הבא!! מסכימה עם כל מילה – העניין, המחשבה ביחד, והעבודה ביחד תמיד היו כיף!!

  3. נותן ביטוי מעשי לנרטיב שמזמין , מנהל פרויקט, קבלן הם למעשה שותפים בפרויקט.

    1. אריק, כמו תמיד, אתה יודע לחדד את הדברים בצורה נהדרת!! תודה!!

  4. כמי שעבד איתך כתף אל כתף בצד הקבלן, ובפרויקט אחר, מולך כשאת בצד היזם … כל מילה בסלע. יישר כוח.

    1. אבי,
      תודה רבה! ההערכה היא הדדית בכל מובן המילה!!

  5. רשימת הלקוחות המפוארת שלכם מדברת בעד עצמה. מי שמכיר אתכם ואת האוירה המצוינת השוררת בhcp מבין חלק מהסיבות להצלחה שלכם.
    בהצלחה רבה בהמשך ❣️

    1. רותי! 'תודה' היא מלה קטנה למה שאנחנו מרגישים למקרא מילותיך. ❤

  6. מעניין מאוד!
    לעיתים קרובות (מדי) היציאה למכרז ביצוע מרגישה כמו היערכות לקרב, ותהליכי העבודה הניהוליים בין המזמין, מנהל הפרויקט והקבלן מזכירים מלחמת חפירות (או מלחמת התשה).
    הגישה המוצעת כאן מחייבת "ידיים נקיות", ראש פתוח, בשלות ניהולית, ביטחון עצמי ואמון הדדי.
    תנאי פתיחה לא פשוטים, אבל לאור רשימת הדוגמאות הארוכה – כנראה אפשריים.
    ננסה, תודה!

    1. אוריאל, כל מילה בסלע! תשתף בתוצאות…🙂

  7. בשיטה של שיתוף פעולה אמיתי של שני הצדדים בעידכוני הלוז, קורה לא מעט פעמים שעולים עיכובים וחסמים שמוצאים להם פתרון (העיכובים לא מתחבאים בתוך העידכונים). ואכן במקרה של עיכוב אמיתי מצד כלשהו הנל צף באופן טבעי בתוך הלוז. בשיתוף פעולה ועמידה ביעדים כולם יצאו מרווחים בסוף, בדרך כלל.

    1. עוזי, הדגשת פעמיים כי מדובר במצב שיתוף פעולה. אתה צודק! אם אחד הצדדים לא בא במטרת שיתוף פעולה ועבודה ביחד, אלא במטרה 'לסדר' את הצד השני – קל לגלות זאת! הוא לא יסכים לשיטה הזו!

  8. כל הכבוד.
    אין ספק שהעבודה ביחד, לאורך כל הדרך, בשיתוף הגורמים המרכזיים בפרוייקט יעילה, מקדמת ומצמיחה.
    בברכה רבה והצלחה.

    1. רותי, תודה רבה! ❤

  9. אכן מאיר עיניים … גם אחרי הרבה שנים בתחום יש מה ללמוד מכם!

    1. נתי, תודה רבה על המחמאה! נשמח לעבוד שוב ביחד!

  10. אהבתי את המיקוד שהעלית על תכנון משותף – לוחות זמנים ביחד – למדתי משהו חדש 🙂

    1. אין כמו היחד! 😊

  11. כמה נכון ומדויק! שיתוף פעולה ושקיפות הן המפתח להצלחה של פרויקט.
    כששמים הכל על השולחן בשקיפות ובהגינות משיגים תוצאות וכל הצדדים יכולים לצאת מרוצים. הפרויקט מתקדם והמחלוקות נפתרות.
    יישר כח!!!

    1. שי! תודה רבה! 🙏🙏 היה כיף לעבוד ביחד!!

  12. 👌

  13. מקצועי מאוד ! מעבר לזה משתקף ניסיונך הרב
    על רקמת האופי שלך להיות קשובה לכל מה שמתרחש ולתת כתף בכל מקום הנחוץ,

    1. תודה רבה!! 🙏🙏

  14. מקצוענים
    מבינים את הערך המוסף בניהול הלו"ז,
    לא סתם פלקט של לוחות זמנים שמנותק מהשטח
    יישר כח!!!

    1. זהר,
      איזה כיף לקבל מחמאה כזו מאיש מקצוע כמוך!!
      תודה רבה!!

כתיבת תגובה

דילוג לתוכן