לוח השנה הוא הדבר הכי בסיסי בלוח הזמנים.
יותר מכך – כשבאים לבנות לוח זמנים, הפעילות הראשונה שצריך לעשות לפני שחושבים "איך נבצע את הפרויקט?" היא "מהו לוח השנה שלנו?"
הכירו את אילוז. אילוז – האיש האחראי על הלו"ז. אתם בטח מכירים אותו – מנהל פרויקט שעבדתם אתו או יועץ לוחות זמנים שהכרתם. אילוז מאתגר אותי בשאלות, ואני שמחה לענות. 😊
אילוז: "טל, את בטוחה שזו השאלה שאת רוצה לשאול? מהו לוח השנה שלנו? לא נעים לי לומר לך, זו שאלה מוזרה קצת… יש לי לוח שנה שעומד על השולחן, לוח שנה שתלוי על הקיר ולוח שנה במחשב."
כשבאים לבנות לוח זמנים – זו שאלה עקרונית, כי יש לנו הרבה לוחות שנה.
למשל –
לוח שנה ללא חגים.
לוח שנה עם חגים יהודים.
לוח שנה עם חגים מוסלמים.
לוח שנה עם חגים נוצרים.
לוח שנה עם עבודה בימי שישי וערבי חג.
לוח שנה ללא עבודה בימי שישי ועם עבודה בערבי חג.
לוח שנה ללא עבודה בימי שישי וערבי חג.
ו… כל קומבינציה אפשרית!
אילוז: "אז מה נכון? איזה לוח שנה בוחרים?"
ניהול פרויקטים: לוח שנה המתאים לפרויקט שלך
התשובה הכי פשוטה – לבחור לוח שנה שיתאר הכי נכון את מה שישפיע על הפרויקט שלך.
למשל, פרויקטים בארץ מושפעים הן מהחגים היהודיים והן מהחגים המוסלמים.
• אם לא נשים את חגי ישראל – נוסיף כחודש עבודה בשנה – שבמציאות הוא לא קיים.
• אם לא נשים את חודש הרמדאן, בו בכל יום ניתן להספיק מקסימום חצי יום עבודה – אזי נתכנן להספיק פי 2 יותר עבודה ממה שנצליח בפרויקט – והנה – נוצר איחור.
"רגע, טל, תוסיפי כל כך הרבה חגים – מתי ישאר זמן לעבוד?"
התשובה – זו המציאות. אנחנו צריכים ליצור לוח שנה שמתאר את המציאות.
לפני כמה שנים הגיע לידי לוח זמנים מחו"ל לבדיקת HCP-Go. אחד הדברים הראשונים שנמצא היה בעיית לוח השנה – פתחתי את לוח השנה והופתעתי – במשך חצי שנה, כל יום רביעי מסומן כיום ללא עבודה. התקשרתי לשאול – "למה?"
התשובה היתה: "אנחנו חיים במיקום בו במשך חצי שנה בכל שבוע יש שלג שלא מאפשר לנו לעבוד בממוצע יום בשבוע. זה לא חייב להיות יום רביעי, אבל אנחנו יודעים שיום אחד בשבוע – לא נוכל לעבוד. אז בחרנו ברביעי וזו סימולציה של המצב שלנו."
אילוז: "נחזור אלינו… מה עושים עם ערבי חג?"
נשאל את השאלה הכי פשוטה: כמה עבודה אתם עושים באמת, באתר, בערב יום כיפור? בערב ראש השנה? בערב ליל הסדר? אם התשובה היא – קרוב לכלום או אנחנו "סוגרים פינות" אז רצוי ומוטב שלוח השנה לא יכיל ימי עבודה בערבי חג.
אילוז: "מה קורה עם חול המועד בחגי סוכות ופסח?"
ישנן ערים בארץ, למשל, ששבועיים לפני החגים שולחות הודעה שיש לסגור את האתר ולא לעבוד בחול המועד ובחגים. אם תכננתם עבודה בזמן הזה – הפרויקט יתאחר באופן מיידי!
לסיים פרויקטים בזמן – זה רק חלום או שאפשר להגשים במציאות?
שיחה בת 30 דקות, ללא עלות, עם טל לבנון.
קליק, פרטים ונחזור אליך. מבטיחים.
יום שישי – יום עבודה, חצי יום או לא יום עבודה בכלל?
יום שישי = יום עבודה מלא
אילוז, אני אשאל אותך עכשיו שאלה: עם יד על הלב, מה קורה בפרויקט שלך? האם באמת ביום שישי אפשר לבצע עבודה בהיקף של יום חול?
אם כן – תגדיר את יום שישי כיום עבודה מלא.
אבל אם לא – אז יום שישי הוא לא יום עבודה מלא.
יום שישי = חצי יום עבודה
אילוז: "טל, אצלנו באתר עובדים ביום שישי!"
כשמגדירים את יום שישי כחצי יום עבודה – יתכן ובאמת עובדים באתר בהיקף של חצי יום עבודה. אבל… השאלה החשובה היא: מה קורה עם הפעילות הבאה?
צריך להקדים ולומר כי MS Project מתזמנת פעילויות לא בימים, לא בשעות כי אם בדקות.
יום עבודה מוגדר בשעות האלו: 08:00-12:00, 13:00-17:00.
ואז –
נניח שיש לנו 3 פעילויות: פעילות A – 6 ימים, פעילות B – 6 ימים, פעילות C – 6 ימים.
התזמון יראה כך:
פעילות A מתחילה ביום ראשון, בשעה 08:00 ונמשכת 6 ימים. – 5.5 ימים באותו השבוע, ועוד חצי יום ראשון בשבוע לאחר מכן והיא תסתיים ביום ראשון ב- 12:00.
פעילות B שמתחילה מיד אחריה, תתחיל ביום ראשון, בשעה 13:00 ותמשך 6 ימים – עד יום ראשון שבוע לאחר מכן בשעה 17:00.
פעילות C תתחיל ביום שני בשעה 08:00 ותסתיים ביום שני בשבוע הבא בשעה 12:00.
סה"כ משך הפרויקט בימים קלנדריים – 3 שבועות ו- 1.5 ימים.
ומה יקרה במציאות?
פעילות A תתחיל ביום ראשון, בשעה 08:00 ותמשך 6 ימים. – 5.5 ימים באותו השבוע, ועוד חצי יום ראשון בשבוע לאחר מכן והיא תסתיים ביום ראשון ב- 12:00.
פעילות B אמורה להתחיל מיד אחריה, באמצע יום ראשון. אבל אחרי ארוחת הצהריים, יש עוד כמה שעות לסיום היום, למי יש כוח להתחיל משהו חדש? מחר, יום חדש נתחיל את הפעילות החדשה! מה כבר יקרה? הכל יהיה בסדר!
אז נתחיל ביום שני בבוקר ונסיים ביום שני בצהריים.
ופעילות C? נתחיל לקראת סוף היום? לא… מחר! מחר על הבוקר!! יום שלישי היא תתחיל וביום שלישי נסיים…
זה יראה כך:
סה"כ משך הפרויקט: 3 שבועות ו- 3 ימים.
כלומר, הוספת ימי שישי ללוח הזמנים קיצרה לכאורה את הפרויקט ב- 1.5 ימים, אבל במציאות – זה לא יקרה והפרויקט ימשך 1.5 ימים יותר.
בפרויקט קצר – הוספת 0.5 יום איחור ללוח הזמנים על כל שבוע – יסתכם במספר ימי איחור קטן.
אבל,
אם הפרויקט שלכם משכו שנה – יִוָוצר איחור בן 52 שבועות * 0.5 יום = 26 ימים = יותר מחודש!
כלומר, הרצון לקצר את לוח הזמנים בעזרת הוספת ימי שישי – לא יתרחש במציאות, ולוח הזמנים המתוכנן יתארך בחודש לכל שנה! 😮
אילוז: "אז המסקנה שלך היא שיום שישי צריך להיות יום ללא עבודה?"
אני: "נכון! 😊"
אילוז: "רגע, אבל אצלנו כן עובדים בימי שישי – אז איך מתייחסים אליהם?"
התשובה ממש פשוטה – יום שישי הוא מעין "buffer" של כל השבוע. כל מה שלא הספקנו, לא סיימנו, לא עשינו ונשאר לעשות עוד השבוע – ננסה להספיק ביום שישי. לפי לוח הזמנים היינו צריכים לסיים את הדברים האלו השבוע – כך שהתוצאה תהיה שאנחנו נצליח לעמוד בלוח הזמנים!
ניהול פרויקטים: שעות העבודה ביום
אילוז: "טל, מה הסיפור של MS Project עם שעות העבודה ביום מ- 08:00 עד 12:00 ומ- 13:00 עד 17:00? למה דווקא אלו? אנחנו עובדים מצאת החמה עד צאת הנשמה!"
מעבר לכך שמקור תוכנות לוחות הזמנים הוא בארצות הברית, והם דאגו גם לשעת הפסקת הצהריים 😎, יש חשיבה נוספת בנושא.
ב- MS Project ניתן להציג מספרים עם שתי ספרות אחרי הנקודה. למה? ככה. ולמה זה חשוב?
8 הוא מספר זוגי המתחלק לגורמים בקלות – 2, 4, וניתן לכתוב זאת בספרה אחת או שתיים עשרוניות. (2 שעות יהיו 0.25 יום, 4 שעות = 0.5 יום).
9 למשל – לא ידידותי כמו 8.
באופן עקרוני – זה לא משנה.
אבל, כשמשנים את שעות העבודה ביום ל- 9 שעות, ומוסיפים גם ימי שישי בני 6 שעות, מתחילה בעיה אחרת – בחישוב המרווח הכולל יש הרבה תוצאות 1/3 ו- 2/3, שהייצוג העשרוני שלהן הוא 0.33 ו- 0.67 בהתאמה, אבל ה- Project מחזיקה בזכרון שלה – 0.33333333 ו- 0.66666666.
במצב הזה:
נסו "לשלוף" את כל הפעילויות עם מרווח כולל -293.33 או -308.67.
התוצאה תהיה – כלום, קבוצה ריקה.
ואין אפשרות קלה לראות את הפעילויות עם מרווח כולל -293.3333333. (יש אפשרויות מסובכות).
דרך אגב, אילוז, אני אגלה לך ש- ל- HCP-Go, זה לא משנה, ואפשר להריץ ניתוח ולקבל את התוצאות בקלות.
מעבר לזה, אני אשאל אותך אילוז – "האם אתה מתזמן פעילויות בשעות או בימים?"
אילוז: "בימים. אין לי פעילויות בשעות."
"אז אין צורך לשנות את שעות העבודה ביום. זה לא חשוב אם יום מיוצג ב- 8, 9 או 10 שעות. יום זה יום."
מסקנה: מומלץ להשאיר את שעות ברירת המחדל של MS Project – זה הכי הכי קל. אם ממש רוצים לשנות – כדאי לבחור ב- 10 שעות ביום.
אנקדוטה: פעם, איש מבוגר וחכם מאד, שהיה גם מרצה שלי וגם מנחה לתזה אמר לי את המשפט הבא: "טל, זה שלא פגשת בסיטואציה מסוימת – לא אומר שהיא לא קיימת."
המשפט הזה נשאר איתי לאורך כל השנים ואז הגיע פרויקט שהיה צריך לתזמן בו – הפסקת חשמל לשכונה שלמה.
זה היה פרויקט שתזמנו בשעות! בפרויקט הזה – שעות העבודה ביום – מאיזו שעה עד איזו שעה עובדים ומתי עושים הפסקה – היו מאד קריטיות!!
בניית לוח שנה ב- MS PROJECT
תהליך בניית לוח שנה ב- Project והוספת חגים יכול להיות תהליך ארוך. צריך לעשות זאת בתשומת לב – ולא לפספס לחיצות על "אישור."
איך מוסיפים חגים ובייחוד איך מוסיפים חגים מיוחדים כמו רמדאן – ניתן לראות בסרטון הזה.
בנינו לוח שנה מיוחד ונרצה לשתף אותו בקבצים אחרים? לשם כך הסרטון הזה מראה איך עושים זאת בדיוק.
אני: "אילוז, יש עוד שאלות שאני יכולה לעזור?"
אילוז: "לא הרגע, אבל אני משאיר את הערוץ הזה פתוח!"
😊
