מפרט – ניהול הזמן במהלך חיי הפרויקט
- 2.1. מטרה
- 2.2. הכנת מכרז: לוח זמנים שלדי ואבני דרך (א"ד)
- 2.3. הכנת מכרז: חובת המזמין להגדיר אילוצים שיחולו על הקבלן
- 2.4. הכנת מכרז: משכי זמן למזמין לאישור תוצרי הקבלן
- 2.5. מבנה לוח זמנים – שלדי, מפורט, בסיסי, מעודכן
- 2.6. תוכנת הלו"ז
- 2.7. מזכייה במכרז ועד אישור לוז בסיסי: לוח הזמנים המפורט
- 2.8. מזכייה במכרז ועד אישור לוז בסיסי: בדיקת לוח הזמנים המפורט
- 2.9. מזכייה במכרז ועד אישור לוז בסיסי: אישור לוח הזמנים המפורט כבסיסי
- 2.10. בקרת לוז: המעקב השבועי אחר לוח הזמנים ורשימת החסמים
- 2.11. בקרת לוז: לוח זמנים מעודכן חודשי
- 2.12. מנגנון שינוי אבני דרך
- 2.13. יועץ לו"ז משותף
לא מצאתם את מה שחיפשתם? צרו קשר ונשמח לעזור
2.1. מטרה
המטרה המרכזית של ניהול לוח זמנים בפרויקט היא להבטיח את השלמת הפרויקט במועד המתוכנן. פרק זה מספק כללים והנחיות להשגת יעד זה.
2.2. הכנת מכרז: לוח זמנים שלדי ואבני דרך (א"ד)
- טרם הוצאת המכרז יבנה מנהל הפרויקט עם יועץ הלו"ז לוח זמנים שלדי, שמטרתו לתכנן ברמה העקרונית את תהליך הבניה של הפרויקט ולהגדיר באמצעותו את אבני הדרך החוזיות, את מועדי הרכש הדרושים לפרויקט, וכדומה.
- לוח זמנים שלדי זה יתאר את תכולות הפרויקט והקשרים בין התכולות השונות ויהיה ברמת פירוט נמוכה, הווה אומר, משכי הפעילויות יהיו שבועות/חודשים. לוח הזמנים יבנה תחת כל כללי בניית לוח זמנים תקין (ראה סעיף "מבנה לוח זמנים – שלדי, מפורט, בסיסי, מעודכן").
- כל דרישה של המזמין מהקבלן למועדים מיוחדים או תכולות עבודה צריכה להופיע בלוח הזמנים השלדי.
- כל דרישה של המזמין מהקבלן להגשת מסמכים ולבדיקתם על ידו צריכה להופיע בלוח הזמנים השלדי, כולל סבב בדיקה וסבב אישור ומשכיהם.
- להלן שאלות אשר נדרש להן מענה ממנהל הפרויקט לקראת היציאה למכרז, ויש להטמיע את התשובות או משמעויותיהן בלוח הזמנים השלדי:
- האם כעת, לאחר שהתכנון כבר הסתיים, ניתן אישור סופי של המזמין לתכולה? – במידה והתשובה היא "לא" אזי יש לבקש מהמזמין שיגדיר את שינויי התכולה הצפויים. יש להטמיע בלו"ז את כל שינויי התכולה הצפויים ולבחון את ההשפעה שלהם על לוח הזמנים הכולל.
- האם צפויים שינויים בתכולה? – במידה והתשובה היא 'כן', אזי נדרש לבנות את החלופות השונות בלוח הזמנים השלדי ולבחון את השפעתן על הפרויקט ואבני הדרך החוזיות.
- האם אישורי התכנון על ידי צדדי ג' הם סופיים או מותנים? – אם התשובה היא 'מותנים' אזי נדרש להוסיף ללוח הזמנים השלדי את תכולות העבודה הנדרשות כדי לקבל אישורי תכנון סופיים מצדדי ג'.
- האם המכרז יכיל תוכניות "למכרז" או "לביצוע"? אם "למכרז" – כמה זמן דרוש על מנת להביאן לסטטוס "תוכניות לביצוע"? יש להוסיף זמן זה ללוח הזמנים השלדי.
- תחילת הפרויקט תהיה במועד שנקבע בצו התחלת העבודה (צ.ה.ע.).
- משך הביצוע החוזי הוא משך הזמן שבמהלכו התחייב הקבלן להפעיל ל את הפרויקט כפי שהוגדר בחוזה על ידי המזמין.
- מועד סיום הפרויקט יקבע באמצעות מועד ההתחלה, המשך הקלנדרי של רשת פעילויות הפרויקט והוספת מרווח בטחון ("באפר" או Buffer), שגודלו יהיה, אם לא נאמר אחרת במסמך אחר בחוזה, 20% ממשך רשת הפעילויות.
- במידה ותכולת הפרויקט כוללת מסירות, אזי סיום הפרויקט מכיל את המסירות המהותיות בלבד. מסירות משלימות אינן כלולות במשך הפרויקט. ראו לעניין זה סעיף "ערסל המסירות", בהמשך מפרט זה.
- על המזמין לבחון את הפעילויות הקריטיות והפעילויות הקריטיות הנסתרות (הקרובות לקריטיות), ולוודא שהלוגיקה הגיונית. בנוסף – עליו לבחון בעיתיות העלולה להיווצר כתוצאה ממשאבים מוגבלים ו/או משאבים שזמינותם לפרויקט נמוכה.
- אם יבקש הקבלן לשנות את גודל מרווח הבטחון, הדבר יאושר רק אחרי שיציג ניתוח כמותי של הסיכונים לחריגה ממועד הסיום של הפרויקט. ניתוח זה יכול להעשות על הנתיב הקריטי באמצעות מודלים סטטיסטיים לסימולציה (כדוגמת MONTECARLO ראה PMBOK) או באמצעות ניתוח הנתיבים הקריטיים הנסתרים והתפלגותם (כדוגמת HCP-Go).
- פרט להגדרת מועדי ההתחלה והסיום של הפרויקט, רשאי המזמין להגדיר גם מועדים נוספים לגביהם יש לו דרישות מהקבלן:
- אבני דרך חוזיות – אבני דרך שעונות על אחד משני התנאים הבאים לפחות:
- מועד בו מוגדר כי הקבלן יקבל חלק מאתר הפרויקט מהמזמין או מצדדי ג'.
- מועד בו נדרש לסיים תכולה מוגדרת וכנגדו מוגדר סכום לתשלום ו/או מנגנון פיצוי מוסכם/בונוס הקדמה.
- אבני דרך לתשלום (אבני דרך כספיות) – אבני דרך המגדירות תכולה וסכום לתשלום כנגד סיום התכולה. אבני דרך כאלה מקובלות בפרויקטים שאינם משולמים על בסיס כמויות.
- אבני דרך חוזיות – אבני דרך שעונות על אחד משני התנאים הבאים לפחות:
- להלן כללים לאבני הדרך החוזיות:
- יש להגדיר א"ד חוזית לתכולות עבודה משמעותיות בפרויקט. מומלץ להימנע מקביעתן של אבני דרך חוזיות אשר אינן עונות על ההגדרות הללו ("אבני דרך למעקב") כיוון שהן צפויות להכניס ללו"ז אילוצים מיותרים ודרישות סותרות.
- מומלץ להגדיר בממוצע א"ד חוזית לכל חצי שנת עבודה.
- תאריך היעד לכל א"ד יחושב לפי משך הזמן המוגדר לסיום תכולת העבודה לאבן הדרך לפי תוכנת לוחות הזמנים בתוספת 20%. למשל, אם בלוח הזמנים השלדי, תאריך היעד לא"ד הוא 10 חודשים מצו התחלת העבודה, אזי תאריך היעד יוגדר 12 חודשים (=20%*10+10) מצו התחלת העבודה. תאריך זה יוצג בטבלת אבני הדרך החוזיות.
- מנהל הפרויקט יכול להגדיר פיצוי מוסכם בגין אי עמידה באבני הדרך החוזיות. במידה ועשה כן, מומלץ מאד, במקביל לפיצוי, להגדיר גם בונוס הקדמה בגין הקדמת לוח הזמנים. הניסיון מראה שהוספת פרס לפיצוי משנה את הדינמיקה של הפרויקט מדינמיקה של מאבקים ותביעות למאמץ של הקבלן לסיום מוקדם.
- במידה והוטלו על הקבלן פיצויי פיגורים כתוצאה מאי עמידה בא"ד שונות, אבל הוא עמד בתאריך סיום הפרויקט, יוחזרו לו כל כספי הפיצויים. יש לשקול להוציא מכלל זה פיצויים שנגבו בגין אי עמידה באבני דרך שמתנות תחילת עבודה של צד ג'.
- בפרויקטים המאגדים מספר תתי פרויקטים, שכל אחד מהם צריך להסתיים ולהימסר בנפרד מהאחרים, יוגדרו אבני דרך נפרדות לסיום כל תת פרויקט, ולכל אבן דרך כזו, יקבע מרווח בטחון נפרד שיגן עליה.
- להרחבה בנושא אבני דרך כולל דוגמאות ראה: https://www.hcp.co.il/milestones/.
- במסגרת מסמכי המכרז יוגדר משך הביצוע בחודשים קלנדריים.
- מועדי אבני הדרך יצורפו לחוזה כרשימה. מומלץ שלא לצרף למכרז את לוח הזמנים השלדי.
- לו"ז שלדי המציג פתרון ישים לביצוע הפרויקט במסגרת הזמן שהוגדרה במכרז, צריך להוות תנאי לקביעת משך הביצוע החוזי. במקרה של מחלוקות עתידיות על סבירות הלו"ז, קביעות הלו"ז השלדי, או העדרו, יהוו ראיה לכוונות המזמין.
2.3. הכנת מכרז: חובת המזמין להגדיר אילוצים שיחולו על הקבלן
- חובת המזמין להגדיר במסגרת מסמכי המכרז כל אילוץ שיחול על לוח הזמנים של הפרויקט.
- אילוצים אלו כוללים מועדי מסירה לקבלן של שטחי האתר מהמזמין או מצד ג', מועדי מסירה נדרשים של חלקים מהאתר לידי המזמין מהקבלן, מועדים שבהם צפויים צדדי ג' שונים לעשות שימוש בחלקים מהאתר, מועדים בהם צפויים להגיע תכניות ואישורים, וכדומה.
- שינוי של מי ממועדי האילוצים במועד מאוחר יותר יכול להוות סיבה להארכת משך ביצוע.
2.4. הכנת מכרז: משכי זמן למזמין לאישור תוצרי הקבלן
- קיימים מקרים רבים בהם נדרש הקבלן להגיש תוצרים לאישור המזמין, כדוגמת: תכנית התארגנות באתר, Shop drawings, לוח זמנים, וכדומה. במקרה של פרויקטי DB נדרש הקבלן להגיש גם את כל תכניות הפרויקט שאותן הוא מכין, לאישור המזמין.
- על המזמין לציין במסמכי המכרז את משך הזמן שיידרש לו לשם בדיקתם ואישורם של תוצרים אלו. אם לא עשה כן יהיה משך הזמן העומד לרשותו לשם כך, כברירת מחדל, שבועיים לסיבוב הבדיקה הראשון ושבוע לסיבוב הבדיקה השני (לאחר שהקבלן תיקן אותם לפי הערות המזמין בסבב הראשון).
2.5. מבנה לוח זמנים – שלדי, מפורט, בסיסי, מעודכן
ערסלים ופעילויות
- לוח זמנים מייצג את תכנית הביצוע של הפרויקט. לוח הזמנים יחולק לערסלי פעילויות (רמה 1) שייצגו את שלבי הביצוע העיקריים של הפרויקט. כל ערסל יחולק לערסלי משנה (רמה 2) שייצגו שלבי משנה של הביצוע. במידת הצורך יחולקו גם ערסלי המשנה לתתי ערסלים (רמות 3-4) וכן הלאה.
- בלוח זמנים שלדי יהיו לפחות רמות 1-2. בלוח זמנים מפורט, בסיסי ועדכון יהיו לפחות רמות 1-4.
- ערסלים יכולים להכיל, בנוסף לערסלי משנה, גם פעילויות.
- "פעילות" היא ההגדרה לכל משימה המהווה חלק מהפרויקט.
סוגי פעילויות
- להלן סוגי הפעילויות הנדרשות בלוח הזמנים:
- כל אבני הדרך.
- קבלת תוכניות לביצוע לפי שלבים / נושאים (לא רלוונטי ללו"ז שלדי).
- כל פעילויות התכנון שטרם הושלם ונמסר לקבלן.
- כל פעילויות הביצוע.
- כל הפעילויות הנדרשות לשם קבלת אישורים מהמזמין ו/או צדדי ג'.
- כל פעילויות המזמין ו/או צדדי ג' בפרויקט.
- כל פעילויות ההזמנה, הייצור והאספקה של מרכיבים שזמן אספקתם או זמן אישורם ארוך.
שדות לכל פעילות
- עבור כל פעילות ינוהלו לפחות השדות הבאים:
- מספר מזהה ייחודי של הפעילות – מספר ייחודי שאינו משתנה כתוצאה מהוספת או מחיקת שורות בלו"ז – ערך שדה זה נקבע באופן אוטומטי על ידי תוכנות לוחות הזמנים ואין הכרח להציגו.
- מספור WBS – ב- MS Project נקבע על ידי התוכנה בהתאם למיקום הפעילות בתוך ערסלי הפרויקט.
- שם פעילות – השם צריך להיות מדויק ולהגדיר את הפעילות. למשל – לא לכתוב "קיר" אלא "פירוק קיר" או "יציקת קיר" או "חיפוי קיר" וכו'.
- מקום הפעילות – המקום צריך להיות מוגדר באופן שצירופו יחד עם שם הפעילות ייצור זיהוי חד-חד ערכי של הפעילות המדוברת. ניתן להשתמש במספר שדות להגדרת המיקום או להוסיפו לשם הפעילות. לדוגמה – שדות "קומה", "אגף", "דירה" בבניין רב קומות יאפשרו לאתר בקלות את כל הפעילויות הנוגעות לדירה מסויימת. (לא רלוונטי ללו"ז שלדי).
- כמות לביצוע – הכמות הכלולה בפעילות זו (שדה מספרי).
- יחידת מדידה – היחידה לפיה נמדדת הכמות, למשל מ"א, מ"ר , מ"ק, יח' ועוד.
- קצב ביצוע – הקצב המתוכנן יהיה קצב יומי נטו – ללא תוספת לאתחולים, לתקלות ולעיכובים.
- משך – משך הביצוע של כל פעילות יהיה הכמות לביצוע המחולקת בקצב הביצוע (היומי), כשהם מעוגלים כלפי מעלה (כלומר מחושבים בימי עבודה שלמים) ובתוספת יום עבודה אחד (או יותר – לפי הצורך) עבור איתחול וסיום הפעילות. (התוספת אינה רלוונטית ללו"ז שלדי).
- במידה ורוצים להקצות לפעילות משך שונה מהמשך המחושב, לפי ההנחיה לעיל, יש להסביר את המשך בשדה "הערות". את ההערה יש לכתוב לפי המתואר בסעיף "הערות" שבהמשך המפרט.
- משך פעילות ביצוע לא יעלה על חודש קלנדרי לכל היותר. במקרה של פעילות האורכת יותר מכך – יש לפצלה למספר פעילויות שמשך כל אחת מהן אינו עולה על המקסימום הנ"ל ולפרט את ההבדל בין הפעילויות השונות. למשל – סלילת כביש ניתן לפצל לפי חתכים. אין צורך לפצל פעילויות כגון – הובלה ימית מחו"ל או קבלת תוכניות מהמזמין, אשר אין משמעות לפיצולן.
- תאריך התחלה ותאריך סיום מתוכננים – פרט לפעילות הראשונה בפרויקט, התאריכים יחושבו כתוצאה מהלוגיקה הנגזרת ממבנה הרשת כגון פעילויות קדם או איזון משאבים. אין להוסיף אילוצים לפעילות למעט במקרים המתוארים בסעיף הבא.
- אילוצי תאריכים – ברירת המחדל לגבי שדה האילוץ היא "מוקדם ככל האפשר". ניתן להגדיר אילוץ שונה לפעילות נבחרת במידה וניתנה הוראה על כך בחוזה או שהאילוץ קיים ומוכר במציאות. על כל אילוץ נדרש לכתוב הסבר מפורט בשדה "הערות" ובו לכל הפחות תאור המקור לאילוץ ומהותו של האילוץ. את ההערה יש לכתוב לפי המתואר בסעיף "הערות". יש להימנע משימוש באילוצים שניתן להביע אותם באמצעות פעילויות. הסיבה לכך הינה שאילוץ עשוי לשנות את חישוב הנתיב הקריטי בכל הפרויקט.
- אחראי לפעילות – קבלן, מזמין, מתכנן וכד'.
- בלוח זמנים מעודכן, לפעילויות שנוספו עקב שינוי שיזם המזמין, האחראי הוא המזמין. לפעילויות שנוספו ביוזמת הקבלן, או עקב השמטה שלהן בלו"ז הבסיסי, האחראי הוא הקבלן.
- פעילויות קדם ופעילויות עוקבות. – יש לציין את הפעילויות המקדימות לפעילות ואת הפעילויות העוקבות לה, תוך ציון סוג הקשר ביניהן וימי השהייה – אם נדרשים.
- הערות – כאשר נדרש מידע ייחודי על נושא הפעילות, יש לכתוב הערה בשדה "הערות" (ולא בשדה טקסט שיקרא 'הערות', כיוון שמספר התווים בשדה הטקסט מוגבל ל- 256 תווים בלבד). בשדה ה"הערות" נכתוב את ההערה לפי הפורמט הבא:
- תאריך כתיבת ההערה ולאחריו " – " (רווח, מקף , רווח) ואז את ההערה הנדרשת לפעילות. ההערה צריכה להיות עובדתית בלבד, מלווה בתאריכים והפניות למסמכים מתאימים, במידה ויש.
- להלן דוגמאות לאופן בו ירשמו הערות:
- 12/09/2024 – הוספת פעילות לא מתוכננת. המזמין סיפק את התוכנית בתאריך 11/09/2024 ולא בצ.ה.ע. כפי שהוגדר בחוזה. ראה מייל מתאריך 11/09/2024 בשעה 16:56 מהפיקוח.
- 12/09/2024 – פעילות זו מתארכת יותר מהמתוכנן עקב גיוס אנשי מילואים למלחמת "חרבות ברזל" ואי הגעת פועלים לאתר.
- 12/09/2024 – בתאריך 15/05/2024 הוגש RFI 124 בנושא. טרם התקבלה התייחסות המזמין. צפי לקבלת התייחסות 15/09/2024.
- במקרה של יועץ לו"ז משותף, נוסח ההערות שיכתב על ידו יהיה על דעת שני הצדדים ובהסכמה. יש להימנע ממשפטים תאוריים כגון: "הפיקוח טוען … והקבלן עונה…" (גם כאשר שני הצדדים מסכימים עליהם) ולהסתפק רק בעובדות שאין עליהן עוררין.
- קיימת אפשרות נוספת לעדכון שינויים ובחינת חסמים, אשר יש לה יתרונות וחסרונות לעומת שיטה זו. פרטים לגביה ראה בסעיף בקרת לוז: המעקב השבועי אחר לוח הזמנים ורשימת החסמים.
- משאבים – לכל הפעילויות יש לקבוע את המשאבים הנחוצים לשם ביצוען.
- בלוח זמנים מפורט, בסיסי ומעודכן – הקבלן יגדיר את המשאבים הנחוצים לכל פעילות ויגדיר את המשאבים שהוא מתכוון להעמיד לרשות הפרויקט. לאחר מכן יבצע החלקת/איזון משאבים כך שלא תהיה דרישה לשימוש ביותר מהמשאבים שצפויים לעמוד לרשות הפרויקט.
- שדות טקסט – אם משתמשים ב- HCP: יש להגדיר שדות טקסט: טקסט 20 לא"ד האחרונה, טקסט 19 לזו שלפניה וכך הלאה, עבור הנתיבים הקריטיים והקריטים הנסתרים לאותה א"ד. יש להציג את הנתיבים הקריטיים והקריטים הנסתרים בשדות אלו לא"ד המוזכרות, לדוגמה בעזרת HCP-Go או שווה ערך.
כללים לקישור פעילויות / ערסלים
- כל פעילות פרט לפעילות הראשונה בפרויקט תקושר לפעילויות עוקבות וכל פעילות פרט לפעילות האחרונה בפרויקט תקושר לפעילויות קודמות לה. הפעילויות יקושרו זו לזו בקשרי סוף-התחלה (FS), ו/או התחלה-התחלה (SS) ו/או סיום-לסיום (FF) בלבד. אין להשתמש בקשר התחלה-לסיום (SF) אשר במהותו הוא הפוך לציר הזמן.
- ערסלים לא יקושרו לערסל או לפעילות כלשהי.
- הפעילויות המקדימות לאבני דרך והפעילויות העוקבות להן, יהיו פעילויות ביצוע לפי הקשר הלוגי הנדרש. אין לקשר אבן דרך לאבן דרך אחרת אלא במקרים מיוחדים בלבד עם צירוף הערה בשדה "הערות". יש לשים לב כי מועד אבן הדרך שיוצג בלוח הזמנים המפורט יהיה מוקדם יותר מתאריך היעד ולא יכיל את ה-20% שנלקחו בחשבון בעת קביעת תאריך היעד.
מרווח הבטחון (הבאפר) של הקבלן
מרווח הבטחון הוא חלק ממשך הביצוע של הקבלן והוא נועד לאפשר לו לספוג תקלות שונות של כל הגורמים הנמצאים באחריותו, מבלי שהדבר יפגע ביכולתו למסור את הפרויקט במועד. למען הסר ספק – עיכובים, שינויים ותוספות, הנובעים מסיבות שבאחריות המזמין, לא יפחיתו את גודל הבאפר של הקבלן ולא יופחתו ממנו.
2.6. תוכנת הלו"ז
- זכותו של המזמין לקבוע את תוכנת הלו"ז שבה ישתמש הקבלן וחובת הקבלן להשתמש בתוכנה שנבחרה על ידי המזמין. אם לא נקבע אחרת בחוזה, ישתמש הקבלן בתוכנת MS-Project במהדורתה האחרונה.
- עותק חוקי של תוכנת הלו"ז יותקן על ידי הקבלן ועל חשבונו על מחשבו של מנהל הפרויקט מטעם המזמין.
2.7. מזכייה במכרז ועד אישור לוז בסיסי: לוח הזמנים המפורט
כללי
- לוח הזמנים המפורט יוכן על ידי הקבלן עם יועץ לוחות זמנים ויציג את תכנית העבודה המפורטת של הפרויקט.
משכי זמן להכנת לו"ז מפורט, תיקונו ואישורו
- להכנת לוח זמנים מפורט יוקצו חודשיים לאחר צ.ה.ע או 5% מהמשך החוזי של הפרויקט, הארוך מבין השניים.
- תכולת העבודה, כפי שמוגדרת בחוזה, תחולק לערסלים. אם לא נאמר אחרת בחוזה, מבנה לוח הזמנים יכלול (לפי סדר זה) ערסל אבני דרך חוזיות, ערסל פעילויות מקדימות ביצוע, ערסל פעילויות הביצוע, ערסל מסירות וערסל חשבון סופי.
ערסל אבני דרך חוזיות
- ערסל אבני דרך חוזיות יכיל את כל אבני הדרך החוזיות כפי שהוגדרו בחוזה.
- לכל א"ד יוגדר תאריך יעד בשדה "תאריך יעד". התאריך יחושב לפי תאריך צ.ה.ע. ולפי ההגדרה החוזית (מספר חודשים מצ.ה.ע.).
- לכל אבן דרך יקדימו פעילויות הביצוע שעם סיומן ניתן לומר כי אבן הדרך הושלמה. לכל אבן דרך יהיו פעילויות ביצוע עוקבות, היכולות להתחיל רק לאחר השלמת אבן הדרך.
- אין לקשר א"ד חוזית אחת לא"ד חוזית אחרת אלא במקרים מיוחדים.
ערסל פעילויות מקדימות ביצוע
- ערסל פעילויות מקדימות ביצוע יכיל את ערסלי המשנה הבאים: (ערסלים אלו מתאימים באופן ספציפי לפרויקטי תשתיות ויתכן שבפרויקטים מסוגים שונים יהיה צורך להגדיר אחרים במקומם.)
- קבלת תוכניות בסטטוס "לביצוע" – הערסל יכלול את תוכניות הביצוע של הפרויקט – כל תוכנית בנפרד או בקבוצות של תוכניות מאותו סוג, כך שלכל שלב ביצוע תידרש אספקת כל התכניות הרלוונטיות לו, בנפרד משלבים אחרים. ניתן, ולפעמים אף מומלץ, לפרט בתוך הפעילות בשדה "הערות" את רשימת התוכניות הרלוונטיות לאותה פעילות. כל פעילות של קבלת תוכנית/תוכניות לא תקדים לצו התחלת עבודה . היא כן תקדים לכל פעילויות הביצוע שלהן היא נחוצה.
- השגת היתרי ביצוע – בפרויקטים של תכנון-ביצוע השגת היתרי הביצוע הינו שלב אחרון של תהליך התכנון ואישורו. בפרויקטים אחרים על הקבלן להשיג היתרי ביצוע רק לעבודות שעבורן קיבל המזמין היתרי תכנון בלתי מותנים, קודם לכן. כאשר קיימים בפרויקט היתרי תכנון מותנים בלבד, יש לכלול בערסל זה גם את הפעילויות הנחוצות על מנת לקבל היתרי תכנון בלתי מותנים.
- פעילויות תכנון ותאום תכנון – פעילויות שהוגדר בחוזה כי יש להשלימן במהלך תקופת ביצוע הפרויקט.
- התקשרויות עם קבלני משנה – כולל הפעילויות הנדרשות לאישור קבלני המשנה על ידי המזמין.
- קבלת השטח – כולל קבלת פוליגונים, מדידת מצב קיים ואישורו.
- רכש חומרים – ערסל זה כולל את הפעילויות הדרושות לאישור הרכש על ידי המזמין והרכש על-ידי הקבלן. במידה ויש פריטים שזמן אספקתם ארוך (Long Lead Items) יש לפרט אותם באופן פרטני (ולא כחלק ממכלול כל שהוא).
ערסל פעילויות הביצוע
- ערסל פעילויות הביצוע יכיל את ערסלי המשנה הבאים:
- התארגנות באתר – כולל הקמת מבני משרדים, התחברות לתשתיות, גידור, הכנת דרכים זמניות וכדומה.
- גישושים – בתחילתו של ערסל הביצוע יימצא תת ערסל שבו יפורטו כל פעילויות הגישושים הדרושות לשם וידוא מיקומן המדויק של תשתיות אשר סטייה במיקומן עלולה לגרום לצורך בשינויי תכנון. פעילויות אלו יתוזמנו למועד מוקדם ככל האפשר. על מנת למנוע מוטיבציה להגביל את כמות עבודות הגישושים, מומלץ להגדיר שעבודת הגישושים תחשב כשינוי ותשולם במלואה לפי עלויות הקבלן בפועל, על פי כללי פרק השינויים לחוזה.
- ערסל הביצוע – יחולק לתתי ערסלים שיכללו את שלבי הביצוע השונים של הפרויקט.
- הערסל יכלול את כל פעילויות הביצוע הדרושות להקמת הפרויקט על פי החוזה, כולל פעילויות המבוצעות בידי אחרים ואף פעילויות שאינן חלק מהפרויקט אולם יש להן השפעה עליו.
ערסל המסירות
- ערסל המסירות מתחלק לשני חלקים – מסירות מהותיות ומסירות משלימות. המסירות המהותיות הינן אלו המאפשרות את הפעלת הפרויקט כגון – קבלת טופס 4 למבנה או פתיחת כביש לתנועה. מסירות משלימות הינן כל המסירות שיכולות להסתיים לאחר הפעלת הפרויקט.
- תאריך סיום הפרויקט, לצורך חישוב התייקרויות, פיצויי פיגורים ו/או בונוס הקדמה, הינו תאריך סיום המסירות המהותיות.
- לכל אחת מהדיסציפלינות שאותן יש למסור יוגדרו שלבי ביצוע כדלקמן:
- הכנה והגשה של המסמכים הנדרשים על ידי הקבלן.
- בדיקת המסמכים הללו על ידי המזמין ושלוחיו: מתכנן, יועץ, או צד ג' כלשהו כולל סיורי מסירה ראשוניים, וקבלת הערותיו.
- תיקון והגשת המסמכים ו/או תיקון המבנה, לפי הערות שהתקבלו – על-ידי הקבלן.
- בדיקה ואישור על כך שהתיקון בוצע כנדרש – על ידי המתכנן, היועץ, או צד ג' מסעיף 2 לעיל כולל סיורי מסירה סופיים.
- אם לא נקבע אחרת במקום כלשהו בחוזה, יהיו משכי הזמן שיעמדו לרשות הצדדים, לשם ביצוע חלקם בתהליך, כדלקמן:
- שבועיים להכנת והגשת המסמכים על ידי הקבלן (שלב 1).
- שבועיים לבדיקת המזמין (שלב 2).
- שבועיים לתיקונים על ידי הקבלן(שלב 3).
- שבועיים לבדיקה חוזרת על ידי המזמין (שלב 4).
- משכים ארוכים מהנ"ל יחולו על מי שהשלב שבאחריותו התארך. אם יידרשו סבבי בדיקה ואישור נוספים, מִשכם יחשב כמשך שבאחריותו של מי שגרם להם. למען הסר ספק – במידה והקבלן השלים את כל הנדרש לשם בדיקת הפרויקט על ידי צד ג', או לשם מסירתו לצד ג', עיכובים של צד ג' זה יחשבו כעיכובים שבאחריות המזמין.
- כל התחומים שאותם יש למסור ימויינו לשני ערסלים: ערסל "מסירות מהותיות" וערסל "מסירות משלימות".
- אם לא יאמר אחרת במקום כלשהו בחוזה, המסירות הלא מהותיות יכללו את הבאות:
- ביצוע עבודות השלמה ותיקון ליקויים מינוריים שלא מנעו את המסירה המהותית.
- השלמת תכניות עדות לכל הדיסציפלינות ומסירתן לבדיקת המתכננים.
- השלמת תיק בקרת איכות כולל מתן מענה לכל אי ההתאמות שנמצאו.
- מסירת ספרי מתקן והוראות הפעלה של הפרויקט ככל שהללו נדרשו בחוזה ובמפרט הטכני.
ערסל חשבון סופי
- תהליך הגשה, בדיקה, תיקון, אישור ותשלום החשבון הסופי, בכפוף למשכי זמן ומועדים הנקובים בחוזה ושאותם יש לציין בלוח הזמנים.
2.8. מזכייה במכרז ועד אישור לוז בסיסי: בדיקת לוח הזמנים המפורט
- בסיום הכנת לוח הזמנים המפורט, יבדוק מכין הלו"ז ויוודא לפחות את הדברים הבאים:
- כל תכולות העבודה נמצאות בלוח הזמנים.
- לוח השנה בקובץ מוגדר לפי הגדרות החוזה.
- לוח הזמנים בנוי לפי ההגדרות בפרקים "מבנה לוח זמנים – שלדי, מפורט, בסיסי, מעודכן" וגם "מזכייה במכרז ועד אישור לוז בסיסי: לוח הזמנים המפורט".
- יוצג הנתיב הקריטי לפי CPM (הנתיב שמסתיים מאוחר ביותר) שהתקבל וימצא כי הוא סביר והגיוני.
- במידה ומשתמשים ב-HCP, יוצג הנתיב הקריטי לפי HCP (הנתיב הארוך ביותר), ויוצגו נתיבים קריטיים נסתרים לכל אבני הדרך.
- אין פעילויות ללא פעילויות עוקבות, למעט א"ד האחרונה.
- אין קשרי התחלה-לסיום.
- אין פעילויות עם פעילויות עוקבות המקדימות להן בציר הזמן.
- אין השהיות שליליות.
- אין חוסר תאימות בין שעות העבודה היומיות, השבועיות והחודשיות המוגדרות לבין הגדרת זמני העבודה בלוח השנה, למעט חגים כפי שמוגדרים בחוזה.
- אין פעילויות מעודכנות.
- לא יהיו קישורים של ערסלים או אל ערסלים.
- במידה ומשתמשים ב- HCP: מגיש הלו"ז ימחק מתוכו את כל הקשרים היתרים הבלתי הכרחיים.
- במידה ובאחד מתתי הסעיפים לעיל קיים יוצא דופן, ניתן יהיה להשאירו רק באישור מנהל הפרויקט ויועץ הלו"ז.
2.9. מזכייה במכרז ועד אישור לוז בסיסי: אישור לוח הזמנים המפורט כבסיסי
- תהליך תיקון לוח הזמנים המפורט עד לאישורו כלוח זמנים בסיסי:
- במקרה של יועץ לו"ז משותף, לוח הזמנים יתוקן בעבודה משותפת, על ידי מנהל הפרויקט, הקבלן ויועץ הלו"ז המשותף, עד אשר יאושר ע"י שלושתם. הלו"ז המאושר יקרא "לו"ז בסיסי".
- במקרה של עבודה עם יועצי לו"ז שונים למזמין ולקבלן, תהליך אישור לוח הזמנים כבסיסי יהיה כמתואר להלן:
- הכנה והגשה של הלו"ז, על ידי הקבלן, לאחר ביצוע כל הבדיקות הנקובות בסעיף "מזכייה במכרז ועד אישור לוז בסיסי: בדיקת לוח הזמנים המפורט".
- בדיקת הלו"ז על ידי המזמין לבחינת עמידתו באותם כללים שנקבעו בסעיף "מזכייה במכרז ועד אישור לוז בסיסי: בדיקת לוח הזמנים המפורט" לעיל והוצאת דוח מפורט עם כל הממצאים. חובת המזמין לרשום בדו"ח זה את כל ההערות שניתן לראותן. הערות כוללניות כגון "יש לתקן את כל המקרים ש…" ללא רשימה של כל הפעילויות שעל הקבלן לתקן – תידחה. בהערותיו לתוצרי הקבלן, המזמין אינו רשאי להעלות דרישות אשר אין להן בסיס חוזי.
- אם לא נרשם אחרת בחוזה, יעמדו לרשות המזמין לשם בדיקה זו והוצאת הדוח שבועיים.
- על הקבלן לבצע את כל התיקונים שדרש המזמין. אם לא נאמר אחרת בחוזה יעמדו לרשותו לצורך זה שבועיים. במידה ואינו מסכים למי מהדרישות, או שהוא סבור שאין לדרישה בסיס חוזי, עליו לתת הסבר מנומק מדוע ההערה של המזמין אינה נכונה ו/או אי אפשר להענות לה. במידה ואין הסכמה בין המזמין לקבלן בנושא, על הקבלן לפנות למומחה מלווה, אם קיים כזה בפרויקט.
- בדיקה ואישור על כך שהתיקון בוצע כנדרש – על ידי המזמין. סבב הבדיקה השני ייועד רק לבדיקה ואישור שהתוצר אכן תוקן בהתאם להערות בסבב הראשון. במידה והמזמין העיר במסגרתו הערות שניתן היה להעיר בסבב הראשון, משך הזמן שיידרש לתיקון הערות חדשות אלו ייזקף לחובתו ויחשב כעיכוב שבאחריותו. אם לא נאמר אחרת בחוזה יעמדו לרשותו לשם כך שבועיים.
- אחריות להתמשכות משך הבדיקה
- משך הזמן הנדרש לתיקון הערות שלא נכללו בדו"ח אף שניתן היה להעירן, והן יועלו בסבבים מאוחרים יותר של בדיקה ותיקון, יחול על המזמין.
- אם נמצא כי הלו"ז אינו עומד במי מהבדיקות הדרושות לפי סעיף "מזכייה במכרז ועד אישור לוז בסיסי: בדיקת לוח הזמנים המפורט", יראו את משך הבדיקה על-ידי המזמין והתיקון על ידי הקבלן כמשכים שבאחריות הקבלן.
- משכים ארוכים מאלו הנקובים לעיל (או בחוזה, אם קיימים משכים אחרים בחוזה) יחולו על מי שהשלב שבאחריותו התארך. אם יידרשו סבבי בדיקה ואישור נוספים, מִשכם יחשב כמשך שבאחריותו של מי שגרם להם.
- הלו"ז המתוכנן הבסיסי, לאחר אישורו ע"י המזמין והקבלן, יהפך לחלק בלתי נפרד מהחוזה. הלו"ז הבסיסי יישמר כקובץ על ידי שני הצדדים, וכן יודפס ויחתם על-ידי שני הצדדים ויצורף לחוזה ביניהם.
- כל הפעילויות המופיעות בלו"ז הבסיסי ישמרו כ- BASELINE אשר יופיע ברקע לוחות הזמנים המעודכנים לאורך הפרויקט.
2.10. בקרת לוז: המעקב השבועי אחר לוח הזמנים ורשימת החסמים
- לטבלת החסמים המתוארת בהמשך סעיף זה יש שתי מטרות:
- סיוע בעבודה השוטפת של ניהול הפרויקט. במסגרת זו יוגדרו החסמים, הדרכים לפתרונם, והאחראי לפתרון כל חסם.
- הכנת התשתית לחלוקת האחריות לעיכובים בין הצדדים ולפתרון מחלוקות בסיום הפרויקט.
- מידי שבוע, בישיבת האתר השבועית, יקיימו הקבלן והמזמין דיון על עמידת הפרויקט בלוח הזמנים. לקראת דיון זה על הקבלן להעביר אל המזמין את רשימת החסמים הידועים לו העלולים לגרום להתארכות הפרויקט. המזמין יוסיף לרשימה זו חסמים החסרים בה לדעתו. הרשימה תסודר על ידי המזמין כך שבראשה יהיו החסמים שפתרונם הינו הדחוף ביותר ובתחתיתה החסמים שפתרונם דחוף פחות. ליד כל חסם ברשימה יצוין על אילו פעילויות ואילו א"ד הוא משפיע. כמו כן ירשם המועד בו הודיע הקבלן/המזמין על החסם ובהמשך ירשם גם המועד בו החסם נפתר. פורמט הרשימה יכלול גם את האסמכתאות לקיומם של החסמים הללו ותהליך הטיפול בהם, כפי שמובא ב"טבלת החסמים" שבהמשך.
- אף צד אינו רשאי לדרוש מהאחר להוריד חסמים מהרשימה.
- המזמין יטפל באותם חסמים הנמצאים באחריותו ויפעל להסרתם, על פי סדר העדיפויות שברשימה והקבלן ינהג באותו אופן לגבי החסמים שבאחריות הקבלן.
- הרשימה תנוהל על ידי המזמין על בסיס מצטבר ובכל שבוע ירשמו בה החסמים שהוסרו והמועד בו הם הוסרו.
- חסם לא יוסר מהרשימה גם לאחר שנפתר. עם זאת מקומו ברשימה ישתנה, שכן הוא יועבר לסופה, יחד עם שאר החסמים שאין עוד צורך לטפל בהם.
- בתום כל פגישת מעקב שבועי תשלח במייל רשימת החסמים המעודכנת בקובץ Excel לכל המשתתפים, כך שיהיה עותק זהה ממנה למזמין ולקבלן.
- הרשימה המעודכנת תהווה חלק מסיכום הפגישה השבועית ואף תשמש לעדכון לוח הזמנים החודשי.
- יש לצרף לכל חסם המפורט בטבלה את כל ציטוטי המסמכים הרלוונטיים המוכיחים את קיומו של החסם, את האחראים לו ואת מועדי תחילתו וסיומו, כך שעבור כל שורה של חסם תכלול הטבלה מספר שורות של ציטוטי מסמכים.
- כפי שמוסבר בהמשך מפרט זה, חלוקת האחריות לעיכובים בין הצדדים, תסתמך על ציטוטי המסמכים הללו.
- טבלת החסמים
2.11. בקרת לוז: לוח זמנים מעודכן חודשי
עדכון – כללי
- מדי חודש יעודכן לוח הזמנים האחרון שהיה בתוקף – הלו"ז המעודכן יקרא "לו"ז בקרה מעודכן מס' ## לחודש XXX".
- לוח הזמנים המעודכן ישקף את התקדמות העבודה כפי שבוצעה בפועל.
- לוח הזמנים לאחר העדכון צריך להיות האומדן העדכני הטוב ביותר למועד סיומו הצפוי של הפרויקט – במועד עריכתו, וכן הוא צריך להוות את תכנון הביצוע הטוב ביותר לאותו המועד.
- לוח הזמנים המעודכן יהיה כפוף לכל ההגדרות בסעיף "מבנה לוח זמנים – שלדי, מפורט, בסיסי, מעודכן".
- העדכון ייקח בחשבון כל מידע חדש העשוי לשנות את משך הביצוע של פעילויות ואף להוסיף פעילויות בלוח הזמנים.
- יש להוסיף ללוח הזמנים חסמים שונים שלא היו ידועים מראש ועלולים למנוע או לעכב את הוצאתן אל הפועל של פעילויות מסוימות. על מנת לשקף את המציאות באופן טוב ככל האפשר צריך לוח הזמנים המעודכן להכיל גם את החסמים הללו וגם את הקשרים שלהם לפעילויות שעליהן הם משפיעים.
- העובדה שלפעילות כלשהי נקבע משך מסוים או תלות לוגית מסוימת בלוח הזמנים הבסיסי, אין פרושה כי זהו נתון שאסור לשנותו. ההיפך הוא הנכון. עדכון לוח הזמנים צריך להיעשות כך שהוא יציג באופן המדויק ביותר את מצבו של הפרויקט בעת העדכון. עם שינוי הפעילות, יש להוסיף הערה בשדה "הערות" של הפעילות ובה הבהרה למהות השינוי והסיבה לשינוי.
- אין למחוק פעילויות מלוח הזמנים המעודכן, גם אם הן מבוטלות. כאשר פעילות מבוטלת יש לאפס את משכה ולהוסיף הערה בשדה "הערות" של הפעילות, המסבירה את הסיבות לביטול הפעילות. אין להשתמש בכפתור "בטל" ב- MS Project. להסבר: https://www.hcp.co.il/active-button
- את העדכון יש לבצע על פי כל המידע הידוע בעת העדכון, תוך התעלמות מהשאלה מי אחראי לעיכוב. את קביעת האחריות לעיכובים יש לעשות לפי המתואר בפרק "קביעת אחריות לעיכובים".
- כאשר מסתבר שלשם השלמת פעילות כלשהי נדרשות פעילויות שהאחריות להן מוטלת על הקבלן וגם פעילויות שהאחריות להן מוטלת על המזמין, יש להפוך את הפעילות לערסל ולפרט תחתיה את כל הפעילויות הנדרשות והקשרים ביניהן, כך שלכל פעילות יהיה אחראי אחד. לדוגמה – אם פעילות תכנון כלשהי היתה באחריות הקבלן, אך היא חייבה "פינג-פונג" של התכתבויות עם המזמין ונציגיו, יש לייחד פעילות משנה נפרדת לכל שלב שמבוצע ע"י אחד מהצדדים. כאשר הפעילות צריכה להיות מבוצעת על ידי אחד מהצדדים צד זה הינו האחראי לפעילות זו, והמשך שלה הינו באחריותו. כך ניתן יהיה לראות מי האחראי להתקדמות (או לעיכוב) בכל רגע נתון.
- פעילויות עתידיות: למען הסר ספק – יש להימנע משינוי משכי פעילויות עתידיות, אלא אם הפרויקט משתנה או הנחות יסוד משתנות ואז ניתן לשנות את המשך ויש להוסיף בשדה הערה הסבר לסיבה שבגללה השתנתה הערכת המשך.
עדכון מרווח הבטחון
- תפקידו של מרווח הבטחון הינו להציג את משך הזמן הסביר הצפוי עד לסיום הפרויקט, תוך ספיגת עיכובים הנובעים מסיכוני הקבלן בלבד (כגון עיכובים בלתי צפויים ושגיאות שנפלו בהערכות משכי הביצוע לפעילויות). ככל שמתקרבים למועד החוזי לסיום הפרויקט, מרווח הבטחון הנדרש לפרויקט הולך וקטן, עד שבתאריך היעד הוא מתאפס.
- מרווח הבטחון ומידת ניצולו, לא ישמשו להוכחת זכאות הקבלן להארכת משך. יוער כי משמעות זו של "מרווח הבטחון" הינה שונה מהמשמעות המיוחסת לו בחוזים ובמפרטי לו"ז רבים בישראל.
- מרווח הבטחון יצומצם בכל עדכון על פי החישוב להלן:
אם לא הוגדר אחרת בחוזה, משך מרווח הבטחון יוגדר כ- 1/6 ממשך הביצוע שנותר עד לתאריך סיום אבן הדרך החוזית העוקבת למרווח הבטחון.
בכל נקודת זמן יש לשמור על היחס הזה כדי לנסות להגן על הפרויקט ועל תאריך היעד לאבן הדרך, שהוגדר חוזית.
הסבר:
Y = משך הפרויקט הנותר מתאריך הבקרה ועד לתאריך סיום אבן הדרך החוזית.
X = משך הביצוע שנותר לסיום אבן הדרך החוזית. Buff = X*0.2 (הגדרה חוזית)
כך ש: Y = X + Buff, כלומר, Y = X + 0.2X = 1.2X.
לכן: X = Y/1.2 ומכאן Buff = 0.2 * Y/1.2 = Y/6.
תהליך עדכון הלו"ז עם יועץ לו"ז לקבלן ויועץ לו"ז אחר למזמין:
- הקבלן יגיש מידי חודש, יחד עם החשבון החודשי, לוח זמנים מעודכן.
- בלוח זמנים זה יעדכן הקבלן את מועדי תחילתן וסיומן בפועל של הפעילויות שביצע. תאריכי הביצוע בפועל צריכים להיות זהים לתאריכים המופיעים באסמכתאות הביצוע (יומני העבודה, רשימות בקרת איכות, צילומי אתר וכדומה). בנוסף יעדכן הקבלן, על פי מיטב הערכתו, את משך הביצוע שנותר עד לסיומה הצפוי של כל פעילות שלא הסתיימה. אין לעדכן את לוח הזמנים באמצעות מילוי של אחוזי ביצוע.
- על המזמין לאשר את לוח הזמנים או לתת הערות ללוח הזמנים, תוך שבועיים מיום הגשת הלו"ז. אי מסירת הערות מזמין במהלך השבועיים כמוה כאישור הלו"ז ע"י המזמין.
- אם ניתנו הערות בשבועיים לאחר ההגשה – על הקבלן להטמיע את השינויים הנדרשים בגאנט בעדכון החודש העוקב, כולל מסמך מלווה המפרט את התייחסותו להערות והטמעתן.
תהליך עדכון הלו"ז באמצעות יועץ לו"ז משותף לקבלן ולמזמין:
- מדי חודש תתקיים פגישת עדכון לוחות הזמנים בה יהיו נוכחים צוות הניהול של הקבלן, מנהל הפרויקט וצוותו ויועץ לוחות הזמנים המשותף. כל עדכון בלוח הזמנים יתבצע בהסכמה של שלושת הגורמים על העדכון, הגדרתו, תאריכיו, קשריו, וההערות הכתובות בו.
- הקבלן ימסור עדכון לגבי כל פעילות בלוח הזמנים: האם התחילה ו/או הסתיימה ומתי, ואם לא התחילה או הסתיימה – מתי מתוכננת להתחיל או להסתיים. הנתונים יאושרו ע"י מנהל הפרויקט, יוזנו במהלך הפגישה, ומשמעויותיהם יבדקו.
2.12. מנגנון שינוי אבני דרך
- בפרויקטים בהם תכנון העבודה של הקבלן שונה מהתכנון של לוח הזמנים השלדי (למשל – שיטת הביצוע שונתה, התגלו בעיות שלא נצפו מראש ו/או התגלו גורמים מעכבים שלא נלקחו בחשבון), התוצאה תהיה שסט אבני הדרך החוזיות שתוכנן – אינו מתאים עוד.
- במצב זה, מומלץ כי המזמין והקבלן יחליטו בהסכמה על שינוי סט אבני הדרך – כולו או מקצתו. על פי רוב, שינוי כזה צריך לכלול גם שינוי התמורה הכספית המוגדרת לכל א"ד, אם קיימת תמורה כזו, וגם שינוי של הפיצויים למזמין בגין עיכובים, אם קיימים כאלה בחוזה.
- כדי לסכם את סט אבני הדרך החוזיות החדש, יש לבצע את הדברים הבאים:
- בניית לוח זמנים חדש, (העונה לכל כללי בניית לוח הזמנים כפי שמתואר בפרק "מבנה לוח זמנים – שלדי, מפורט, בסיסי, מעודכן") המוכיח כי ניתן לעמוד בתאריכי היעד החדשים של סט אבני הדרך.
- עדכון מרווח/מרווחי הבטחון כחלק מלוח הזמנים החדש.
- עם הסיכום על שינוי סט אבני הדרך – יש לשמור את לוח הזמנים החדש כלוח זמנים בסיסי לפי החלטת שני הצדדים, באמצעות בחירת אחת מהאפשרויות הבאות:
- אפשרות א':
- יצירת קובץ לוחות זמנים חדש הכולל מידע מתאריך סיכום סט אבני הדרך החדש.
- שמירת לוח הזמנים כלוח זמנים בסיסי.
- המשך עדכון קובץ זה.
- המשמעות – אין שמירת היסטוריה של הפרויקט בקובץ לוח הזמנים. יש להעדיף אפשרות זו כאשר הסיכום בין הצדדים כולל "יישור קו" כספי וסגירת אפשרות לתביעות בעתיד עד לתאריך צו התחלת העבודה החדש.
- אפשרות ב':
- המשך עבודה על לוח הזמנים הקודם, תוך עדכון ושינוי תאריכי יעד ותכולות עבודה ותיעוד כל השינויים בשדה "הערות".
- שמירת לוח זמנים "בסיסי 1" ושינוי התצוגה הגראפית של לוח הזמנים כך שתציג השוואה בין לוח הזמנים המעודכן ללוח הזמנים "בסיסי 1", במקום ההשוואה ללוח הזמנים הבסיסי.
- המשמעות – כל ההיסטוריה של הפרויקט נשמרת בקובץ לוח הזמנים. יש להעדיף אפשרות זו כאשר הסיכום בין הצדדים אינו כולל "יישור קו" כספי ונותרת אפשרות לתביעות בעתיד מתחילת הפרויקט.
- אפשרות א':
2.13. יועץ לו"ז משותף
תרומת יועץ לו"ז משותף לניהול פרויקט
- בפרויקטים שבהם כל פעילויות התכנון והתאום כבר הסתיימו, ושבהם הקבלן אינו נדרש לממשקים עם צדדי ג', לוח הזמנים צריך להציג רק את פעילויות הביצוע שלהן אחראי הקבלן. במצב זה, הקבלן הוא שצריך להיות אחראי להכנה ועדכון לוח הזמנים, ומשימות הבדיקה והאישור של הלו"ז, המוטלות על המזמין, מיועדות רק לוודא שהקבלן לא שכח פעילויות ולא טעה בקביעת הקדימויות ביניהן.
- בפרויקטים שבהם קיימות פעילויות רבות שלהן אחראי המזמין (מתן תוכניות לביצוע, בדיקה ואישור תכנון, מתן היתרים, עבודה משותפת עם הקבלן מול צדדי ג', וכדומה), לוח הזמנים צריך להכיל גם את הפעילויות האלו. בפרויקטים כאלה נדרשת מעורבות גדולה יותר של המזמין גם בהכנת לוח הזמנים וגם בעדכונו, ולשם כך מומלץ להעסיק יועץ לו"ז משותף לשני הצדדים.
- שיתוף פעולה בין המזמין, הקבלן ויועץ לו"ז משותף יכול להגדיל במידה ניכרת את סיכוייו של הפרויקט להסתיים במועד.
- יועץ לו"ז משותף מייתר את ה"פינג פונג" בין הצדדים הכרוך בדרך כלל בתהליך של בקשה ואישור לכל שינוי בלו"ז ובכך מקצר מאוד את תהליך קבלת ההחלטות בפרויקט. הוא מקצר תקופות ארוכות בהן אין לפרויקט לו"ז מאושר (כי השינויים שהכניס בו הקבלן אינם מאושרים על ידי המזמין וה"פינג פונג" ביניהם נמשך זמן רב). הוא מאפשר שיתוף פעולה רב בין הצדדים, מקטין את הלעומתיות שלהם זה לזה, ומתאים את לוח הזמנים למצבו האמיתי של הפרויקט, לדעת שני הצדדים. כתוצאה מכך הדיונים בנושא לו"ז נעשים פרודוקטיביים יותר ומספר המחלוקות בין הצדדים קטן באופן ניכר.
- כאשר הצדדים מפעילים יועץ לו"ז משותף יהיה היועץ נאמן לטובת הפרויקט ולא למי מהצדדים, והוא לא יעדיף את אחד הצדדים על פני האחר.
מינוי יועץ לו"ז משותף
- המזמין רשאי להגדיר במסמכי המכרז כי הפרויקט יעשה שימוש ביועץ לו"ז משותף ואם עשה כן, עליו להגדיר בהם מראש את זהות היועץ.
- אם זהות היועץ המשותף לא הוגדרה במסמכי המכרז, והצדדים החליטו לאחר הזכיה במכרז כי הם רוצים לעבוד עם יועץ לו"ז משותף, יהיה עליהם להסכים על זהותו של היועץ המשותף כתנאי למינויו.
תשלום ליועץ הלו"ז המשותף
- התשלום ליועץ לו"ז משותף יחולק בין המזמין והקבלן – 50%-50%.
- התשלום בפועל יכול להיות מבוצע במלואו ע"י הקבלן או המזמין (לפי החלטתם המשותפת יחד עם היועץ) ומחצית הסכום ששולם יתווסף לחשבונו החודשי של הקבלן, או יקוזז ממנו – בהתאמה.
אופן העבודה עם יועץ לו"ז משותף
- בתהליך הכנת לוחות הזמנים – החל בהגשת לוח הזמנים המפורט ע"י הקבלן, המשך בלוח הזמנים הבסיסי, וכלה בלוחות העדכון, הקבלן והמזמין מתחייבים לשתף פעולה עם יועץ הלו"ז ו/או נציגו ולמסור לו כל מידע, נתונים והסברים דרושים בצורה מיטבית, ובכלל זה: הגדרת הפעילויות, הקשרים בין הפעילויות, משכי הביצוע של הפעילויות, פעילויות שהסתיימו והמועדים בהם הסתיימו וכדומה. מסמכים הקשורים בפרויקט ונחוצים ליועץ הלו"ז לצורך עבודתו, יועברו בכתב בלבד והעתק מהם יועבר באותו מייל גם לצד השני.
- העבודה תעשה בשקיפות מלאה. כל שינוי בלוח הזמנים יתבצע רק בנוכחות הקבלן והמזמין ביחד, ורק בהסכמתם. במקרי מחלוקת – יש להגיע לפתרון הסוגיה באופן המניח את דעת שני הצדדים, ואין אפשרות להמשיך בתהליך עד להגעה להסכמה.
- האחריות להעביר ליועץ הלו"ז מידע רלוונטי על הפרויקט, מוטלת על הצדדים – כל צד – לגבי המידע שבידו.
- אחריות היועץ הינה להכניס את כל המידע ללוח הזמנים ולשקף לצדדים את המשמעויות הנובעות ממנו. היועץ ישקף לצדדים חסמים קיימים, עיכובים ושיבושים צפויים ומשמעויותיהם, על מנת שיוכלו לקבל החלטה מושכלת לגבי אופן הטיפול הרצוי בהם.
- משהסכימו הקבלן והמזמין כי הלו"ז, כפי שנערך על ידי היועץ, משקף את המידע שמסרו, האחריות המלאה ללו"ז ולדו"חות הנובעים ממנו, היא עליהם.
- קובץ לוחות הזמנים יימצא אצל יועץ לוחות הזמנים. הקובץ ישלח על ידו בסיום כל פגישה בה בוצע שינוי ללו"ז, במייל אחד, אל המזמין ואל הקבלן.
- כל דו"ח שיופק לבקשת אחד מהצדדים – יועבר לשני הצדדים.