הילכו השלושה ביחד בלתי אם נועדו? ילכו גם ילכו, צמודים צמודים, אנגז'ה…!
פוסט זה נכתב ע"י יהודה ספיר – מומחה בנושא ניהול סיכונים, PMP, RMP, מוסמך ISO31000, מוסמך ניהול סיכונים פיננסיים , yehuda@keshetsolutions.com.
במסגרת הבמה שטל לבנון, קולגה מקצועית בתחום של תוכנות לניהול פרויקטים וניהול זמנים העמידה לרשותי, מצאתי לנכון להציג ולגרות את המחשבה של אלה העוסקים בניהול סיכונים בסוגיית היסוד : קבלת החלטות, אי וודאות והטייה, השילוש המתחייב מהמציאות.
מה הקשר לניהול סיכונים?
השילוש (הלא קדוש) בין קבלת החלטות + אי וודאות + הטייה, (Decision Making + Uncertainty + Bias) הוא הפנים הברורות של עולם ניהול הסיכונים.
ניהול סיכונים – מסורת ומיתוסים
נשאל את השאלה הבאה : מה זה ניהול סיכונים בשבילך?
סביר שרובנו נחשוב על תמונת סקר הסיכונים, ה- Risk Register (אדום-צהוב-ירוק), דרוג 1-25 (Risk Matrix) בתוספת מפת חום (Heat Map), ככה עושים זאת, נכון?… האמנם? הספר 'The Failure of Risk Management' (מהדורה שנייה, 2020, Douglas W. Hubbard) מאשש תפיסה זו. כ- 80% מניהול הסיכונים בעולם נתפס כרשימות ומפות חום, בצורותיהן השונות. אבל, האם יש לכך סימוכין בספרות המקצועית, במחקרים ובתקנים? לא ממש, בוודאי לא ב- ISO31000, התקן הבינלאומי לניהול סיכונים.
ניתן לערוך מחקר מעמיק כיצד התפתח המיתוס של הטבלאות/רשימות/מפות חום/אקסלים, וכיצד המסורת הזו השפיעה, על עולם ניהול הסיכונים, על המקצוע ועל האופן שבו הוא נתפס אצל מנהלי הפרויקטים וראשי מנהלות הפרויקטים בהנדסה אזרחית. בפרפרזה על הנסיך הקטן ("צייר לי כבשה") – 'עשה לי טבלה'.
ניהול סיכונים – מושגי יסוד
קבלת החלטות Decision Making –
כולנו מקבלים החלטות בפרויקטים, חלקן החלטות משמעותיות, שישפיעו על כל מחזור החיים של הפרויקט, למשל: אסטרטגיית ההתקשרות לביצוע, או הגדרת האומדן התקציבי.
טבען של החלטות הוא שיש יותר מחלופה אחת. תפקיד המנהלים הוא לבחור בין חלופות, בתנאי אי וודאות, היות ובעת קבלת ההחלטה לא ניתן לחזות בבהירות רבה את התנהגותה לאורך זמן והשפעתה. ליתר דיוק: קבלת החלטה בתנאי אי וודאות. דוגמאות לכך הן: אחוז ה- ב.צ.מ (בלתי צפוי מראש) הכספי שיוגדר לפרויקט או מידת מרווח הבטחון, ה- Buffer, שנקצה בלוח הזמנים, 3 שנים לפני מועד היציאה לביצוע.
אי וודאות Uncertainty –
בפוסט הקודם: מהו סיכון לפרויקט הנדסי? – ניהול סיכונים, סקרתי לעומק את נושא אי הוודאות – חוסר מידע וחוסר ידע, Risk לעומת Issue.
אנחנו לא יודעים הכל, לא מסוגלים לדעת הכל, ולא מסוגלים לנבא נגזרות ומשמעויות של החלטות. חוסר מידע או חוסר ידע הם מרכיבי יסוד באי הוודאות.
הטיה Bias –
כולנו מטים את קבלת ההחלטות שלנו בהסתמך על היכולת/רצון/מסוגלות/השפעות/אינטרסים שלנו לבחון את המידע ולהשתמש בידע, לעיתים החלקי, בבואנו לקבל החלטות. הקוראים המבקשים להתעמק בנושא – חפשו Cognitive Bias. בקצרה נאמר שקפיצת המדרגה המשמעותית בהבנת ההטייה נולדה במחקרים של כהנמן וטברסקי, עליהם הם קיבלו פרס נובל בתחום הכלכלה ההתנהגותית, Behavioral Economics. ב- 20-30 השנים האחרונות, המחקרים שלהם ושל ממשיכי דרכם, כדוגמת דן אריאלי, השפיעו רבות על הבנת תהליכי קבלת החלטות בתנאי אי וודאות, והשפעת ההטיה על האופן שבו אנחנו מקבלים החלטות.
להלן סקירה ראשונית של מגוון הפנים של ההטייה:
ניהול סיכונים – אנגז'ה
אנחנו מקבלים החלטות תוך בחינת אי וודאויות עפ"י המידע והידע שיש לנו, בתוספת הטיה אינהרנטית, Built In.
התבלין היחודי לכל אחד מאיתנו, תבלין ה- Bias, משנה צורתו, טעמו, ריחו והשפעתו אצל כל אחד מאיתנו באופן שונה, הרבה בהתאם לתנאי הסביבה, לנסיבות, לאופי, למי שאנחנו ובאיזו סיטואציה וסביבה אנחנו נמצאים, באמונה או בתפיסה.
כך השלישיה, קבלת החלטות, בחינת אי וודאויות והטיה, הולכים צמודים צמודים, יחדיו. כך נבראנו, זה ה- DNA האנושי, זה הטבע האנושי.
מה השיטה שעוזרת לאלפי אנשים מתחומי הבנייה והתשתיות לסיים את הפרויקטים שלהם בזמן
וליצור לוחות זמנים שבאמת משקפים את המציאות?
מעניין אותך? – אז יש לנו הדרכה בשבילך!
ניהול סיכונים – מרחב קבלת ההחלטות בפרויקט הנדסי אופייני
מרחב קבלת ההחלטות מפוזר על פני מחזור חיי הפרויקט.
ההחלטות המרכזיות מתקבלות כבר בתחילת הפרויקט, בשלב הייזום שלו, ברעיון הראשוני, שם מרכיב אי הוודאות דומיננטי, וההחלטות הן ברמת המאקרו.
ככל שמתקדמים בפרויקט לכיוון השלב ההנדסי והביצוע, מרחב אי הוודאות מצטמצם, וההחלטות מתקבלות במישור המיקרו, יותר ממוקדות לנושאים מוגדרים ותחומים.
הנה כמה דוגמאות אופייניות למגוון החלטות בפרויקט הנדסי, בשלב הייזום, שכולן מאופיינות באי וודאות:
חלופות סטטוטוריות | עומק התכנון | מה לוח הזמנים לפרויקט והב.צ.מ | מה תקציב הפרויקט והב.צ.מ | תכנון לביצוע DB או למדידה | קידום זמינות | פיצול חבילות לקבלנים או קבלן ראשי אחד | תכולות עבודה | תזרים ואבני דרך לתשלום | תנאי סף | זמינות חומרי גלם | זמינות אתרי הטמנה | חלופות תכנון | בחירת טכנולוגיה | חלופות ביצוע | שלביות הביצוע | הפעלה בשלבים או בפעם אחת | עומק בקרת האיכות | זמינות הקרקע מול צ.ה.ע. | תת הקרקע, גאולוגיה ומנהור | ממשקים ודרישות של רשויות | ממשקים ודרישות של בעלי עניין ובעלי תשתיות | ממשק עם הרגולטור, המממן | איכות סביבה | הפקעות | סקרים, בדיקות ומדידות | ספק יחיד | קבלנים ממונים | LLI להזמין מראש או להמתין |
ניהול סיכונים – איך משלבים את עולם ניהול הסיכונים (אי הוודאות וההטיה) עם קבלת ההחלטות
התהליך האופייני לקבלת החלטות בתנאי אי וודאות מתואר בתמונה הבאה:
ומה עם ההטייה?
ההטייה דורשת התייחסות, או בלשון הספרות המקצועית Calibration, בדרך אחת או יותר מהדרכים הבאות:
שאלה בנושא לוחות זמנים? התלבטות בנושאי גאנט?
שיחה בת 30 דקות, ללא עלות, עם טל לבנון.
קליק, פרטים ונחזור אליך. מבטיחים.
- לשוחח עליה בפתיחות במסגרת ישיבות הפרויקט, להסביר אותה.
- בשום אופן לא לזהות הטיה כתקלה או בעיה – ממש לא. כולנו שם.
- לבחון החלטות שונות – מה יקרה אם ההחלטה מוטית, למה היא נחשדת ככזו, והאם בניקוי ההטיה (עד כמה שניתן) ההחלטה היתה מתקבלת אחרת?
- לעמת את ההחלטה עם החלטות דומות בפרויקטים דומים – למה אצלם זה ככה ואנחנו קיבלנו החלטה אחרת, מה אנחנו עושים יותר טוב או פחות טוב.
- ליצור תרחישים ותסריטים – מה היה קורה אילו הטיעונים היו אחרים, מושמעים אחרת, מידע אחר, ידע אחר, ערכים אחרים, מקורות אחרים, Scenarios. לבנות טווח תרחישים ולא תרחיש דיסקרטי אחד.
- להכין את עצמך למצב פחות טוב, או למעשה גרוע יותר, ממה שהנחת שיכול לקרות, כל עוד זה שווה את ההשקעה הכספית בתרחיש הגרוע יותר. איזונים, עלות/תועלת.
- להריץ מודלים סטטיסטיים (מונטה קרלו) כחלופה לטבלאות אדום-צהוב-ירוק. זה דורש מאמץ ומשאבים גדולים יותר, משך זמן ארוך יותר, אבל התוצאה שמתקבלת סביר שתהיה פחות מוטה. עם זאת, יש לזכור כי GIGO (Garbage In – Garbage Out) משפיע פה במלוא עוצמתו.
אנחנו צריכים כל הזמן להניח שאנחנו יודעים פחות ממה שאנחנו חושבים שאנחנו יודעים, ושיתכן והידע והמידע הנדרשים לנו יתגלו בשלב מאוחר מאוד, לעיתים מאוחר מידי. ניהול סיכונים… אמרנו?
2 מחשבות על “ניהול סיכונים: קבלת החלטות, אי וודאות והטיה”
מאמר מעניין . רצוי להוסיף דוגמאות מתוך פרויקטים בארץ ובעולם (כאלה יש בשפע בספרות המקצועית העניפה הדנה בניהול בתנאי אי וודאות כמו גם מתוך הנסיון המצטבר שיש לכם במשרד ) לסוגיות שעולות במסגרת הנושאים המוצגים במאמר .
צביקה ידידי תודה. אכן הספרות והמחקרים מלאים בדוגמאות, אבל טבעו של פוסט הוא לא לגרום ל "אמלק", אלא לגרות את המחשבה ולתת את תמצית העניין. ואמנם, המשרד צבר ב 12 שנים האחרונות עשרות דוגמאות של ניהול אי וודאות בפרויקטים הנדסיים, תשתיות ותעשייה מסוגים שונים.
ושוב תודה על המשוב