You are currently viewing לוח זמנים וכיצד לבדוק אותו

לוח זמנים וכיצד לבדוק אותו

דמיינו רגע את המצב הבא:

מזמין ומנהל פרויקט, קיבלו לוח זמנים גדול (מאות פעילויות ואפילו אלפי פעילויות) מהקבלן.

מה עושים?

האם יש דרך להבין מה נמצא בתוך כל הפעילויות האלו –
גם תקלות טכניות בלו"ז, המעידות על הרבה יותר מתקלות טכניות,
וגם על מבנה הפרויקט והמשמעויות שלו –
ולעשות את כל זה תוך כמה דקות (!) ובמחיר מאד נמוך?

התשובה היא – כן. יש דרך. ממש קלה.

מה לעשות?

להלן הדרכה פשוטה בנושא.

1. תאריכים עקרוניים בפרויקט

פתחו את החוזה ובדקו את אבני הדרך (א"ד) שהוגדרו בחוזה. השוו אותן לא"ד שהוגדרו בגאנט. האם יש את כל א"ד בגאנט? האם התאריכים שלהן תואמים את המוגדר בחוזה? פשוט.

2. בדיקת תקלות בלוח הזמנים

לא צריך להיות לשם כך מומחה לוחות זמנים.

צריך – HCP-Go  – ההתקנה ב- MS Project קלה ויש אותה בגרסה חינמית לחודש.

הרצת ניתוח רשת – Network Analysis תתן תוך פחות מדקה את כל המידע הבא:

א. קשרים חסרים

לכמה פעילויות אין פעילויות עוקבות? ומי הן אותן הפעילויות שאין להן עוקבות?

הרבה פעמים יתגלה כי לאבני הדרך החוזיות אין פעילויות עוקבות.

חובה לקשר את כל אבני הדרך לפעילויות ביצוע עוקבות ולא לאבן הדרך הבאה…
מדוע?
מפני שכאשר א"ד לא מקושרת לפעילות ביצוע היא מהווה נקודת סיום בפרויקט.
יתר על כן, לפעילויות הביצוע המובילות אליה – אין פעילויות ביצוע המשך.

להסבר מפורט ודוגמאות, ראה את המאמר: אבני דרך בלוחות זמנים ושם את הסעיף: האם מקשרים אבני דרך לפעילויות עוקבות?

איזו הנחיה תתן לתיקון?
לרשימת הפעילויות אותן נדרש לקשר, ראה ניתוח HCP-Go, סעיף 2.2.

ב. קשרי התחלה-לסיום

קשרי התחלה-לסיום הם קשרים "שחושבים" בכיוון הפוך – מהסוף להתחלה.

מאחר ובמציאות אנחנו חיים מהרגע אל המחר, אזי לוח הזמנים צריך לתאר את המציאות – מעכשיו לעתיד – ואין להשתמש בקשרי התחלה-לסיום.

רוצה לקרוא עוד בנושא? הנה הכניסה למאמר: קשרים בלוחות זמנים: סה, סס, הה, הס וכל מה שביניהם.

איזו הנחיה תתן לתיקון?
רשימת הקשרים שצריך לתקן תהיה בסעיף 2.3 בדוח HCP-Go.

רגע, ואם אין קשרי התחלה-לסיום בגאנט? מה כותבים אז?

כותבים ש: אין קשרים כאלו וזה מצוין! 😊

ג. פעילויות עם פעילויות עוקבות מקדימות

פעילות עוקבת צריכה לבוא אחרי פעילות (זו ההגדרה של פעילות עוקבת…😏).

עם זאת, בתוכנות לוחות זמנים, אפשר ליצור מצבים שלא יכולים להתקיים במציאות, למשל, מצב כזה:

HCP-Go | לוח זמנים וכיצד לבדוק אותו. מאמר מאת טל לבנון. יועץ לוחות זמנים

אי אפשר לעלות לשטח ולהקים אתר התארגנות אחרי שעושים עבודות עפר… קודם צריך לעלות לשטח, להקים את האתר ואז מתחילים את העבודות.

איזו הנחיה תתן לתיקון?
• אין אפשרות להשהיה שלילית במציאות, מאחר והיא מתארת מצב על-פיו חוזרים בזמן. חזרה בזמן אפשרית בסרטים או בספרים, אבל (עדיין לא) אפשרית במציאות, והגאנט – צריך לתאר את המציאות.
• לכן, למרות ש- Project נותנת אפשרות לשימוש בשהיה שלילית, אין להשתמש בה בלוח הזמנים כלל.
• האם רק השהיה שלילית יוצרת מצבים כאלו? לא!! ו… קשה מאד למצוא אותם בחיפוש ידני… לעומת זאת –
• HCP-Go, מוצאת את כל המצבים המכילים פעילויות עוקבות-מקדימות ומפרטת אותם בסעיף 2.4.

ד. חוסר תאימות בין הגדרת משכי פעילויות ללוח הזמנים, ובמלים אחרות: בעיות בלוח השנה

אם יש בעיות בהגדרת משכי פעילויות, הנובעות מבעיה בהגדרת לוח השנה – HCP-Go ימצא זאת מיד וגם יתקבל הסבר מה מקור הבעיה.

למשל,
כאשר בלוח השנה מוגדר, שניתן לעבוד בכל יום במשך 9 שעות, אבל בהגדרות הבסיס של הפרויקט מוגדר כי יום עבודה הוא 8 שעות בלבד, התוצאה תהיה: קיצור הפרויקט ב- 12.5%!

• קיצור זה אינו אמיתי ואינו מתקיים במציאות, כמובן. איך הדבר קורה ואיך לתקן – ניתן לקרוא במאמר "תעלומת הזמן האבוד" – או – איך יוצרים את השעה ה- 25 ביממה / את החודש ה- 13 בשנה? 

• למה לא כדאי ולא מומלץ להגדיר 9 שעות עבודה ביום? התשובה במאמר לוח השנה בלוח זמנים –  בסעיף: שעות העבודה ביום.

• מה עושים עם ימי שישי ואיך כדאי להגדיר אותם בלוח השנה? גם לזה יש תשובה במאמר יום השישי – עובדים או לא עובדים – זו השאלה…

איזו הנחיה תתן לתיקון?
אם הפרויקט שלך לא צריך להיות מתוזמן בשעות, אזי מומלץ להחזיר את לוח השנה ל- 8 שעות עבודה ביום ולוודא כי כל ימי השישי, ערבי החג והחגים מוגדרים כימים ללא עבודה. סעיף 2.5 בדוח יעזור לך.

ה. נושאי דיווח ביצוע

באיזה שלב נמצא הפרויקט? האם הוא לקראת לוח זמנים בסיסי? ואולי זהו עדכון חודשי? (על מה אני מדברת? אפשר לקרוא במאמר ניהול פרויקטים – שלבים בניהול פרויקט וניהול לוחות זמנים בפרויקטים

אם הוא לקראת לוח זמנים בסיסי – אזי כל הפעילויות צריכות להיות ללא אחוזי ביצוע.
אם זהו עדכון חודשי – אז פעילויות עם זמני עבר צריכות להיות מסומנות כפעילויות שבוצעו.

איזו הנחיה תתן לתיקון?
סעיף 2.6 בדוח HCP-Go יתן את רשימת הפעילויות שיש לעדכן או יעיד שהמצב תקין! 😊

ו. נושאים הקשורים בערסלים עם קישורים

בעקרון, ערסל אינו פעילות.

תוכנת Primavera אפילו מגדילה לעשות, והערסלים באים לידי ביטוי בהתאם למיון הפעילויות המוצגות לפי הגדרות ה- WBS.

תוכנת MS-Project לא מאפשרת לשנות את משך פעילות הערסל, אבל כן מאפשרת להגדיר לו פעילויות מקדימות ועוקבות. הדבר הזה – הינו טעות, מאחר וקישורים אלו יכולים לגרום להארכה מיותרת של הפרויקט!

לכן, לא לקשר ערסלים לפעילויות עוקבות או לפעילויות מקדימות – ואם יש קישורים כאלו, סעיף 2.7 של HCP-Go ימפה בדיוק את מה צריך לתקן.

איזו הנחיה תתן לתיקון?
כל מה שיהיה כתוב בסעיף 2.7 בדוח.

ז. פעילויות קשות למעקב ובקרה

קשה מאד לעשות בקרה אפקטיבית לפעילויות ארוכות. על-פי רוב, פעילויות ארוכות יתארכו מעבר לזמן שהגדרנו להן והתוצאה: התארכות משך הפרויקט. 😮

איך פותרים זאת? מאתרים את הפעילויות הארוכות בלוח הזמנים – ומפצלים אותן לתתי פעילויות.

איזו הנחיה תתן לתיקון?
• פירוט כל הפעילויות שמשכן ארוך.
• כלל האצבע הנהוג הינו בהתאם לתדירות הבקרה. אם הבקרה תהיה בקרה חודשית, אזי פעילויות צריכות להיות עד 22 ימי עבודה.
• לרשימת הפעילויות הארוכות ראה בדוח ה- HCP-Go המצ"ב בסעיף 2.8.

ח. קישוריות יתר וקשרים יתרים

אם בלוח הזמנים יש "מקבצי פעילויות" המתבצעות במקביל וכולן מקושרות ל"מקבץ פעילויות אחר", אז דבר זה, בדרך כלל, אינו מתאר נכונה את המציאות מחד, ויוצר מצג שווא של עשרות אלפי נתיבים במקביל.

למשל:
א. נניח שהעוקבות של פעילות 17 הן פעילויות 18-22, 24. – כלומר יש 6 נתיבים.
ב. פעילויות 18-21 מתרחשות במקביל. כולן מובילות לפעילות 22. – 4 נתיבים.
ג. פעילויות 22-24 מובילות לפעילויות 27-33. – 3 נתיבים.
ד. פעילויות 27-33 מובילות לפעילות – 34 שמובילה ל- 36. 7 נתיבים.
ה. 36 מקדימה לעשרות פעילויות אשר מקושרות בינן לבין עצמן:
    ה1. 10 תכולות עבודה שונות מקדימות, כל אחת מהן, ל- 11 תכולות עבודה אחרות (נקרא להן A). כלומר נוצרים 110 נתיבים.

ואז

    ה2. 11 תכולות העבודה ב- A מקדימות, כל אחת מהן, ל- 11 תכולות עבודה שונות לגמרי (נקרא לאלו B). עכשיו נוצרים 121 נתיבים.

ואז

    ה3. 11 תכולות העבודה ב- B מקדימות, כל אחת מהן, ל- 11 תכולות עבודה חדשות (נקרא לאלו C). עכשיו נוצרים עוד 121 נתיבים.

התוצאה של התהליך לעיל: 6x4x3x7x110x121x121 = 811,697,040 נתיבים, שהם תהליכים, שלכאורה, צריך לנהל במקביל בפרויקט.

נשמע לכם הגיוני?! זו קישוריות יתר!

איזו הנחיה תתן לתיקון?
• התצורה המתוארת בגאנט יוצרת קישור יתר.

• יש לתקן זאת, בכדי לאפשר לקבלן ולמזמין להבין אילו משאבים נדרשים מתי ואיפה באופן מדויק ולנהל את הפרויקט כולו ביעילות ובאופן אפקטיבי.

• יש שתי אפשרויות לבניית לוח הזמנים – הראשונה: לפי הנחות יסוד (למשל, נבצע את תכולה A לפני תכולה B) והשניה לפי משאבים (למשל, יש לנו ממשאב מסוים כמות מסוימת). על הקבלן לבחור את האפשרות המתאימה לו – או שילוב של השתיים בצורה מושכלת.

• במצב בו מניחים כי מקבץ A יתבצע לפני מקבץ B – אין צורך לקשר את כל התכולות של A לכל התכולות של B – אלא רק את התכולה האחרונה ב- A לתכולה הראשונה ב- B!

• אם הקבלן מעונין לבנות את לוח הזמנים לפי המשאבים שלו, אזי הוא צריך להגדיר לכל פעילות את המשאבים הקריטים הנדרשים (למשל, נדרשות X מכונות קידוח לעבודות ביסוס), להוסיף רק את הקשרים הלוגיים (למשל, אי אפשר להתחיל ביסוס לפני קבלת היתר) ואז – לבצע איזון משאבים, בהתאם להגדרת מגבלות המשאבים של הקבלן.

ישנם גם קשרים יתרים בלוח הזמנים. נתיב יתר הוא נתיב (לדוגמא, נתיב X) שכל הפעילויות שלו מוכלות בנתיב אחר, אשר מכיל מספר רב יותר של פעילויות (לדוגמא, נתיב Y), כמודגם בדוגמא הבאה:

HCP-Go | לוח זמנים וכיצד לבדוק אותו. מאמר מאת טל לבנון. יועץ לוחות זמנים

קיבלת גאנט עם מאות פעילויות ונדרשת תשובה מהירה – מה קורה בו ואם יש בעיות, איפה הן?

איזו הנחיה תתן לתיקון?

יש למחוק את אותם קשרים יתרים הנמצאים בין פעילות "B" לפעילות "E".

איתור קשרים יתרים באופן ידני הינו קשה ביותר. HCP-Go מאתר אותם במהירות ורושם אותם בטבלה מסודרת – לטיפולכם המסור. 😊

ט. גלגולו של קובץ…

הרבה אנשים נוהגים לקחת קובץ מפרויקט אחד, ולהתחיל לעשות עליו שינויים לפרויקט החדש.

לקבצים כאלו, עם ותק, יש ספיחים שניתן למצוא בכל מיני מקומות. הבעיה המרכזית היא הספיחים שקשה למצוא ועדיין תהיה להם השפעה על לוח הזמנים.

איך לגלות אם קיבלתם קובץ היסטורי?

פתחו את עמודת "מזהה ייחודי" ובדקו מהו המספר הקטן ביותר המוגדר בעמודה זו.
כשפעילות "נולדת" בפרויקט היא מקבל מספר מזהה ייחודי. כמו מספר תעודת הזהות שלנו.
אם מוחקים את הפעילות – המספר שלה נמחק איתה – ואף פעילות לא תקבל את המספר הזה בכל חיי הקובץ.

קיבלתי קובץ שבו מספר המזהה הייחודי הקטן ביותר היה יותר מ- 56,000(!), כלומר, נכתבו לפני-כן 56,000 פעילויות שכבר אינן בלוח זמנים זה…

איזו הנחיה תתן לתיקון?
• יש להעתיק את המידע החיוני בלבד לקובץ חדש!!
• בקובץ החדש, יש להכנס ל:
קובץ -> מידע -> מידע אודות פרויקט -> מאפיינים מתקדמים – ולכתוב את פרטי הפרויקט שלכם ב"כותרת", "נושא", "מחבר", "מנהל" ו- "חברה".

HCP-Go | לוח זמנים וכיצד לבדוק אותו. מאמר מאת טל לבנון. יועץ לוחות זמנים

עם HCP-Go מנהלי פרויקטים מסיימים את הפרויקט בהצלחה. רוצה לדבר עם טל לבנון על כך?

מרווח זמן בטחון לפרויקט

חשוב מאד להגדיר בפרויקט מרווח זמן בטחון.

אם לא מגדירים מרווח בטחון, המשמעות היא שהסיכוי לקיים את הפרויקט בזמן, כפי שמוגדר בלו"ז היא קטנה מאד מאד מאד.

כדי להבין את הנושא לעומקו, ניתן לקרוא את המאמר
מרווח הבטחון בלוחות זמנים – כל מה שרציתם לדעת ו(אולי) לא העזתם לשאול… חלק א'

איזו הנחיה תתן לתיקון?

הגדרת פעילות מרווח בטחון שמשכה היה 20% ממשך פעילויות הביצוע עד אליה והיא מקדימה לא"ד עקרונית וחשובה במיוחד.
למי שייך המרווח? התשובה במאמר
מרווח הבטחון בלוחות זמנים – כל מה שרציתם לדעת ו(אולי) לא העזתם לשאול… חלק ב'

 

ועכשיו…?

עכשיו צריך להסתכל על התוכן. את זה – אף תוכנה לא יכולה לעשות במקומכם, נכון להיום.

ביום שתהיה תוכנה כזו, שתוכל להסתכל על התוכן במקומכם, להשוות לתוכניות ולומר מה נכון ומה שטויות, אז… 🤔

אהבת את המאמר?

אנחנו מזמינים אותך לקרוא את המאמר הבא:
Share on facebook
Share on linkedin
Share on whatsapp

יש אנשים שאכפת לך מהם? זה הזמן לשתף! 
רוצה לשאול משהו או להגיב? בכיף! פה, בתגובות
רוצה לומר רק לי משהו? יש לציין זאת בתחילת התגובה והתגובה לא תפורסם

כתיבת תגובה